"Evonik" yra viena iš pirmaujančių pasaulyje specializuotų cheminių medžiagų bendrovių. Iš savo būstinės Vokietijoje "Evonik" valdo savo veiklą daugiau nei 100 pasaulio šalių. Pelningas augimas ir tvarus įmonės vertės didinimas yra du svarbiausi "Evonik" sėkmingos ateities ramsčiai.
Vien Vokietijoje "Evonik" per metus gauna apie 1,2 mln. sąskaitų faktūrų per centrinę sąskaitų faktūrų gavimo sistemą. 38 darbuotojai užtikrina, kad sąskaitos faktūros būtų apdorotos greitai. Tai darydami jie turi atsižvelgti į mokesčių ir teisinius reikalavimus, taip pat gebėti atsiskaityti tiek vidaus, tiek išorės audito metu.
Dar prieš kelerius metus sąskaitos faktūros, kurios buvo tik popierinės, buvo ruošiamos nuskaitymui iš karto po jų gavimo, o tada apdorojamos OCR (optinio ženklų atpažinimo) būdu. Visas "Evonik" sąskaitų faktūrų tikrinimo ir atpažinimo procesas atvaizduojamas per SAP ir "Lotus Notes" palaikomą darbo eigos sistemą.
Išeinančios sąskaitos faktūros išrašomos ne centralizuotai, o per atitinkamus pardavimo padalinius. Komanda įveda užsakymus, išrašo atitinkamas išeinančias sąskaitas faktūras ir perduoda jas pakavimui ir išsiuntimui.
Archajiški procesai trukdo efektyviai apdoroti sąskaitas faktūras
Norėdama padidinti efektyvumą, "Evonik" turėjo įdiegti naują metodą visiems rankiniams procesams tvarkyti. Esami procesai ir OCR sprendimai tik ribotai leido užtikrinti veiksmingą ir optimalų apdorojimą.
"Gaunant sąskaitas faktūras paštu visada vėluoja paštas arba net kyla pavojus, kad dokumentai gali būti prarasti", - pabrėžia "Evonik" einamųjų sąskaitų skyriaus vadovas Dr. Frankas Šersingeris (Dr. Frank Schersinger). "Be to, sąskaitas faktūras pirmiausia reikia paruošti skaitmeniniam archyvavimui rankiniu būdu, pavyzdžiui, išimti sąvaržėles arba pakoreguoti popieriaus formatą."
Galiausiai "Evonik" imtis veiksmų paskatino atskirų tiekėjų užklausa, ar jie galėtų perduoti savo sąskaitas faktūras elektroniniu būdu.
Tvari ateitis su elektroniniais procesais
"Iš pradžių jau kurį laiką stebėjome elektroninių sąskaitų faktūrų apdorojimo rinką, - prisimena Dr. Frankas Schersingeris. "Kai tapo aišku, kad elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas nėra tik blykstelėjimas, o perspektyvi ir veiksminga proceso alternatyva, 2009 m. surengėme keletą seminarų, kurių metu išbandėme įvairius elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo paslaugų teikėjus. Greitai pasirinkome Unifiedpost Group," - priduria sąskaitų faktūrų tikrinimo skyriaus vadovė Bernadette Hampl.
Tai iš dalies lėmė Unifiedpost Group globalus požiūris ir dalyvavimas daugelyje nacionalinių ir Europos asociacijų, o tai pabrėžė įmonės pasaulinį ilgaamžiškumą. Juk elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimas turėtų atitikti ilgalaikius tarptautinio masto procesus.
2009 m. rugsėjo-lapkričio mėn. Unifiedpost Group ir "Evonik" įgyvendino techninę sąsają ir prijungė "Evonik" telefono ryšio tiekėją kaip bandomąjį tiekėją. Vėliau Unifiedpost Group perėmė svarbiausių tiekėjų prijungimą.
"Kiekvienai įmonei parinkome tinkamą sprendimą pagal jos dydį ir techninius reikalavimus. Tai leido mums sklandžiai integruoti tiekėjus su įvairiais reikalavimais ir prielaidomis", - aiškina Unifiedpost Group.
2009 m. pabaigoje sėkmingai pradėta taikyti tiek elektroninio tiekėjų sąskaitų faktūrų gavimo, tiek elektroninio sąskaitų išrašymo pagal kreditinę sąskaitą procedūra.
Iki šiol 200 didžiausių "Evonik" tiekėjų integravosi į naująjį procesą. Tiekėjams, kurie perėjo prie e. sąskaitų faktūrų išrašymo, nebereikia atlikti daug laiko reikalaujančių papildomų veiksmų, tokių kaip skenavimo parengimas, skenavimas ir OCR apdorojimas.
"Evonik" taip pat gali užtikrinti, kad sąskaitos faktūros būtų perduodamos tinkamu formatu ir tikslia data, o tada jos tiesiogiai patenka į tolesnę apdorojimo procedūrą. Nėra jokių laikmenų pertraukų, laiko praradimo ir duomenų praradimo rizikos. Taip pat išvengiama OCR skaitymo klaidų, o išankstinė sąskaitų faktūrų patikra pagal UStG 14 straipsnį atliekama tiesiogiai per Unifiedpost Group.
Sėkmingai įdiegusi elektroninį sąskaitų faktūrų gavimą, "Evonik" taip pat pakeitė savo išeinančių sąskaitų faktūrų sistemą Vokietijoje. Čia daugiausia dėmesio buvo skiriama skirtingiems techniniams reikalavimams, keliamiems kuo didesniam skaičiui klientų. Unifiedpost Group pateikė individualius sprendimus, kad e. sąskaitų faktūrų išrašymo procesas vyktų sklandžiai.
Sprendimų plėtimas pasauliniu mastu
Ateityje "Evonik" ketina toliau didinti elektroniniu būdu perduodamų sąskaitų faktūrų kiekį, naudodama Unifiedpost Group sprendimą. Belgija jau sėkmingai integravosi į šį procesą, o šiuo metu nagrinėjama JAV integracija, atsižvelgiant į jos specifines rinkos sąlygas.
2010 m. Unifiedpost Group ir "Evonik" kartu su paslaugų teikėju pridėjo specialiai Meksikoje išsiunčiamoms sąskaitoms faktūroms skirtą sprendimą. Tam taip pat reikėjo nustatyti konkrečius reikalavimus, susijusius su vietos mokesčių įstatymais.
"Meksikoje sprendimą įgyvendinome kartu su vietos partneriais ir vietos "Evonik" verslo padaliniu, kad galėtume optimaliai reaguoti į vietos sąlygas ir teisinius reikalavimus", - sako Unifiedpost Group, aiškindamas procesą.
"Evonik" greitai prisitaikys prie naujų pasaulinių reikalavimų, padedama Unifiedpost Group.
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
