Leica Geosystems - pasaules mēroga precīzijas mērinstrumentu ražotājs būvniecības mērījumiem - veica nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka tā Itālijas filiāle atbilst valsts elektronisko rēķinu izrakstīšanas noteikumiem. Tas viss ar Unifiedpost Group palīdzību.
Kopš 2019. gada janvāra elektroniskā rēķinu izrakstīšana(e-rēķinu izrakstīšana) Itālijā ir obligāta visiem vietējiem uzņēmumiem, kas sūta rēķinus Itālijas klientiem. Uzņēmumiem vispirms ir jānosūta rēķini uz Itālijas oficiālo "Sistema di Interscambio" (SdI) platformu, un tikai pēc tam tie nonāk pie saņēmēja. Leica Geosystems veica nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka tās Itālijas filiāle ievēro vietējos tiesību aktus.
Par godu: Itālijas obligātā e-rēķinu revolūcija
Eiropas Komisijas ES Direktīvas 2014/55/ES mērķis ir veicināt "elektronisko rēķinu izrakstīšanu publiskā iepirkuma līgumos, sekmējot semantiskās sadarbspējas nodrošināšanu un tiesiskās noteiktības uzlabošanu". Šim nolūkam Itālija ir izveidojusi oficiālu platformu (SdI), caur kuru jāizsūta visi rēķini.
Leica Geosystems SAP projektu vadītājs Tomass Pitscheiders, kurš ir atbildīgs par pāreju Itālijā, nevēlējās, lai rastos sarežģījumi, pārejot uz sūdzību un elektroniskajiem procesiem uzņēmuma struktūrvienībā Itālijā. Tomass veica nepieciešamos pasākumus piemērotā laikā, izmantojot kompetentus pakalpojumu partnerus.
"Kopumā digitalizācija palīdz mums sasniegt korporatīvos mērķus un ļauj optimizēt procesus, padarīt darbu efektīvāku un ietaupīt izmaksas. Tomēr ES valstīs noteiktās e-rēķinu prasības pašlaik rada papildu prasības. Dažas no tām rada reālus tehniskus izaicinājumus," saka Pitscheiders.
Piedāvājums: Izvēloties par partneri Unifiedpost Group
Pitscheiders atceras laika spriedzi, ar kuru viņš saskārās 2018. gada vidū:
"No 2019. gada 1. janvāra visiem uzņēmumiem Itālijā bija pienākums B2B un B2C sektorā izsniegt elektroniskos rēķinus, nosūtīt tos tikai ar oficiālās apmaiņas sistēmas starpniecību SdI, kā arī parakstīt tos ar kvalificētu elektronisko parakstu. Lai iekļautos šajā termiņā, mums bija ļoti ātri jāatrod kompetenti partneri tehniskajai ieviešanai. Sākotnēji 2018. gada sākumā mēs mēģinājām paši meklēt pakalpojumu sniedzējus tirgū, bet pēc tam nācās pieņemt lēmumu lielā skaita un neskaidrību, kā arī laika trūkuma dēļ. Drīz vien nolēmām pieaicināt konsultantu," stāsta Pitscheiders.
Projekts: Novēlota projekta uzsākšana un ierobežots laika grafiks
2018. gada oktobra vidū pēc veiksmīga konkursa projekta Leica piešķīra Unifiedpost Group līgumu. Tomēr līdz projekta darbības uzsākšanai bija palikušas tikai divpadsmit nedēļas, tāpēc projekta komanda tika izveidota lielā steigā, un novembra sākumā notika atklāšanas sanāksme.
Pēc Unifiedpost Group ieteikuma Pitscheiders bija uzticējis savienojumu ar SAP sistēmu Arvato Bertelsmann ekspertiem. Projekta sadalījums tad bija skaidrs:
- Leica Geosystems rūpējās par datu iegūšanu no SAP.
- Arvato Bertelsmann ieprogrammēja saskarni ar Unifiedpost Group un rūpējās par savienojuma izveidi ar Unifiedpost Group risinājumu un apstiprinājuma stāvokļu nosūtīšanu atpakaļ SAP.
- Unifiedpost Group konvertēja no SAP saņemto IDOC FatturaPA formātā (Itālijā juridiski noteiktais formāts). Pēc iekšējās pārbaudes Unifiedpost Group nosūtīja datus uz Itālijas platformu SdI un nosūtīja apstiprinājuma paziņojumus.
2018. gada novembra vidū koncepcija beidzot tika apstiprināta, un projekta komanda varēja sākt tās īstenošanu.
Valsts platforma: izaicinājums pieņemts
Rezumējot Pitscheiders saka: "Tehniski projekts noteikti bija izaicinājums, un visgrūtāk bija saprast platformas FatturaPA formātu. Ņemot vērā mūsu spiedienu saistībā ar termiņu, Unifiedpost Group , par laimi, jau bija pieredze Itālijā. Tomēr testi bija sarežģīti, jo XML failus varēja pārbaudīt tikai pēc tehniskās pareizības, bet ne pēc satura. Diemžēl nebija arī neviena, kam mēs par to būtu varējuši pajautāt. Un esošā dokumentācija bija pieejama tikai itāļu valodā."
Neskatoties uz visām grūtībām, Leica Geosystems janvāra vidū spēja nosūtīt pirmos produktīvos rēķinus saviem klientiem, izmantojot Itālijas portālu SdI !
Itālijā Leica Geosystems reģistrē vidēji 9000 līdz 10 000 izejošo rēķinu gadā. Īpaši sarežģīta izrādījās tā saukto dalīto maksājumu rēķinu nosūtīšana klientiem, kas sadarbojas ar valsts pārvaldes iestādēm (B2G). Tikai viņiem bija atļauts elektroniski noraidīt rēķinus. Šim nolūkam viņiem bija 14 dienas, un šis termiņš parasti tika izmantots, lai pieprasītu labotu rēķinu. Rēķinos ar dalītu samaksu iestāde maksā piegādātājam tikai neto summu. Nodokļus maksā tieši nodokļu iestādei.
Rēķina saņemšana: Unifiedpost Group iegūst datus no platformas.
Leica Geosystems daudzos savos uzņēmumos ir apstrādājusi ienākošos rēķinus, izmantojot Tanro izstrādātu inteliģentu, pašmācības sistēmu.
Šajā procesā rēķini tiek nosūtīti pa pastu ar PDF formāta pielikumiem un apstrādāti, izmantojot OCR skenēšanu; kopumā gadā tiek apstrādāti aptuveni 100 000 rēķinu. Unifiedpost Group "paņem" rēķinu no valsts platformas, konvertē to PDF formātā ar SdI struktūru un šādā formā nosūta uz Leica tālākai apstrādei.
Perspektīvas: Eiropa kļūst digitāla
Pēc veiksmīgas pārejas uz digitalizētiem procesiem Leica digitalizācijas programmā ir iekļautas arī citas Eiropas valstis. Tā kā Leica Geosystems ir starptautiski pārstāvēta un tai pieder vairāk nekā 130 valstu uzņēmumi, tai noteikti ir daudz darāmā, lai nodrošinātu atbilstību nodokļu atbilstības noteikumiem visā pasaulē.
Pats par sevi saprotams, ka Leica Geosystems atkal paļaujas uz savu pārbaudīto un pārbaudīto partneri. Unifiedpost Group.
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
