Elektroninių duomenų mainų (EDI) naudą jau seniai pripažino mažmenininkai, kurie supaprastino savo procesus ir padidino efektyvumą skaitmenizuodami tiekimo grandinės dokumentus. Šiuo metu "pasidaryk pats" sektoriaus parduotuvės sparčiai integruoja EDI į savo procesus.
Nepaisant akivaizdžių EDI teikiamų pranašumų, įskaitant automatinį užsakymų ir sąskaitų faktūrų apdorojimą su šimtais eilučių (su skirtingomis prekėmis bei jų atributais), šis sprendimas dar nėra taip plačiai naudojamas gamybos, distribucijos, automobilių ir kitų transporto priemonių prekybos atstovų įmonėse. Todėl šiame straipsnyje nagrinėjame priežastis, kas lemia, jog potencialiai didžiausią naudą turintis gauti sektorius, EDI naudoja mažai.
Sudėtingesnis procesas
Prekių tiekimo procesas mažmeninėje prekyboje yra gana paprastas: išsiunčiamas užsakymas, prekės pristatomos, o parduotuvė jas gauna. Užsakymai atliekami reguliariai, vienodais intervalais (kasdien arba kas savaitę ir pan.). Prekių asortimentas yra suderintas ir žinomas iš anksto. Paprastai prekės pristatomos sutartą dieną ir pristatomos ne vėliau kaip per savaitę. Visas užsakymas įvykdomas viena siunta.
Tačiau gamybos ir platinimo sektoriuose viskas šiek tiek sudėtingiau. Užsakome ne plataus vartojimo prekes, o medžiagas, komponentus, atsargines dalis, skirtas gamybai, perpardavimui ar aptarnavimo reikmėms. Užsakymai pateikiami iš anksto, atsižvelgiant į planuojamus gamybos, pardavimo ar paslaugų poreikius. Klientas paprastai nori žinoti, kada ir kokios prekės bus pristatytos, ar bus gautas visas jų kiekis. Nesant pakankamam prekių kiekiui, reikalingos alternatyvos. Užsakymą taip pat galima keisti, ir net kelis kartus.
Visa ši informacija turi būti užfiksuota ir perduota, taip pat turi būti numatyta pakeitimų tvarka. Prekių užsakymas gali būti pristatytas ne vieną, o kelis kartus. Gautos prekės turi būti susietos su užsakymais ir stebimos sistemoje, kad būtų matyti, ar jos visiškai įvykdytos. Sąskaita už prekes gali būti gauta ir vėliau, konsoliduojant kelias siuntas. Visa tai kelia daug techninių iššūkių. Pavyzdžiui, ne kiekvienas tiekėjas gali perduoti užsakymo numerį sąskaitoje faktūroje arba kiekvienos prekės pristatymo laiką atskirai, o papildomų laukų diegimas ERP sistemoje gali būti labai brangus.
Sudėtingesnis duomenų valdymas
Mažmeninėje prekyboje naudojami keli produkto atributai - kodas, brūkšninis kodas, kiekis, vienetas, pakuotė ir t. t., tačiau gamyboje ir platinime taip pat prisideda partijos numeris, pagaminimo data, kilmės šalis, svoris, matmenys ir kita specifinė informacija. Dokumente gali būti kelios eilutės su tuo pačiu produktu, bet, pavyzdžiui, su skirtingais partijos numeriais. Be to, prekės kartais gaminamos pagal specialų užsakymą, o jų kodas dokumento gavėjui gali būti nežinomas ir jo sistema gali jo neatpažinti. Ne visi tiekėjai gali užpildyti visus reikalaujamus dokumentų laukus, todėl reikia numatyti scenarijus, kas bus daroma tokiu atveju.
Seni standartai ir nuosavybinės sistemos
Dauguma gamybos ir platinimo sektorių bendradarbiauja su dideliais užsienio tiekėjais, kurie jau kelis dešimtmečius naudoja EDI su pasenusiais dokumentų formatais, kanalais ir protokolais (Edifact, AS2, X.400). Tai reiškia, kad duomenų perdavimas yra techniškai sudėtingesnis nei naudojant šiuolaikinius formatus (pvz., XML) ir kanalus (pvz., SFTP).
Kai kurie tiekėjai pageidauja, kad klientai prekes užsisakytų per jų internetines parduotuves. Tačiau pirkėjai paprastai turi dešimtis tiekėjų ir jungtis prie skirtingų portalų nebeatrodo patrauklu. Tai užima daugiau laiko nei užsakymų pateikimas ERP sistemoje.
Sudėtingas tiekėjų įtraukimas
Dėl pirmiau išvardytų priežasčių tiekėjai dažnai nenori arba negali užmegzti EDI ryšio - tai techniškai pernelyg sudėtinga, brangu arba jie mano, kad jų viešųjų pirkimų portalai atitinka poreikius.
Didelis mažmeninės prekybos pirkėjas lengvai įtikina savo tiekėją naudoti EDI (sąlyga dėl EDI įtraukiama į tiekimo sutartį), nes jis gali rinktis prekes iš kelių tiekėjų. Deja, pirmiau minėtų sektorių padėtis yra kiek kitokia. Dažniausiai jų tiekėjai yra didelės užsienio bendrovės, o alternatyvių tiekėjų pasirinkimas nėra didelis. Tuo tarpu tiekėjai ne visada yra linkę keisti ar tobulinti savo sistemas dėl vieno konkretaus kliento.
Mažmeninėje prekyboje integruoto EDI sprendimo alternatyva yra EDI portalo naudojimas, tačiau įtikinti didelį tiekėją tai padaryti praktiškai neįmanoma.
Nepaisant visų išvardytų iššūkių, visada galima rasti sprendimų. Kai kurie tiekėjai turi savo EDI operatorius ir yra galimybė su jais derėtis. Kitos alternatyvos - failų siuntimas el. paštu ir dokumentų konvertavimas arba skaitmeninimas.
Unifiedpost Group sukaupusi didelę patirtį šioje srityje, siūlo nestandartinius sprendimus ir mielai pasidalins šia informacija nemokamame internetiniame seminare, kuris vyks 2023 m. lapkričio 8 d. 11.00 val.
Jei esate šio sektoriaus prekių pirkėjas, turintis daug partnerių užsienyje ir Lietuvoje, ir norite sumažinti tiekimo proceso kaštus - laukiame Jūsų!
