Beiersdorf ar Unifiedpost Group atbalstu starptautiski pāriet uz elektronisko rēķinu izrakstīšanu. Apskatiet, kurās valstīs pāreja bija vienkārša un kurās valstīs izrādījās sarežģītāka.
Beiersdorf vēsturē un skaitļos
Beiersdorf ir pazīstams visā pasaulē ar tādiem zīmoliem kā Nivea, Tesa un Eucerin. Vācijas patēriņa preču grupa darbojas vairāk nekā 100 valstīs ar vairāk nekā 160 meitasuzņēmumiem un vairāk nekā 17 000 darbinieku. Pats par sevi saprotams, ka tik liels uzņēmums strādā ar daudziem rēķiniem. Eiropā vien katru gadu tiek saņemti aptuveni 700 000 rēķinu dokumentu.
Viena no Beiersdorf rēķinu izrakstīšanas problēmām ir tā, ka debitoru parādi nonāk uzņēmumā no dažādām valstīm, dažādās valodās un dažādos formātos. Dažkārt tie nonāk Beiersdorf pa pastu, PDF formātā e-pastos un izmantojot pašrēķinu sistēmas (ERP).
Lai efektīvi apstrādātu dokumentu daudzumu, Beiersdorf ir nolēmis ieviest elektronisko rēķinu izrakstīšanu (e-rēķinu izrakstīšanu) visā pasaulē un digitalizēt rēķinu izrakstīšanas procesus.
Paātrināti procesi un samazināta darba slodze
Pārejot uz elektronisko rēķinu izrakstīšanu, uzņēmumam vairs nav nepieciešams manuāli ievadīt vai apstrādāt rēķinu datus. Pāreja racionalizē un paātrina rēķina apstrādes laiku.
"Parasti rēķini no mūsu piegādātājiem parasti tiek sagatavoti elektroniski, t. i., jau digitalizēti, izdrukāti un nosūtīti mums pa pastu. Pēc tam grāmatvedim tie ir vēlreiz digitāli jāreģistrē turpmākai apstrādei. E-rēķinu izrakstīšana ļauj mums izvairīties no šīs mediju pārtrauktības un tādējādi padarīt procesu efektīvāku," skaidro Andrē Rogels, kurš atbild par Beiersdorf Shared Services Eiropas Maksājumu nodaļu. "Tagad rēķinu datus var pārbaudīt automātiski un digitāli, kas ievērojami samazina darba slodzi un kļūdu skaitu un ideālā gadījumā ļauj veikt automatizētu apstrādi."
No 2008. gada Beiersdorf nolēma ar dažiem piegādātājiem izmēģināt elektroniskā rēķina formātu, bet Unifiedpost Group atbalstīja tā tehnisko ieviešanu. Astoņus gadus vēlāk tika pieņemts lēmums uzsākt globālu digitalizācijas projektu. Mērķis bija pieslēgt lielāko daļu piegādātāju un piedāvāt arī mazākiem piegādātājiem iespēju izmantot e-rēķinus.
Tomēr, tā kā katrai rēķinu izrakstītājai pusei bija savas prasības, Beiersdorf paļāvās uz Unifiedpost Group atbalstu:
"Mēs meklējām pakalpojumu sniedzēju, kas piedāvā plašu portfeli, ir elastīgs un ar starptautisku pieredzi. Mēs arī nevēlējāmies tikai EDI pakalpojumu sniedzēju. Unifiedpost Group piedāvā visu šo un atbilst mūsu projekta prasībām. Mēs novērtējam arī personīgo kontaktu un uz partnerību balstīto sadarbību," saka Andrē Rogels.
Pāreja uz e-rēķiniem atkarībā no rēķinu apjoma un pamatdarbības.
Projekta ietvaros Vācijas komandas procesos vispirms tika ieviesti e-rēķini. Vispirms 100 lielākie vietējie un starptautiskie piegādātāji tika pieslēgti Unifiedpost Groupdigitālajai rēķinu izrakstīšanas sistēmai.
Otrkārt, mazie piegādātāji tika iesaistīti pārejas procesā. Visi turpmākie paplašināšanās soļi ārpus Vācijas tika veikti ciešā sadarbībā ar Eiropas un Amerikas uzņēmumiem.
E-rēķinu izrakstīšana ir īpaši lietderīga, ja rēķinu apjoms ir liels. Tāpēc Beiersdorf iepriekš apzināja un sazinājās ar svarīgākajiem piegādātājiem un izstrādāja pieejas veidni, kurā tika uzsvērtas tehniskās prasības pārejai. Kad piegādātājs bija reģistrējies un pabeidzis sākotnējo testu, varēja sākt reālo darbību. Līdz šim ir veiksmīgi pieslēgti vairāk nekā 300 piegādātāji.
Taču ne tikai Vācijā uzņēmumam ir liels rēķinu apjoms. Arī daudzas starptautiskas vietas ir daļa no uzņēmuma pamatdarbības. Tāpēc Beiersdorf ieviesa e-rēķinus arī Polijā, Portugālē, Spānijā, Apvienotajā Karalistē, kā arī ASV un Kanādā.
