"Werner Reitz GmbH" jau daugiau kaip 60 metų yra viena iš asmeninių apsaugos priemonių (AAP), taip pat darbo drabužių ir apsauginių drabužių rinkos ekspertų. Šeimos verslą 1948 m. įkūrė Werneris Reitzas, o dabar jį valdo ir jam vadovauja jau trečia karta. Įmonės būstinėje Gelnhauzene 40 darbuotojų užtikrina sklandžią veiklą ir optimalų klientų aptarnavimą.
Nors "Werner Reitz GmbH" gaminiai visada yra pažangiausi ir atitinka aukščiausius standartus, profesionalus sąskaitų faktūrų išrašymo ir užsakymo procesų skaitmenizavimas iki 2016 m. pradžios buvo vykdomas gana atsargiai. Nuo 2016 m. kovo Werner Reitz palaipsniui skaitmenina sąskaitas faktūras ir užsakymo dokumentus naudodama Unifiedpost Groupsprendimą.
Perėjimas nuo rankinių procesų
Anksčiau už visus "Werner Reitz" elektroninių mokėjimų ir užsakymų procesus buvo atsakingas vienas programuotojas. Tačiau šis procesas nebuvo standartizuotas, todėl neišvengiamai kildavo klaidų. Palyginti su šiandienine IT infrastruktūra, techninė platforma taip pat nebuvo naujausia našumo ir patikimumo požiūriu. Apskritai bendrovei reikėjo standartizuoto sprendimo, kuris pašalintų priklausomybę ir didelį klaidų skaičių.
Bendrovė užsibrėžė tikslą, pasitelkusi išorės paslaugų teikėją, standartizuoti ir skaitmenizuoti savo finansinius ir užsakymo procesus. Werneris Reitzas žinojo, kad mokėjimo ir užsakymo procesų skaitmeninimas išspręstų daugelį problemų. Įmonė taip pat žinojo, kad perėjusi prie naujos sistemos galėtų sutaupyti nemažai lėšų.
Dėl šių priežasčių bendrovė pradėjo ieškoti tinkamo elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo (e. sąskaitų faktūrų išrašymo) sprendimo, kuris padėtų optimizuoti mokėjimo ir užsakymo procesus.
Užsakomosios paslaugos: profesionalus sprendimas iš vieno šaltinio
Siekdama atitikti techninius elektroninių mainų reikalavimus, "Werner Reitz" pirmiausia perėjo nuo ankstesnės ERP sistemos prie naujo sprendimo. Tada įmonė ieškojo tinkamo e. sąskaitų faktūrų išrašymo paslaugų teikėjo.
Tinkamo paslaugų teikėjo paieškos truko vos du mėnesius. Jonathanas Reitzas, atsakingas už projektų ir kokybės valdymą bendrovėje "Werner Reitz GmbH", dalyvavo šiame procese nuo pat pradžių.
"Ši tema mums buvo labai svarbi: norėjome kuo greičiau pradėti naudoti naują sprendimą. Iš viso kreipėmės į penkis paslaugų teikėjus. Mūsų nuomone, Unifiedpost Group pateikė tinkamiausią koncepciją techninio įgyvendinimo, sąnaudų ir terminų įgyvendinimo požiūriu, todėl ji buvo įtikinamiausia."
Tačiau laiko veiksnys nebuvo vienintelis svarbus kriterijus renkantis tiekėją: naujoji sistema taip pat turėjo būti iš vieno šaltinio, apimti visus sąskaitų faktūrų ir užsakymų dokumentų formatus ir būti visiškai patikima. Taip pat buvo svarbu, kad techninio aptarnavimo komanda teiktų visapusišką pagalbą ir stebėseną. Galiausiai, bet ne mažiau svarbus buvo trumpalaikis archyvavimas.
Unifiedpost Group sugebėjo įvykdyti visus reikalavimus, todėl su ja buvo sudaryta sutartis.
Nuo sutarties sudarymo iki sistemos paleidimo praėjo mažiau nei penkios savaitės. Visa užsakymų ir mokėjimų procesų vertės grandinė, kuri anksčiau buvo programuojama įmonėje, buvo perduota Unifiedpost Group . Ypatingas iššūkis, be ambicingo diegimo laikotarpio, buvo atsižvelgti į individualius klientų reikalavimus, ypač susijusius su sąskaitų faktūrų dokumentais.
Tokių projektų įgyvendinimo etapas gali užtrukti iki šešių mėnesių. Tačiau Unifiedpost Group sugebėjo atlikti pertvarkymą vos per kelias savaites ir taip laikytis bendrovės nustatyto termino. Nuo kovo mėn. visi "Werner Reitz" klientai jau prisijungė.
Sėkmingas bendradarbiavimas
Bendradarbiavimas su Unifiedpost Group su Werneriu Reitzu jau atsiperka.
"Užsakydama procesus, bendrovė sutaupė lėšų", - aiškina Jonathanas Reitzas: " Unifiedpost Group kaip paslaugų teikėjas imasi užduočių, kurioms atlikti mums reikėtų įdarbinti visą skyrių. Dėl lanksčių ir reikalavimus atitinkančių technologijų žinome, kad mūsų finansiniai procesai yra patikimose rankose, ir galime visiškai susitelkti į kitas užduotis. Be to, labai vertiname tai, kad dėl sistemos pakeitimo mūsų klientai beveik neturėjo papildomo darbo. Kadangi Unifiedpost Group gali apdoroti ir išversti bet kokio formato sąskaitas faktūras ir užsakymus, nesvarbu, kokią sistemą nori naudoti mūsų klientai."
Procesų klaidų skaičius smarkiai sumažėjo, nes tik išimtiniais atvejais reikia įsikišti rankiniu būdu. Iš viso nuo perėjimo prie skaitmeninio apdorojimo buvo apdorota daugiau kaip 15 000 užsakymų.
Tikslas: nuolatinė skaitmeninimo plėtra
"Werner Reitz GmbH" turi ambicingų planų sumažinti ir galiausiai panaikinti popierinių dokumentų kiekį. Įmonė taip pat siekia optimizuoti užsakymų ir mokėjimų procesus, sumažinti sąnaudas ir ilgainiui visiškai skaitmenizuoti visą įmonę. Siekiant įgyvendinti šiuos planus, bus stiprinamas strateginis bendradarbiavimas su Unifiedpost Group .
Dabar prijungta klientų pusė, o tiekėjų pusė - jau horizonte.
"Kol kas jokių skundų nebuvo. Bendradarbiavimas vyksta sklandžiai ir viskas įgyvendinta taip, kaip buvo sutarta. Unifiedpost Group greitai reaguoja į pokyčius ir pritaiko sistemos nustatymus pagal mūsų reikalavimus. Esame įsitikinę, kad Unifiedpost Group radome patikimą partnerį, kuris visiškai pateisina mūsų lūkesčius ir su kuriuo galėsime įgyvendinti ambicingus skaitmeninimo tikslus."
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
