Werner Reitz GmbH is al meer dan 60 jaar een van de marktexperts voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), werkkleding en beschermende kleding. Het familiebedrijf werd in 1948 opgericht door Werner Reitz en is nu in handen van de derde generatie. Vanuit het hoofdkantoor in Gelnhausen zorgen 40 medewerkers voor een soepele bedrijfsvoering en optimale klantenservice.
Hoewel de producten van Werner Reitz GmbH altijd state of the art zijn en voldoen aan de hoogste normen, werd de professionele digitalisering van facturatie- en bestelprocessen tot begin 2016 eerder provisorisch aangepakt. Sinds maart 2016 digitaliseert Werner Reitz geleidelijk facturen en orderdocumenten met Unifiedpost Group's oplossing.
Afstappen van handmatige processen
In het verleden was één programmeur verantwoordelijk voor alle elektronische betaal- en bestelprocessen bij Werner Reitz. Dit proces was echter niet gestandaardiseerd, wat onvermijdelijk tot fouten leidde. Vergeleken met de huidige IT-infrastructuur was het technische platform ook niet state of the art op het gebied van prestaties en betrouwbaarheid. In het algemeen had het bedrijf een gestandaardiseerde oplossing nodig die een einde maakte aan de afhankelijkheid en hoge foutpercentages.
Het bedrijf stelde zichzelf tot doel om zijn financiële en bestelprocessen te standaardiseren en te digitaliseren met behulp van een externe leverancier. Werner Reitz wist dat het digitaliseren van zijn betalings- en bestelprocessen veel van zijn problemen zou oplossen. Het bedrijf wist ook dat het door over te stappen op een nieuw systeem aanzienlijke kosten zou kunnen besparen.
Daarom ging het bedrijf op zoek naar een geschikte oplossing voor elektronische facturatie (e-facturatie) om de betalings- en bestelprocessen te optimaliseren.
Outsourcing: een professionele oplossing uit één hand
Om aan de technische vereisten voor elektronische uitwisseling te voldoen, stapte Werner Reitz eerst over van zijn vorige ERP-systeem naar een nieuwe oplossing. Daarna ging het bedrijf op zoek naar een geschikte leverancier van e-facturatie.
De zoektocht naar een geschikte leverancier nam nauwelijks twee maanden in beslag. Jonathan Reitz, verantwoordelijk voor project- en kwaliteitsmanagement bij Werner Reitz GmbH, was vanaf het begin bij het proces betrokken.
"Het onderwerp had voor ons een hoge prioriteit: we wilden zo snel mogelijk live gaan met een nieuwe oplossing. We hebben in totaal met vijf aanbieders contact opgenomen. Naar onze mening presenteerde Unifiedpost Group het meest geschikte concept in termen van technische implementatie, kosten en termijnrealisatie en was daarom het meest overtuigend."
De factor tijd was echter niet het enige belangrijke criterium bij het kiezen van een leverancier: het nieuwe systeem moest ook afkomstig zijn van één enkele bron, alle formaten voor factuur- en orderdocumenten kunnen dekken en absoluut betrouwbaar zijn. Uitgebreide ondersteuning en monitoring door het technische ondersteuningsteam was ook belangrijk. Last but not least maakte kortetermijnarchivering deel uit van het eisenprofiel.
Unifiedpost Group kon aan alle eisen voldoen en kreeg daarom het contract toegewezen.
Het duurde iets minder dan vijf weken vanaf de start van het contract tot de go-live van het systeem. De volledige waardeketen van order- en betalingsprocessen, die voorheen intern was geprogrammeerd, werd in het kader van de omschakeling uitbesteed aan Unifiedpost Group . Een bijzondere uitdaging - naast de ambitieuze implementatieperiode - was het rekening houden met individuele klantvereisten, vooral met betrekking tot factuurdocumenten.
De realisatiefase van dergelijke projecten kan tot zes maanden duren. Unifiedpost Group was echter in staat om de omschakeling in slechts enkele weken uit te voeren en zo de deadline van het bedrijf te halen. Sinds maart zijn alle klanten van Werner Reitz nu aangesloten.
Succesvolle samenwerking
De samenwerking met Unifiedpost Group werpt nu al vruchten af voor Werner Reitz.
"Door de processen uit te besteden heeft het bedrijf kosten kunnen besparen", legt Jonathan Reitz uit: "Als provider neemt Unifiedpost Group de taken op zich waarvoor we hier een hele afdeling in dienst zouden moeten nemen. Dankzij de flexibele en compliant technologie weten we dat onze financiële processen in veilige handen zijn en kunnen we ons volledig concentreren op andere taken. Wat we ook erg waarderen, is dat de omschakeling naar het systeem bijna geen extra werk voor onze klanten heeft betekend. Omdat Unifiedpost Group elk factuur- en orderformaat kan verwerken en vertalen, maakt het niet uit welk systeem onze klanten willen gebruiken."
Het aantal fouten binnen de processen is drastisch verminderd, omdat alleen in uitzonderlijke gevallen handmatige interventie nodig is. In totaal zijn sinds de overgang meer dan 15.000 orders digitaal verwerkt.
Doel: gestage uitbreiding van digitalisering
Werner Reitz GmbH heeft ambitieuze plannen om papieren documenten te reduceren en uiteindelijk helemaal te elimineren. Het bedrijf heeft ook grote doelen om bestel- en betalingsprocessen te optimaliseren, kosten te verlagen en op de lange termijn een volledige digitalisering van het hele bedrijf te bereiken. Om deze plannen te realiseren, zal de strategische samenwerking met Unifiedpost Group toenemen.
Nu de klantzijde is aangesloten, staat de leverancierszijde voor de deur.
"Tot nu toe zijn er geen klachten geweest. De samenwerking verloopt soepel en alles is geïmplementeerd zoals afgesproken. Unifiedpost Group reageert snel op veranderingen en past de systeeminstellingen aan onze eisen aan. We zijn ervan overtuigd dat we in Unifiedpost Group een betrouwbare partner hebben gevonden die volledig aan onze verwachtingen voldoet en met wie we onze ambitieuze digitaliseringsdoelen kunnen bereiken."
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
