"Beiersdorf" tarptautiniu mastu pereina prie elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo, padedama Unifiedpost Group. Pažiūrėkite, kuriose šalyse perėjimas buvo paprastas, o kuriose - sudėtingesnis.
"Beiersdorf" istorija ir skaičiai
"Beiersdorf" visame pasaulyje žinoma dėl tokių prekių ženklų kaip "Nivea", "Tesa" ir "Eucerin". Vokietijos plataus vartojimo prekių grupė veikia daugiau kaip 100 šalių, turi daugiau kaip 160 dukterinių įmonių ir daugiau kaip 17 000 darbuotojų. Savaime suprantama, kad tokia didelė įmonė turi daug sąskaitų faktūrų. Vien Europoje kasmet gaunama apie 700 000 sąskaitų faktūrų.
Vienas iš "Beiersdorf" sąskaitų faktūrų išrašymo iššūkių yra tas, kad gautinos sumos į įmonę patenka iš skirtingų šalių, skirtingomis kalbomis ir skirtingais formatais. Kartais jos pasiekia "Beiersdorf" paštu, PDF formato elektroniniais laiškais ir per savitarnos sistemas (ERP).
Siekdama veiksmingai apdoroti daugybę dokumentų, "Beiersdorf" nusprendė visame pasaulyje įdiegti elektroninį sąskaitų faktūrų išrašymą (e. sąskaitų faktūrų išrašymą) ir skaitmenizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus.
Spartesni procesai ir mažesnis darbo krūvis
Kai įmonė pereina prie elektroninio sąskaitų faktūrų išrašymo, jai nebereikia rankiniu būdu įvesti ar apdoroti sąskaitų faktūrų duomenų. Perėjimas supaprastina ir pagreitina sąskaitos faktūros apdorojimo laiką.
"Paprastai sąskaitos faktūros iš mūsų tiekėjų paprastai išrašomos elektroniniu būdu, t. y. jau suskaitmenintos, atspausdintos ir siunčiamos mums paštu. Tuomet buhalteris jas vėl turi skaitmeniniu būdu užregistruoti ir toliau apdoroti. E. sąskaitų faktūrų išrašymas leidžia mums išvengti šio laikmenos pertrūkio ir taip padaryti šį procesą efektyvesnį", - aiškina Andrė Rogelis, atsakingas už "Beiersdorf" bendrųjų paslaugų padalinio "Accounts Payable Europe". "Dabar sąskaitų faktūrų duomenis galima patikrinti automatiškai ir skaitmeniniu būdu, o tai gerokai sumažina darbo krūvį ir klaidų skaičių, be to, idealiu atveju leidžia automatizuoti apdorojimą."
Nuo 2008 m. "Beiersdorf" nusprendė išbandyti elektroninės sąskaitos faktūros formatą su kai kuriais savo tiekėjais, o Unifiedpost Group parėmė techninį įgyvendinimą. Po aštuonerių metų buvo nuspręsta pradėti pasaulinį skaitmeninimo projektą. Buvo siekiama prijungti didžiąją dalį tiekėjų ir suteikti galimybę e. sąskaitas faktūras naudoti ir mažesniems tiekėjams.
Tačiau kadangi kiekviena sąskaitas faktūras išrašanti šalis turėjo savo reikalavimus, "Beiersdorf" rėmėsi Unifiedpost Group pagalba:
"Ieškojome paslaugų teikėjo, kuris siūlytų platų portfelį, būtų lankstus ir turėtų tarptautinės patirties. Taip pat nenorėjome vien tik EDI teikėjo. Unifiedpost Group siūlo visa tai ir atitinka mūsų projekto reikalavimus. Taip pat vertiname asmeninį kontaktą ir partneryste grindžiamą bendradarbiavimą", - sako André Rogel.
Perėjimas prie e. sąskaitų faktūrų išrašymo priklausomai nuo sąskaitų faktūrų apimties ir pagrindinės veiklos
Vykdant projektą Vokietijos komandos procesuose pirmiausia buvo įdiegtos e. sąskaitos faktūros. Pirmiausia 100 didžiausių šalies ir tarptautinių tiekėjų buvo prijungti prie Unifiedpost Groupskaitmeninės sąskaitų faktūrų išrašymo sistemos.
Antra, į perėjimo prie euro procesą buvo įtraukti mažesni tiekėjai. Visi tolesni plėtros žingsniai už Vokietijos ribų buvo vykdomi glaudžiai konsultuojantis visoje Europoje ir Amerikoje.
E. sąskaitų faktūrų išrašymas ypač naudingas, kai išrašoma daug sąskaitų faktūrų. Todėl "Beiersdorf" iš anksto nustatė ir susisiekė su svarbiausiais tiekėjais ir parengė metodo šabloną, kuriame buvo nurodyti techniniai perėjimo prie naujos valiutos reikalavimai. Tiekėjui užsiregistravus ir atlikus pradinį bandymą, buvo galima pradėti veikti gyvai. Iki šiol sėkmingai prijungta daugiau kaip 300 tiekėjų.
