Beiersdorf schakelt op internationale schaal over op elektronische facturatie met de ondersteuning van Unifiedpost Group. Bekijk in welke landen de overschakeling eenvoudig was en welke landen een grotere uitdaging bleken te zijn.
Beiersdorf in geschiedenis en cijfers
Beiersdorf is wereldwijd bekend om merken als Nivea, Tesa en Eucerin. De Duitse consumentengoederengroep is actief in meer dan 100 landen met meer dan 160 dochterondernemingen en meer dan 17.000 werknemers. Het spreekt voor zich dat zo'n groot bedrijf veel facturen verwerkt. Alleen al in Europa komen er jaarlijks zo'n 700.000 factuurdocumenten binnen.
Een van de factureringsuitdagingen van Beiersdorf is dat de vorderingen het bedrijf binnenkomen vanuit verschillende landen, in verschillende talen en in verschillende formaten. Soms bereiken ze Beiersdorf per post, via PDF in e-mails en via self-billing systemen (ERP).
Om de massa documenten efficiënt te kunnen verwerken, heeft Beiersdorf besloten om wereldwijd elektronische facturatie (e-facturatie) in te voeren en zijn facturatieprocessen te digitaliseren.
Versnelde processen en minder werkdruk
Wanneer een bedrijf overstapt op elektronische facturatie, hoeft het factuurgegevens niet langer handmatig in te voeren of te verwerken. De overgang stroomlijnt en versnelt de tijd die nodig is om een factuur te verwerken.
"In de regel worden facturen van onze leveranciers elektronisch aangemaakt, d.w.z. al gedigitaliseerd, uitgeprint en per post naar ons verstuurd. Deze moeten vervolgens weer digitaal worden vastgelegd door de boekhouder voor verdere verwerking. Met e-facturatie kunnen we deze onderbreking in de media vermijden en het proces efficiënter maken," legt André Rogel uit, verantwoordelijk voor Accounts Payable Europe bij Beiersdorf Shared Services. "De factuurgegevens kunnen nu automatisch en digitaal worden gecontroleerd, wat de werklast en het foutenpercentage aanzienlijk vermindert en idealiter een geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt."
Vanaf 2008 besloot Beiersdorf het elektronische factuurformaat te testen met enkele van zijn leveranciers, terwijl Unifiedpost Group de technische implementatie ondersteunde. Acht jaar later werd besloten om een wereldwijd digitaliseringsproject te starten. Het doel was om de meerderheid van de leveranciers aan te sluiten en ook kleinere leveranciers de mogelijkheid te bieden om e-facturatie te gebruiken.
Maar omdat elke facturerende partij zijn eigen eisen had, vertrouwde Beiersdorf op de ondersteuning van Unifiedpost Group:
"We waren op zoek naar een provider die een breed portfolio biedt, flexibel is en ook internationale expertise heeft. We wilden ook geen pure EDI-provider. Unifiedpost Group biedt dit alles en past bij onze projectvereisten. We waarderen ook het persoonlijke contact en de samenwerking op basis van partnerschap," zegt André Rogel.
Conversie naar e-facturatie afhankelijk van factuurvolume en kernactiviteiten
Als onderdeel van het project werd e-facturatie eerst geïntroduceerd in de processen van het Duitse team. Eerst werden de 100 grootste leveranciers in binnen- en buitenland aangesloten op het digitale facturatiesysteem vanUnifiedpost Group.
Ten tweede werden kleinere leveranciers bij het omschakelingsproces betrokken. Alle verdere uitbreidingsstappen buiten Duitsland werden uitgevoerd in nauw overleg met heel Europa en Amerika.
E-facturatie loont vooral bij grote factuurvolumes. Beiersdorf identificeerde en contacteerde daarom vooraf de belangrijkste leveranciers en ontwikkelde een sjabloon voor de aanpak met daarin de technische vereisten voor de omschakeling. Zodra de leverancier zich had geregistreerd en een eerste test had uitgevoerd, kon de livegang beginnen. Tot nu toe zijn meer dan 300 leveranciers met succes aangesloten.
Maar niet alleen in Duitsland heeft het bedrijf hoge factuurvolumes. Veel internationale locaties behoren ook tot de kernactiviteiten. Daarom heeft Beiersdorf e-facturatie ook geïntroduceerd in Polen, Portugal, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en in de Verenigde Staten en Canada.
