Evonik is een van 's werelds toonaangevende bedrijven in speciale chemicaliën. Vanuit het hoofdkantoor in Duitsland beheert Evonik haar activiteiten in meer dan 100 landen over de hele wereld. Winstgevende groei en een duurzame toename van de bedrijfswaarde zijn de twee belangrijkste pijlers voor de succesvolle toekomst van Evonik.
Alleen al in Duitsland ontvangt Evonik ongeveer 1,2 miljoen facturen per jaar via een centraal factuurontvangstsysteem. 38 medewerkers zorgen voor een vlotte verwerking van de facturen. Daarbij moeten ze rekening houden met fiscale en wettelijke vereisten en moeten ze deze kunnen verantwoorden bij zowel interne als externe audits.
Tot een paar jaar geleden werden de facturen, die uitsluitend op papier gebaseerd waren, onmiddellijk na ontvangst klaargemaakt om gescand te worden en vervolgens door OCR (optische tekenherkenning) verwerkt. Het volledige factuurverificatie- en -herkenningsproces van Evonik wordt in kaart gebracht via een workflowsysteem dat ondersteund wordt door SAP en Lotus Notes.
Uitgaande facturen worden niet centraal uitgegeven, maar via de respectieve business units in Verkoop. Het team voert orders in, schrijft de bijbehorende uitgaande facturen en stuurt ze vervolgens door naar verpakking en verzending.
Archaïsche processen staan efficiënte factuurverwerking in de weg
Om de efficiëntie te verbeteren, moest Evonik een nieuwe methode introduceren om alle handmatige processen aan te pakken. Bestaande processen en OCR-oplossingen boden slechts beperkte mogelijkheden voor een efficiënte en optimale verwerking.
"Het ontvangen van facturen per post gaat altijd gepaard met vertragingen bij de post of zelfs het risico dat documenten zoekraken," wijst Dr. Frank Schersinger, Hoofd Rekening-courant bij Evonik, erop. "Bovendien moeten de facturen eerst in handmatige stappen worden voorbereid voor digitale archivering, bijvoorbeeld door nietjes te verwijderen of het papierformaat aan te passen."
De vraag van individuele leveranciers of ze hun facturen elektronisch konden doorsturen, gaf Evonik uiteindelijk de aanzet tot actie.
Duurzame toekomst met elektronische processen
"Aanvankelijk observeerden we de markt voor elektronische factuurverwerking al geruime tijd," herinnert Dr. Frank Schersinger zich. "Toen duidelijk werd dat elektronisch factureren niet zomaar iets was, maar een toekomstbestendig, efficiënt procesalternatief, hebben we in 2009 tijdens een reeks workshops verschillende aanbieders van elektronische facturen aan de tand gevoeld. De keuze viel al snel op Unifiedpost Group", voegt Bernadette Hampl, Hoofd Factuurverificatie, toe.
Dit was deels te danken aan de wereldwijde aanpak van Unifiedpost Group en de betrokkenheid bij talrijke nationale en Europese verenigingen, wat de wereldwijde levensduur van het bedrijf onderstreepte. Een oplossing voor elektronische facturatie moet immers geschikt zijn voor langetermijnprocessen op internationale schaal.
Van september tot november 2009 hebben Unifiedpost Group en Evonik de technische interface geïmplementeerd en de telefoonprovider van Evonik als pilotleverancier aangesloten. Vervolgens nam Unifiedpost Group de aansluiting van de belangrijkste leveranciers over.
"We hebben voor elk bedrijf de juiste oplossing gekozen op basis van de omvang en technische vereisten. Hierdoor konden we leveranciers met een breed scala aan eisen en vereisten probleemloos integreren," legt Unifiedpost Group uit.
Eind 2009 gingen zowel de elektronische ontvangst van leveranciersfacturen als de elektronische facturering in de creditnota-procedure met succes van start.
Tot nu toe zijn de 200 grootste leveranciers van Evonik geïntegreerd in het nieuwe proces. Voor de leveranciers die zijn overgeschakeld op e-facturatie, zijn de tijdrovende extra activiteiten zoals scanvoorbereiding, scannen en OCR-verwerking niet langer nodig.
Evonik kan er ook voor zorgen dat facturen in het juiste formaat en op de juiste datum worden verzonden, zodat ze direct in de verdere verwerkingsprocedure terechtkomen. Er zijn geen onderbrekingen van de media, geen tijdverlies en geen risico op gegevensverlies. Ook OCR-leesfouten worden vermeden en de voorafgaande controle van de facturen volgens §14 UStG gebeurt rechtstreeks via Unifiedpost Group.
In het licht van de succesvolle implementatie van elektronische factuurontvangst heeft Evonik nu ook haar uitgaande facturen in Duitsland omgezet. Hier lag de focus op de verschillende technische vereisten van zoveel mogelijk klanten. Unifiedpost Group leverde oplossingen op maat om een vlot e-facturatieproces te garanderen.
De oplossing wereldwijd uitbreiden
In de toekomst wil Evonik het volume van elektronisch verzonden facturen verder uitbreiden, allemaal met de oplossing Unifiedpost Group. België is al succesvol geïntegreerd in het proces en de integratie van de VS met zijn specifieke marktomstandigheden wordt momenteel onderzocht.
In 2010 voegden Unifiedpost Group en Evonik samen met de leverancier een oplossing toe specifiek voor uitgaande facturen in Mexico. Hierbij werden ook de specifieke vereisten met betrekking tot de lokale belastingwetgeving in kaart gebracht.
"In Mexico hebben we de oplossing samen met lokale partners en de lokale Evonik Business Unit geïmplementeerd om optimaal te kunnen inspelen op de lokale omstandigheden en wettelijke vereisten", zegt Unifiedpost Group, die het proces uitlegt.
Evonik zal zich snel aanpassen aan nieuwe wereldwijde vereisten met de hulp van Unifiedpost Group.
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