Tačiau ne tik Vokietijoje bendrovė išrašo daug sąskaitų faktūrų. Daugelyje tarptautinių vietų taip pat vykdoma pagrindinė veikla. Todėl "Beiersdorf" taip pat įdiegė e. sąskaitų faktūrų išrašymą Lenkijoje, Portugalijoje, Ispanijoje, Jungtinėje Karalystėje, taip pat JAV ir Kanadoje.
Portugalijoje ir Ispanijoje perėjimas prie euro buvo palyginti paprastas. Pirmiausia todėl, kad šiose šalyse teisiniai reikalavimai yra panašūs į Vokietijos. Antra, nes "Beiersdorf" sulaukė teigiamos reakcijos iš abiejų šalių vietinių tiekėjų.
Priėmimas ir noras keistis ne visur
Lenkijoje, Jungtinėje Karalystėje, JAV ir Kanadoje perėjimas nebuvo toks paprastas. Nors šiose šalyse (išskyrus Lenkiją) e. sąskaitos faktūros išrašomos jau ne vienerius metus, netikėtai kilo tam tikrų pradinių nesklandumų.
Šiose šalyse tiekėjai nėra įpratę prisiimti dalį išlaidų. Todėl e. sąskaitų faktūrų išrašymas daugeliui tiekėjų yra susijęs su išlaidomis. Taip pat trūksta techninių žinių, ypač mažesniems tiekėjams, ir noro mokėti už prisijungimą prie jiems nežinomos sistemos.
Kita kliūtis buvo kalba. Kai kurie tiekėjai iš pradžių nenorėjo sutikti, kad sąskaitų faktūrų išrašymo sistema veiktų tik vokiečių arba anglų kalba. Kiti jautėsi priblokšti perėjimo prie naujos sistemos greičio ir nespėjo paskui skaitmeninį pagreitį.
Tačiau "Beiersdorf" ir Unifiedpost Group pavyko daugumoje atvejų. Įmonės kartu su tiekėjais rado individualų sprendimą, tačiau galiausiai laikėsi standartinio proceso.
"Nėra vieno teisingo būdo, kaip pereiti prie elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo. Standartinės taisyklės veikia ne visur. Todėl galime lanksčiai reaguoti į klientų poreikius, net jei tai reiškia, kad reikia pritaikyti savo sistemą", - aiškina Unifiedpost Group.
Nuo PDF iki elektroninės sąskaitos faktūros formato
Tačiau kas tiksliai vyksta su sąskaitomis faktūromis po perėjimo?
- Tiekėjas siunčia savo sąskaitos faktūros dokumentus, kurie iš pradžių užregistruojami svetainėje Unifiedpost Group.
- Nepriklausomai nuo kanalo, tiekėjo šalies ar sąskaitos faktūros formato, Unifiedpost Group sistema konvertuoja failą į elektroninį formatą pagal e. sąskaitų faktūrų specifikacijas.
- Sistema patikrina duomenų laukus, ar juose yra reikiamos informacijos, kad sąskaitą faktūrą būtų galima apdoroti "Beiersdorf" SAP sistemoje.
- Sąskaitos faktūros duomenys siunčiami į SAP kaip užsakymo įrašas, įskaitant atitinkamą PDF failą.
Šis paprastas procesas "Beiersdorf" jau atnešė pirmųjų, išmatuojamų laimėjimų.
"Naudodamiesi e. sąskaitomis faktūromis galime dirbti efektyviau ir greičiau. Per metus "aklai išrašomų", t. y. sistemos automatiškai išrašomų sąskaitų faktūrų, dalį pavyko sumažinti iki 15 %. Tai reiškia, kad darbuotojams nebereikia liesti šių sąskaitų faktūrų. Tačiau laikui bėgant galima nuveikti dar daug daugiau", - sako André Rogel.
Todėl "Beiersdorf" planuoja prijungti daugiau šalių. Daugiausia dėmesio skiriama šalims, kurių gamybos vietose, pavyzdžiui, Lotynų Amerikoje ir Azijoje, išrašoma palyginti daug sąskaitų faktūrų. Ilgalaikėje perspektyvoje "Beiersdorf" nori naudoti e. sąskaitas faktūras visame pasaulyje ir toliau skaitmeninti siunčiamas sąskaitas faktūras.
E. sąskaitų faktūrų išrašymas tampa privalomas ir turi įtakos visiems
Norint valdyti tokį didelį projektą, reikia tinkamos patirties ir atkaklumo. Todėl André Rogelis turi patarimą kitoms įmonėms:
"E. sąskaitų faktūrų išrašymas nėra savaime suprantamas dalykas, o reikalauja didelio įsipareigojimo. Jokiomis aplinkybėmis įmonės neturėtų nusiteikti darbui. Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo procesai ateis greičiau nei vėliau. Skaitmeninimo sparta radikaliai didės, ir kuo greičiau įmonės imsis šios temos, tuo geriau jos bus pasirengusios ateičiai. Paslaugų teikėjas gali teikti rekomendacijas ir pagalbą. E. sąskaitų faktūrų išrašymas bus ne tik privalomas, bet ir lems didesnį efektyvumą ir mažesnes apdorojimo sąnaudas. O tai turėtų būti paskata visiems."
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
