I vantaggi dell'Electronic Data Interchange (EDI) sono da tempo riconosciuti dai rivenditori, che hanno semplificato i processi e aumentato l'efficienza digitalizzando i documenti della catena di fornitura. Attualmente, i negozi del settore del bricolage stanno rapidamente integrando l'EDI nei loro processi.
Nonostante gli evidenti vantaggi offerti dall'EDI, tra cui l'elaborazione automatica di ordini e fatture con centinaia di righe (con merci diverse e relativi attributi), questa soluzione non è ancora molto utilizzata nel settore manifatturiero, della distribuzione e delle concessionarie di auto e altri veicoli. Pertanto, in questo articolo esaminiamo le ragioni per cui il settore che ha il maggior potenziale per trarne vantaggio utilizza poco l'EDI.
Unprocesso più complicato
Nel commercio al dettaglio il processo di fornitura della merce è piuttosto semplice: si invia un ordine, la merce viene consegnata e il negozio la riceve. Gli ordini vengono effettuati regolarmente, a intervalli regolari (giornalieri o settimanali, ecc.). L'assortimento della merce è concordato e conosciuto in anticipo. La consegna avviene di solito alla data concordata e non supera la settimana. L'intero ordine viene evaso in un'unica spedizione.
Tuttavia, nei settori della produzione e della distribuzione le cose sono un po' più complicate. Non ordiniamo beni di consumo, ma materiali, componenti e pezzi di ricambio destinati alla produzione, alla rivendita o alle esigenze di servizio. Gli ordini vengono effettuati in anticipo in base alle esigenze di produzione, vendita o assistenza pianificate. Il cliente di solito vuole sapere quando e che tipo di merce sarà consegnata, o se l'intera quantità sarà ricevuta. In mancanza di una quantità sufficiente di merce, vengono richieste delle alternative. L'ordine può essere modificato anche più volte.
Tutte queste informazioni devono essere documentate e trasmesse, e deve essere prevista la procedura per le modifiche. L'ordine di merce può essere consegnato non una volta, ma più volte. Le merci arrivate devono essere collegate agli ordini e tracciate nel sistema per vedere se sono state completamente evase. La fattura per la merce può essere ricevuta anche in un secondo momento, consolidando più spedizioni. Tutto questo crea molte sfide tecniche. Ad esempio, non tutti i fornitori sono in grado di trasmettere il numero d'ordine sulla fattura o il tempo di consegna per ogni articolo separatamente, e l'implementazione di campi aggiuntivi nel sistema ERP può essere molto costosa.
Gestione dei dati più complessa
Nella vendita al dettaglio si utilizzano pochi attributi del prodotto - codice, codice a barre, quantità, unità, confezione, ecc. ma nella produzione e nella distribuzione contribuiscono anche il numero di lotto, la data di fabbricazione, il paese di origine, il peso, le dimensioni e altre informazioni specifiche. Un documento può contenere più righe con lo stesso prodotto, ma ad esempio con numeri di lotto diversi. Inoltre, a volte i prodotti sono realizzati su ordinazione speciale e il loro codice potrebbe non essere noto al destinatario del documento e non essere riconosciuto dal suo sistema. Non tutti i fornitori sono in grado di compilare tutti i campi richiesti nei documenti e occorre prevedere quali scenari si presenteranno in questo caso.
Vecchi standard e sistemi proprietari
La maggior parte dei settori della produzione e della distribuzione collabora con grandi fornitori stranieri che utilizzano l'EDI da diversi decenni con formati di documenti, canali e protocolli obsoleti (Edifact, AS2, X.400). Ciò significa che il trasferimento dei dati è tecnicamente più complesso rispetto all'utilizzo di formati (ad esempio XML) e canali (ad esempio SFTP) moderni.
Alcuni fornitori preferiscono che i clienti ordinino la merce attraverso i loro negozi online. Tuttavia, gli acquirenti hanno di solito decine di fornitori e collegarsi a diversi portali non sembra più interessante. Richiede più tempo rispetto all'inserimento degli ordini nel sistema ERP.
Coinvolgimento complicato dei fornitori
Per le ragioni sopra elencate, i fornitori spesso non sono disposti o non sono in grado di stabilire una connessione EDI: o è tecnicamente troppo complicato, o è costoso, o credono che i loro portali di approvvigionamento soddisfino le esigenze.
Un grande acquirente del commercio al dettaglio convince facilmente il suo fornitore a utilizzare l'EDI (la clausola sull'EDI è inclusa nel contratto di fornitura), perché può scegliere i prodotti da diversi fornitori. Purtroppo, la situazione dei settori sopra citati è un po' diversa. Nella maggior parte dei casi, i loro fornitori sono grandi aziende straniere e non c'è molta scelta di fornitori alternativi. Inoltre, i fornitori non sono sempre disposti a cambiare o migliorare i loro sistemi per un particolare cliente.
Nella vendita al dettaglio, un'alternativa a una soluzione EDI integrata è l'utilizzo di un portale EDI, ma convincere un grande fornitore a farlo è praticamente impossibile.
Nonostante tutte le sfide elencate, è sempre possibile trovare delle soluzioni. Alcuni fornitori hanno i propri operatori EDI e c'è la possibilità di negoziare con loro. Altre alternative sono l'invio di file via e-mail e la conversione o digitalizzazione dei documenti.
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