Evonik ir viens no pasaules vadošajiem speciālo ķīmisko vielu uzņēmumiem. Evonik galvenais birojs atrodas Vācijā, bet tā darbība tiek pārvaldīta vairāk nekā 100 valstīs visā pasaulē. Rentabla izaugsme un ilgtspējīgs uzņēmuma vērtības pieaugums ir divi svarīgākie Evonik veiksmīgas nākotnes pīlāri.
Tikai Vācijā vien Evonik saņem aptuveni 1,2 miljonus rēķinu gadā, izmantojot centrālo rēķinu saņemšanas sistēmu. 38 darbinieki nodrošina, ka rēķini tiek ātri apstrādāti. To darot, viņiem ir jāņem vērā nodokļu un juridiskās prasības, kā arī jāspēj par tiem atskaitīties gan iekšējās, gan ārējās revīzijās.
Vēl pirms dažiem gadiem rēķini, kas bija tikai papīra formātā, tika sagatavoti skenēšanai uzreiz pēc saņemšanas un pēc tam apstrādāti ar OCR (optisko rakstzīmju atpazīšanu). Evonik viss rēķinu pārbaudes un atpazīšanas process tiek kartēts, izmantojot SAP un Lotus Notes atbalstītu darba plūsmas sistēmu.
Izejošie rēķini netiek izrakstīti centralizēti, bet gan ar attiecīgo pārdošanas struktūrvienību starpniecību. Komanda ievada pasūtījumus, izraksta attiecīgos izejošos rēķinus un pēc tam nodod tos iepakošanai un nosūtīšanai.
Arhaiski procesi kavē efektīvu rēķinu apstrādi
Lai uzlabotu efektivitāti, uzņēmumam Evonik bija jāievieš jauna metode visu manuālo procesu veikšanai. Esošie procesi un OCR risinājumi piedāvāja tikai ierobežotas iespējas efektīvai un optimālai apstrādei.
"Rēķinu saņemšana pa pastu vienmēr ir saistīta ar aizkavēšanos vai pat dokumentu nozaudēšanas risku," norāda Dr. Franks Šersingers, Evonik tekošo kontu nodaļas vadītājs. "Turklāt rēķini vispirms manuāli jāsagatavo arhivēšanai digitālā formātā, piemēram, noņemot skavas vai pielāgojot papīra formātu."
Individuālu piegādātāju pieprasījums par to, vai viņi varētu nosūtīt savus rēķinus elektroniski, beidzot deva Evonik impulsu rīkoties.
Ilgtspējīga nākotne ar elektroniskiem procesiem
"Sākotnēji mēs jau ilgu laiku vērojām elektronisko rēķinu apstrādes tirgu," atceras Dr. Franks Šersingers. "Kad kļuva skaidrs, ka elektroniskā rēķinu apstrāde nav tikai uzplaiksnījums, bet gan perspektīvs un efektīvs alternatīvs process, mēs 2009. gadā vairākos semināros pārbaudījām dažādus elektronisko rēķinu apstrādes pakalpojumu sniedzējus. Izvēle ātri vien krita uz Unifiedpost Group," piebilst Bernadete Hampl (Bernadette Hampl), Rēķinu pārbaudes nodaļas vadītāja.
Daļēji to noteica Unifiedpost Group globālā pieeja un iesaistīšanās daudzās valstu un Eiropas asociācijās, kas uzsvēra uzņēmuma globālo ilgtspēju. Galu galā elektronisko rēķinu izrakstīšanas risinājumam ir jāatbilst ilgtermiņa procesiem starptautiskā mērogā.
No 2009. gada septembra līdz novembrim Unifiedpost Group un Evonik īstenoja tehnisko saskarni un pieslēdza Evonik tālruņa pakalpojumu sniedzēju kā izmēģinājuma piegādātāju. Pēc tam Unifiedpost Group pārņēma svarīgāko piegādātāju pieslēgšanu.
"Mēs izvēlējāmies katram uzņēmumam piemērotu risinājumu atkarībā no tā lieluma un tehniskajām prasībām. Tas ļāva mums netraucēti integrēt piegādātājus ar visdažādākajām prasībām un priekšnoteikumiem," skaidro Unifiedpost Group.
2009. gada beigās veiksmīgi tika ieviesta gan elektroniskā piegādātāju rēķinu saņemšana, gan elektroniskā rēķinu izrakstīšana kredītrēķinu procedūrā.
Līdz šim 200 lielākie Evonik piegādātāji ir integrējušies jaunajā procesā. Piegādātājiem, kuri ir pārgājuši uz e-rēķinu sistēmu, vairs nav nepieciešamas tādas laikietilpīgas papildu darbības kā skenēšanas sagatavošana, skenēšana un OCR apstrāde.
Evonik var arī nodrošināt, ka rēķini tiek nosūtīti atbilstošā formātā un precīzā datumā, kas pēc tam tiek tieši ievadīts turpmākajā apstrādes procedūrā. Nav mediju pārtraukumu, laika zudumu un datu zuduma riska. Tiek novērstas arī OCR nolasīšanas kļūdas, un rēķinu sākotnējā pārbaude saskaņā ar UStG 14. pantu tiek veikta tieši, izmantojot Unifiedpost Group.
Ņemot vērā veiksmīgo elektronisko rēķinu saņemšanas ieviešanu, Evonik tagad ir pārveidojusi arī savus izejošos rēķinus Vācijā. Šeit galvenā uzmanība tika pievērsta pēc iespējas daudzu klientu atšķirīgajām tehniskajām prasībām. Unifiedpost Group nodrošināja pielāgotus risinājumus, lai nodrošinātu netraucētu e-rēķinu izrakstīšanas procesu.
Risinājuma paplašināšana globālā mērogā
Nākotnē Evonik plāno vēl vairāk palielināt elektroniski nosūtīto rēķinu apjomu, izmantojot Unifiedpost Group risinājumu. Beļģija jau ir veiksmīgi integrējusies šajā procesā, un pašlaik tiek izskatīta ASV integrācija ar tās specifiskajiem tirgus apstākļiem.
2010. gadā Unifiedpost Group un Evonik kopā ar pakalpojumu sniedzēju pievienoja risinājumu, kas īpaši paredzēts izejošajiem rēķiniem Meksikā. Tas ietvēra arī īpašu prasību noteikšanu attiecībā uz vietējiem nodokļu likumiem.
"Meksikā mēs risinājumu ieviesām kopā ar vietējiem partneriem un vietējo Evonik uzņēmējdarbības vienību, lai varētu optimāli reaģēt uz vietējiem apstākļiem un juridiskajām prasībām," stāsta Unifiedpost Group, skaidrojot procesu.
Evonik ātri pielāgosies jaunām globālām prasībām, izmantojot Unifiedpost Group.
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