In Portugal en Spanje was de omschakeling relatief eenvoudig. Ten eerste omdat de wettelijke vereisten in deze landen vergelijkbaar zijn met die in Duitsland. Ten tweede omdat Beiersdorf een positieve reactie kreeg van de lokale leveranciers in de twee landen.
Acceptatie en bereidheid om over te stappen niet overal
In Polen, het VK, de VS en Canada verliep de omschakeling minder eenvoudig. Hoewel in deze landen (met uitzondering van Polen) e-facturatie al jaren aan de orde is, waren er verrassend genoeg toch wat kinderziektes.
In deze landen zijn leveranciers niet gewend om een deel van de kosten te dragen. E-facturatie is daarom voor veel leveranciers een kostenprobleem. Er is ook een gebrek aan technische knowhow - vooral bij kleinere leveranciers - en de bereidheid om te betalen voor de aansluiting op een systeem waarmee ze niet vertrouwd zijn.
Een andere hindernis was de taal. Sommige leveranciers waren aanvankelijk niet bereid om Duits of Engels als enige taal voor het facturatiesysteem te accepteren. Anderen voelden zich overweldigd door de snelheid van de omschakeling en konden de digitale versnelling niet bijhouden.
Beiersdorf en Unifiedpost Group slaagden er echter in de meeste gevallen in. De bedrijven vonden samen een individuele oplossing met de leveranciers, maar hielden zich uiteindelijk aan het standaardproces.
"Er is niet één juiste manier om over te stappen op elektronische facturatie. Standaardregels werken niet overal. Daarom kunnen we flexibel reageren op de behoeften van onze klanten - zelfs als dat betekent dat we ons systeem moeten aanpassen," legt Unifiedpost Group uit.
Van PDF naar elektronisch factuurformaat
Maar wat gebeurt er precies met de facturen na de overgang?
- De leverancier stuurt zijn factuurdocumenten, die in eerste instantie worden geregistreerd door Unifiedpost Group.
- Ongeacht het kanaal, het land van de leverancier of het factuurformaat converteert het systeem van Unifiedpost Group het bestand naar een elektronisch formaat in overeenstemming met de specificaties voor e-facturatie.
- Het systeem controleert de gegevensvelden op relevante informatie, zodat de factuur vervolgens kan worden verwerkt door het SAP-systeem van Beiersdorf.
- De factuurgegevens worden als een boekingsrecord, inclusief de bijbehorende PDF, naar SAP verzonden.
Dit eenvoudige proces heeft bij Beiersdorf al geleid tot de eerste, meetbare successen.
"Dankzij e-facturatie kunnen we efficiënter en sneller werken. We zijn in staat om het aandeel 'blind posted', d.w.z. facturen die automatisch door het systeem worden geboekt, binnen een jaar terug te brengen tot 15%. Dit betekent dat medewerkers deze facturen niet meer hoeven aan te raken. Maar na verloop van tijd kan er nog veel meer worden gedaan," zegt André Rogel.
Beiersdorf is daarom van plan om meer landen aan te sluiten. De focus ligt op de landen met relatief hoge factuurvolumes op hun productielocaties, zoals in Latijns-Amerika en Azië. Op de lange termijn wil Beiersdorf e-invoicing wereldwijd toepassen en uitgaande facturen verder digitaliseren.
E-facturatie wordt verplicht en heeft invloed op iedereen
Om zo'n groot project te managen, heb je de juiste expertise nodig - en doorzettingsvermogen. André Rogel heeft daarom een tip voor andere bedrijven:
"E-facturatie is geen vanzelfsprekendheid, maar vereist een hoge mate van betrokkenheid. Bedrijven moeten zich in geen geval laten afschrikken door het werk. Elektronische facturatieprocessen zullen er eerder vroeger dan later komen. De digitalisering zal drastisch in snelheid toenemen en hoe sneller bedrijven dit onderwerp onder de knie krijgen, hoe beter ze uitgerust zullen zijn voor de toekomst. Een leverancier kan begeleiding en hulp bieden. E-facturatie wordt niet alleen verplicht, maar leidt ook tot meer efficiëntie en lagere verwerkingskosten. En dat zou voor iedereen een stimulans moeten zijn."
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