Portugālē un Spānijā pāreja bija salīdzinoši vienkārša. Pirmkārt, tāpēc, ka juridiskās prasības šajās valstīs ir līdzīgas Vācijas prasībām. Otrkārt, jo Beiersdorf saņēma pozitīvu reakciju no abu valstu vietējiem piegādātājiem.
Pieņemšana un vēlme pārslēgties ne visur
Polijā, Apvienotajā Karalistē, ASV un Kanādā pāreja nebija tik vienkārša. Lai gan šajās valstīs (izņemot Poliju) e-rēķini ir bijuši aktuāli jau gadiem ilgi, pārsteidzoši bija dažas sākotnējās problēmas.
Šajās valstīs piegādātāji nav pieraduši segt daļu izmaksu. Tāpēc e-rēķinu izrakstīšana daudziem piegādātājiem ir saistīta ar izmaksām. Trūkst arī tehnisku zināšanu, jo īpaši mazākiem piegādātājiem, un viņi nav gatavi maksāt par pieslēgšanos sistēmai, kas viņiem nav pazīstama.
Vēl viens šķērslis bija valoda. Daži piegādātāji sākotnēji nevēlējās pieņemt vācu vai angļu valodu kā vienīgo rēķinu izrakstīšanas sistēmas valodu. Citi jutās pārņemti ar pārejas ātrumu un nespēja tikt līdzi digitālajam paātrinājumam.
Tomēr Beiersdorf un Unifiedpost Group lielākajā daļā gadījumu tas izdevās. Uzņēmumi kopā ar piegādātājiem atrada individuālu risinājumu, bet galu galā ievēroja standarta procesu.
"Nav viena pareizā veida, kā pāriet uz elektronisko rēķinu izrakstīšanu. Standarta noteikumi nedarbojas visur. Tāpēc mēs varam elastīgi reaģēt uz klientu vajadzībām, pat ja tas nozīmē pielāgot mūsu sistēmu," skaidro Unifiedpost Group.
No PDF uz elektronisko rēķinu formātu
Bet kas tieši notiek ar rēķiniem pēc pārejas?
- Piegādātājs nosūta rēķina dokumentus, kurus sākotnēji reģistrē Unifiedpost Group.
- Neatkarīgi no kanāla, piegādātāja valsts vai rēķina formāta Unifiedpost Group sistēma pārvērš failu elektroniskā formātā saskaņā ar e-rēķinu specifikācijām.
- Sistēma pārbauda datu laukus, lai iegūtu attiecīgo informāciju un pēc tam rēķinu varētu apstrādāt Beiersdorf SAP sistēmā.
- Rēķina dati tiek nosūtīti uz SAP kā grāmatojuma ieraksts, ieskaitot atbilstošo PDF failu.
Šis vienkāršais process jau ir devis pirmos, izmērāmus panākumus uzņēmumā Beiersdorf.
"Pateicoties e-rēķiniem, mēs varam strādāt efektīvāk un ātrāk. Gada laikā esam spējuši samazināt "aklo rēķinu", t. i., rēķinu, kurus sistēma automātiski nosūta, īpatsvaru līdz 15 %. Tas nozīmē, ka darbiniekiem vairs nav jāpieskaras šiem rēķiniem. Taču laika gaitā vēl daudz ko var paveikt," saka Andrē Rogels.
Tāpēc Beiersdorf plāno savienot vēl citas valstis. Galvenā uzmanība tiek pievērsta tām valstīm, kuru ražotnēs, piemēram, Latīņamerikā un Āzijā, ir salīdzinoši liels rēķinu apjoms. Ilgtermiņā Beiersdorf vēlas izmantot e-rēķinus visā pasaulē un vēl vairāk digitalizēt izejošos rēķinus.
E-rēķinu izrakstīšana kļūst obligāta un skar ikvienu
Lai vadītu tik lielu projektu, ir nepieciešamas atbilstošas zināšanas un neatlaidība. Tāpēc Andrē Rogels sniedz padomu citiem uzņēmumiem:
"E-rēķinu izrakstīšana nav pašsaprotama lieta, bet gan prasa lielu apņemšanos. Nekādā gadījumā nevajadzētu atturēt uzņēmumus no šī darba. Elektroniskās rēķinu izrakstīšanas procesi drīzāk nāks agrāk nekā vēlāk. Digitalizācija radikāli paātrināsies, un, jo ātrāk uzņēmumi apgūs šo tēmu, jo labāk būs sagatavoti nākotnei. Pakalpojumu sniedzējs var sniegt norādījumus un palīdzību. E-rēķinu izrakstīšana būs ne tikai obligāta, bet arī nodrošinās lielāku efektivitāti un zemākas apstrādes izmaksas. Un tam vajadzētu būt pamudinājumam ikvienam."
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
