Uzņēmums Drägerwerk AG & Co., kura mantojums aizsākās jau 1889. gadā. KGaA(Dräger) ir pasaules mēroga medicīnas un drošības tehnoloģiju lielvalsts. Uzņēmuma nemainīgā apņemšanās "Tehnoloģijas dzīvībai" ir noteikusi inovāciju un izcilības standartu savā nozarē.
Tā kā uzņēmums nevairās no inovāciju un izcilības izaicinājumiem, nav pārsteigums, ka uzņēmums cenšas sasniegt tādus pašus standartus arī savos iekšējos procesos. Tāpēc Dräger vispirms uzsāka sarunas ar Unifiedpost Group, lai ieviestu inovācijas tā izejošo rēķinu sagatavošanas procesos.
Uzsākot pārmaiņas
Pirms sadarbības ar Unifiedpost Group, Dräger, tāpat kā daudzi citi uzņēmumi, rēķinu sagatavošanas procesus vispirms veica, izmantojot tradicionālās metodes. Tā kā katru ceturksni tiek izrakstīti vairāk nekā 200 000 rēķinu, tas noteikti nebija viegls uzdevums. Uzņēmums izplatīja rēķinus, izmantojot PDF failus, e-pasta vēstules un drukas un pasta sūtījumus, kas bija laikietilpīgi, neefektīvi un dārgi.
Tāpēc 2015. gadā Dräger nolēma uzsākt pārmaiņu ceļojumu.
Partnerība, kas veidota, pamatojoties uz efektivitāti un inovācijām
Dräger vajadzību pēc pārmaiņām veicināja divi galvenie virzītājspēki. Pirmkārt, uzņēmums vēlējās samazināt dokumentu apjomu, kas radies finanšu piegādes ķēdes procesā. Rokas rēķinu izrakstīšanas procesos tiek izmantots ne tikai liels daudzums papīra, bet arī enerģija, kas nepieciešama rēķinu dokumentu drukāšanai un nosūtīšanai, rada nevajadzīgas izmaksas un ietekmi uz vidi.
Otrkārt, Dräger atzina, ka ir nepieciešams pielāgoties pieaugošajām globālajām elektronisko rēķinu izrakstīšanas pilnvarām. Arvien vairāk valdību ievieš obligātu elektronisko rēķinu izrakstīšanu, un to vispārējais mērķis ir samazināt PVN starpību katrā valstī. Katrā valstī ir nedaudz atšķirīgi noteikumi un regulējums, tāpēc uzņēmumiem ir grūti iegūt zināšanas un programmatūru, kas nepieciešama, lai izpildītu katru mandātu. Tāpēc Dräger meklēja partneri, kas būtu pietiekami pieredzējis, lai spētu orientēties mainīgajā regulatīvajā vidē.
Šeit parādījās Unifiedpost Group .
Izaicinājumu pārvarēšana ar Unifiedpost Group
Lai gan uzņēmums Dräger bija skaidri apņēmies pāriet uz elektronisko rēķinu izrakstīšanu, joprojām pastāvēja projekta problēmas.
Elektronisko rēķinu izrakstīšanas procesu ieviešanai lielā uzņēmumā nav jābūt sarežģītai, taču tas tomēr prasa laiku, jo īpaši, ja tie ir pielāgoti tieši Dräger vajadzībām. Dräger arī zināja, ka mainīgā vide, ko izraisīja SAP ieviešana partneruzņēmumos, radīs izaicinājumu, jo Dräger partneris nākotnē sagaidīs netraucētu elektronisko savienojumu dokumentu apmaiņai.
Taču līdz ar izaicinājumiem nāk arī risinājumi. Taču Unifiedpost Group ne tikai piedāvā risinājumus, mēs kļūstam par pārmaiņu arhitektiem, un to mēs arī darījām Dräger labā.
Vispirms mēs pārorientējām Dräger uz elektronisko rēķinu izrakstīšanas(e-rēķinu) procesu. Šī pāreja ļāva uzņēmumam Dräger bez piepūles nosūtīt digitālos rēķinus jebkurā formātā, izmantojot jebkuru kanālu, kā to pieprasa klients - pat drukāt un nosūtīt pa pastu tiem klientiem, kuriem tas joprojām bija nepieciešams.
Pāreja uz elektronisko rēķinu izrakstīšanu bija īpaši svarīga, lai ievērotu gan vietējos, gan starptautiskos e-rēķinu izrakstīšanas noteikumus. Tagad Dräger var viegli ģenerēt rēķinus katras vietējās pašvaldības noteiktajā formātā un izplatīšanas kanālā, tādējādi novēršot vajadzību pastāvīgi pārkonfigurēties, kad mainās noteikumi. Tas ne tikai ietaupa ievērojamu laika patēriņu, bet arī sniedz Dräger nepieciešamo pārliecību, zinot, ka Unifiedpost Group nodrošinās atbilstību un sarežģītību nākotnē.
Turklāt, ņemot vērā juridiskās prasības, Dräger bija nepieciešama iespēja ievietot elektroniskos parakstus izejošajos finanšu dokumentos. Tagad to var izdarīt, izmantojot vienkāršo, lietotājam draudzīgo rēķinu izrakstīšanas saskarni Unifiedpost Group.
Priekšrocību atklāšana
Izmantojot Unifiedpost Group's izejošo elektronisko rēķinu izrakstīšanas risinājumu, Dräger komunikācijas, administrācijas un finanšu procesi ir būtiski mainījušies.
E-rēķini vairs nav tikai darījums, bet gan nepieciešamība efektīvos finanšu procesos, kas atbilst sarežģītām globālām juridiskām prasībām.
Turklāt priekšrocības, ko sniedz elektroniskie rēķinu sagatavošanas procesi, ir saprotamas visās uzņēmuma jomās:
- Mazāk papīra formalitāšu
- Laika un izmaksu ietaupījums
- Uzlabota datu precizitāte
- Jaunatklāta pārredzamība attiecībā uz rēķina saņemšanas statusu, pateicoties Unifiedpost Grouprīka apstiprinājuma kodiem.
- Samazināt drukāto rēķinu skaitu, lai nodrošinātu izmaksu efektivitāti un ilgtspēju.
- Drošs elektroniskais paraksts
No tā ieguvēja ir ne tikai Dräger, bet arī Dräger klienti. Precīzāki rēķini, ātrāka rēķinu nosūtīšana, un tas viss tādā formātā un kanālā, kas ir piemērots katram klientam.
Ilgtermiņa partnerība
Mūsu risinājumi ir virzījuši Dräger uz nākotni, kurā rēķinu izrakstīšana nav tikai process, bet stratēģiska priekšrocība. Pateicoties mūsu ekspertu zināšanām par gaidāmajiem noteikumiem un mūsu praktiskajai pieejai prasību interpretēšanā un ieviešanā, Dräger spēj orientēties pastāvīgi mainīgajā normatīvajā vidē, vienlaikus gūstot labumu no vienmērīgāka rēķinu sagatavošanas procesa.
Dräger var droši apgalvot, ka tā inovācijas un izcilā ētikas nostāja attiecas uz visiem uzņēmuma darbības aspektiem, un uzņēmums ir apņēmies saglabāt šo standartu vēl daudzus gadus uz priekšu.
