
Da oltre 60 anni Werner Reitz GmbH è uno degli esperti del mercato dei dispositivi di protezione individuale (DPI), dell'abbigliamento da lavoro e dell'abbigliamento protettivo. L'azienda familiare è stata fondata nel 1948 da Werner Reitz ed è ora di proprietà e gestita dalla terza generazione. Dalla sede centrale di Gelnhausen, 40 dipendenti assicurano un funzionamento regolare e un'assistenza ottimale ai clienti.
Sebbene i prodotti di Werner Reitz GmbH siano sempre all'avanguardia e soddisfino gli standard più elevati, la digitalizzazione professionale dei processi di fatturazione e ordinazione è stata gestita in modo piuttosto provvisorio fino all'inizio del 2016. Da marzo 2016, Werner Reitz ha gradualmente digitalizzato fatture e documenti d'ordine con la soluzioneUnifiedpost Group.
Abbandono dei processi manuali
In passato, un unico programmatore era responsabile di tutti i processi di pagamento elettronico e di ordinazione presso Werner Reitz. Tuttavia, questo processo non era standardizzato, il che portava inevitabilmente a degli errori. Inoltre, rispetto all'infrastruttura informatica odierna, la piattaforma tecnica non era all'avanguardia in termini di prestazioni e affidabilità. In generale, l'azienda aveva bisogno di una soluzione standardizzata, che eliminasse la dipendenza e gli alti tassi di errore.
L'azienda si è posta l'obiettivo di standardizzare e digitalizzare i processi finanziari e di ordinazione con l'aiuto di un fornitore esterno. Werner Reitz sapeva che la digitalizzazione dei processi di pagamento e ordinazione avrebbe risolto molti dei suoi problemi. L'azienda sapeva anche che, passando a un nuovo sistema, avrebbe potuto risparmiare notevolmente sui costi.
Per questi motivi, l'azienda ha iniziato a cercare una soluzione adeguata di fatturazione elettronica (e-invoicing) per ottimizzare i processi di pagamento e di ordinazione.

Outsourcing: una soluzione professionale da un'unica fonte
Per soddisfare i requisiti tecnici di scambio elettronico, Werner Reitz è passata innanzitutto dal precedente sistema ERP a una nuova soluzione. L'azienda ha poi cercato un fornitore di fatturazione elettronica adatto.
La ricerca di un fornitore adatto è durata appena due mesi. Jonathan Reitz, responsabile della gestione dei progetti e della qualità presso Werner Reitz GmbH, è stato coinvolto nel processo fin dall'inizio.
"L'argomento aveva per noi un'alta priorità: volevamo andare in onda con una nuova soluzione il più rapidamente possibile. Abbiamo contattato un totale di cinque fornitori. A nostro avviso, Unifiedpost Group ha presentato il concetto più adatto in termini di implementazione tecnica, costi e realizzazione delle scadenze, risultando quindi il più convincente."
Tuttavia, il fattore tempo non era l'unico criterio importante nella scelta del fornitore: il nuovo sistema doveva anche provenire da un'unica fonte, essere in grado di coprire tutti i formati per i documenti di fatture e ordini ed essere assolutamente affidabile. Era importante anche il supporto e il monitoraggio completo da parte del team di assistenza tecnica. Infine, ma non meno importante, l'archiviazione a breve termine faceva parte del profilo dei requisiti.
Unifiedpost Group è stata in grado di soddisfare tutti i requisiti e si è quindi aggiudicata il contratto.

Dall'assegnazione del contratto all'avvio del sistema sono passate poco meno di cinque settimane. L'intera catena del valore dei processi di ordine e pagamento, che in precedenza era stata programmata internamente, è stata esternalizzata a Unifiedpost Group come parte del passaggio. Una sfida particolare, oltre all'ambizioso periodo di implementazione, è stata la considerazione delle esigenze individuali dei clienti, soprattutto per quanto riguarda i documenti di fatturazione.
La fase di realizzazione di tali progetti può richiedere fino a sei mesi. Tuttavia, Unifiedpost Group è stata in grado di effettuare il passaggio in poche settimane, rispettando così la scadenza fissata dall'azienda. Da marzo, tutti i clienti di Werner Reitz sono ora connessi.
Collaborazione di successo
La collaborazione con Unifiedpost Group sta già dando i suoi frutti per Werner Reitz.
"Esternalizzando i processi, l'azienda è riuscita a risparmiare sui costi", spiega Jonathan Reitz: "In qualità di fornitore, Unifiedpost Group si occupa di compiti per i quali dovremmo impiegare un intero reparto. Grazie alla tecnologia flessibile e conforme, sappiamo che i nostri processi finanziari sono in mani sicure e possiamo concentrarci completamente su altre attività. Apprezziamo molto anche il fatto che il passaggio al sistema non ha comportato quasi alcun lavoro aggiuntivo per i nostri clienti. Poiché Unifiedpost Group è in grado di elaborare e tradurre qualsiasi formato di fattura e ordine, non importa quale sistema i nostri clienti vogliano utilizzare."
Il numero di errori all'interno dei processi si è drasticamente ridotto, poiché solo i casi eccezionali richiedono un intervento manuale. In totale, dopo la transizione, sono stati elaborati digitalmente più di 15.000 ordini.
Obiettivo: una costante espansione della digitalizzazione
Werner Reitz GmbH ha piani ambiziosi per ridurre e infine eliminare i documenti cartacei. L'azienda ha anche l'obiettivo di ottimizzare i processi di ordinazione e pagamento, ridurre i costi e, a lungo termine, raggiungere la completa digitalizzazione dell'intera azienda. Per realizzare questi piani, la collaborazione strategica con Unifiedpost Group aumenterà.

Ora che il lato cliente è stato collegato, il lato fornitore è all'orizzonte.
"Finora non ci sono state lamentele. La collaborazione procede senza intoppi e tutto è stato implementato come concordato. Unifiedpost Group reagisce rapidamente ai cambiamenti e adatta le impostazioni del sistema alle nostre esigenze. Siamo certi di aver trovato in Unifiedpost Group un partner affidabile che soddisfa pienamente le nostre aspettative e con il quale possiamo raggiungere i nostri ambiziosi obiettivi di digitalizzazione."
Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.