Unifiedpost Group en het gemeentelijke datacenter Komm.ONE de stad Heidelberg over op een efficiënte oplossing voor factuurverwerking.
De mogelijkheid om elektronische facturen te accepteren en verder digitaal te verwerken, levert de stad Heidelberg aanzienlijke voordelen op. Dit brengt de stad een grote stap dichter bij haar doel om een gedigitaliseerde en genetwerkte gemeente te worden.
M. Wieske van het treasury-kantoor zegt hierover: "Met deze unieke, ongecompliceerde oplossing van Unifiedpost Group konden we onze processen automatiseren en de interne workflows vereenvoudigen. Al bij al betekenen deze voordelen dat onze gemeentelijke medewerkers eindelijk meer tijd hebben voor de echte zorgen van onze burgers."
Kosten besparen met Unifiedpost Group
De stad Heidelberg ontvangt elk jaar duizenden facturen, wat voorheen veel administratief werk met zich meebracht. Om de kosten te verlagen, maar ook om de visie van een gedigitaliseerde gemeente te realiseren, namen ze Unifiedpost Group in de arm.
Dankzij de gezamenlijke oplossing van Komm.ONE en Unifiedpost Group kan de stad Heidelberg facturen in verschillende formaten elektronisch accepteren, zonder dat handmatige verwerking nodig is.
De samenwerking met het gemeentelijke rekencentrum Komm.ONE en Unifiedpost Group zorgt ervoor dat facturen direct en automatisch worden doorgestuurd naar de workflow van Komm.ONE voor verdere verwerking. Niet alleen zijn de processen efficiënter geworden, maar door de verandering was de stad Heidelberg ook goed voorbereid op de verplichting van de overheidsadministrateur om vanaf 2020 Xinvoices te accepteren.
Eenvoudige aansluiting zonder bestaande IT-structuren te veranderen
De implementatie van het nieuwe systeem verliep snel en efficiënt. Sindsdien ontvangt de stad facturen in het elektronische factuurboek. De gegevensdistributie vindt plaats in het datacenter van Komm.ONE, wat betekent dat de stad geen wijzigingen hoeft aan te brengen in haar systeem. Hierdoor kunnen zowel datacenterklanten als on-premise klanten verbinding maken, zonder wijzigingen aan firewalls of interne IT. Via Unifiedpost Group's portal kan de stad geautomatiseerde campagnes aanmaken om haar leveranciers uit te nodigen facturen direct als PDF te versturen.
Elektronische factuur - Verplicht vanaf 2020 op gemeentelijk niveau
Met XInvoice reageert de Duitse wetgeving op EU-richtlijn 2014/55/EU. Deze richtlijn verplicht overheidsinstellingen in heel Europa om hun facturen elektronisch te verwerken. Tegelijkertijd wil de EU de nationale factureringsstandaarden harmoniseren.
In Duitsland is de overstap naar elektronische facturatie en acceptatie wettelijk verplicht sinds november 2020. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de traditionele overheidsinstanties op federaal, staats- en lokaal niveau, maar ook voor een aantal andere overheidsbedrijven zoals scholen en ziekenhuizen.
Het toepassingsgebied van de XInvoice-standaard is dus veel breder dan eerst werd aangenomen. Sinds november 2020 zijn bedrijven die facturen uitreiken aan een klant uit de publieke sector ook verplicht om hun facturen elektronisch in te dienen volgens de XInvoice-standaard.
Overschakelen op elektronische facturatie met Unifiedpost Group
Unifiedpost Group ondersteunt gemeenten en bedrijven in de publieke sector bij het voldoen aan alle wettelijke vereisten. Met Unifiedpost Group kunnen gemeenten snel en eenvoudig overstappen op elektronische facturatie en goed voorbereid zijn op de toekomst.
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
