Werner Reitz GmbH jau vairāk nekā 60 gadus ir viens no individuālo aizsardzības līdzekļu (IAL), kā arī darba apģērbu un aizsargapģērbu tirgus ekspertiem. Ģimenes uzņēmumu 1948. gadā dibināja Verners Reics, un tagad tas pieder un tiek vadīts jau trešajā paaudzē. Uzņēmuma galvenajā mītnē Gelnhauzenē 40 darbinieki nodrošina raitu darbību un optimālu klientu apkalpošanu.
Lai gan Werner Reitz GmbH produkti vienmēr ir mūsdienīgi un atbilst visaugstākajiem standartiem, līdz 2016. gada sākumam rēķinu sagatavošanas un pasūtīšanas procesu profesionāla digitalizācija tika veikta diezgan provizoriski. Kopš 2016. gada marta Werner Reitz pakāpeniski digitalizēja rēķinus un pasūtījumu dokumentus, izmantojot Unifiedpost Grouprisinājumu.
Atteikšanās no manuāliem procesiem
Agrāk par visiem elektroniskajiem maksājumu un pasūtījumu procesiem uzņēmumā Werner Reitz bija atbildīgs viens programmētājs. Tomēr šis process nebija standartizēts, kas neizbēgami noveda pie kļūdām. Salīdzinot ar mūsdienu IT infrastruktūru, arī tehniskā platforma nebija mūsdienīga veiktspējas un uzticamības ziņā. Kopumā uzņēmumam bija nepieciešams standartizēts risinājums, kas novērstu atkarību un augstu kļūdu skaitu.
Uzņēmums izvirzīja mērķi standartizēt un digitalizēt savus finanšu un pasūtīšanas procesus ar ārēja pakalpojumu sniedzēja palīdzību. Werner Reitz zināja, ka maksājumu un pasūtījumu procesu digitalizācija atrisinās daudzas problēmas. Uzņēmums arī zināja, ka, pārejot uz jaunu sistēmu, tas varētu ietaupīt ievērojamas izmaksas.
Šo iemeslu dēļ uzņēmums sāka meklēt piemērotu elektronisko rēķinu izrakstīšanas (e-rēķinu) risinājumu, lai optimizētu maksājumu un pasūtījumu procesus.
Ārpakalpojumi: profesionāls risinājums no viena avota
Lai izpildītu tehniskās elektroniskās apmaiņas prasības, Werner Reitz vispirms pārgāja no iepriekšējās ERP sistēmas uz jaunu risinājumu. Pēc tam uzņēmums meklēja piemērotu e-rēķinu piegādātāju.
Piemērota pakalpojumu sniedzēja meklējumi aizņēma nepilnus divus mēnešus. Džonatans Reics (Jonathan Reitz), kas uzņēmumā Werner Reitz GmbH atbild par projektu un kvalitātes vadību, bija iesaistīts šajā procesā jau no paša sākuma.
"Šī tēma mums bija ļoti svarīga: mēs vēlējāmies pēc iespējas ātrāk ieviest jaunu risinājumu. Mēs sazinājāmies ar pieciem pakalpojumu sniedzējiem. Mūsuprāt, Unifiedpost Group piedāvāja piemērotāko koncepciju tehniskās īstenošanas, izmaksu un termiņu realizācijas ziņā, tāpēc tā bija vispārliecinošākā."
Tomēr laika faktors nebija vienīgais svarīgais kritērijs, izvēloties pakalpojumu sniedzēju: jaunajai sistēmai bija jābūt arī no viena piegādātāja, tai bija jāaptver visi rēķinu un pasūtījumu dokumentu formāti un jābūt pilnīgi uzticamai. Svarīgs bija arī visaptverošs tehniskā atbalsta komandas atbalsts un uzraudzība. Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, prasību profilā bija iekļauta arī īstermiņa arhivēšana.
Unifiedpost Group spēja izpildīt visas prasības, un tāpēc tai tika piešķirts līgums.
No līguma piešķiršanas līdz sistēmas darbības uzsākšanai pagāja nepilnas piecas nedēļas. Visa pasūtījumu un maksājumu procesu vērtību ķēde, kas iepriekš tika programmēta pašu uzņēmumā, tika nodota Unifiedpost Group kā daļa no pārejas uz jauno sistēmu. Papildus vērienīgajam ieviešanas laikam īpašs izaicinājums bija individuālo klientu prasību ievērošana, jo īpaši attiecībā uz rēķinu dokumentiem.
Šādu projektu īstenošanas posms var ilgt līdz sešiem mēnešiem. Tomēr Unifiedpost Group spēja veikt pāreju uz jauno tehnoloģiju tikai dažu nedēļu laikā un tādējādi ievērot uzņēmuma noteikto termiņu. Kopš marta visi Werner Reitz klienti ir pieslēgti.
Veiksmīga sadarbība
Sadarbība ar Unifiedpost Group Verneram Reitcam jau atmaksājas.
"Nododot procesus ārpakalpojumu sniedzējiem, uzņēmums ir spējis ietaupīt izmaksas," skaidro Džonatans Reics: " Unifiedpost Group kā pakalpojumu sniedzējs uzņemas uzdevumus, kuru veikšanai mums šeit būtu jānodarbina vesela nodaļa. Pateicoties elastīgajai un prasībām atbilstošajai tehnoloģijai, mēs zinām, ka mūsu finanšu procesi ir drošās rokās, un varam pilnībā koncentrēties uz citiem uzdevumiem. Ļoti augstu vērtējam arī to, ka sistēmas nomaiņa mūsu klientiem nav nozīmējusi gandrīz nekādu papildu darbu. Tā kā Unifiedpost Group var apstrādāt un tulkot jebkuru rēķinu un pasūtījumu formātu, nav nozīmes, kādu sistēmu mūsu klienti vēlas izmantot."
Kļūdu skaits procesos ir krasi samazinājies, jo tikai izņēmuma gadījumos ir nepieciešama manuāla iejaukšanās. Kopumā kopš šīs pārejas vairāk nekā 15 000 pasūtījumu ir apstrādāti digitāli.
Mērķis: nepārtraukta digitalizācijas paplašināšana
Werner Reitz GmbH ir vērienīgi plāni samazināt un galu galā likvidēt papīra dokumentus. Uzņēmumam ir arī lieli mērķi optimizēt pasūtīšanas un maksājumu procesus, samazināt izmaksas un ilgtermiņā pilnībā digitalizēt visu uzņēmumu. Lai īstenotu šos plānus, tiks paplašināta stratēģiskā sadarbība ar Unifiedpost Group .
Tagad klientu puse ir savienota, un pie apvāršņa ir piegādātāju puse.
"Līdz šim nav saņemtas nekādas sūdzības. Sadarbība norit raiti, un viss ir īstenots, kā bija norunāts. Unifiedpost Group ātri reaģē uz izmaiņām un pielāgo sistēmas iestatījumus mūsu prasībām. Esam pārliecināti, ka Unifiedpost Group ir atradis uzticamu partneri, kas pilnībā atbilst mūsu vēlmēm un ar kuru mēs varam sasniegt savus ambiciozos digitalizācijas mērķus."
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
