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Prodotti chimici

Evonik estende il successo della fatturazione elettronica ad altri mercati

Evonik è una delle aziende leader a livello mondiale nel settore dei prodotti chimici speciali. Dalla sua sede centrale in Germania, Evonik gestisce le sue attività in più di 100 Paesi in tutto il mondo. Una crescita redditizia e un aumento sostenibile del valore aziendale sono i due pilastri più importanti per il futuro di successo di Evonik.

Solo in Germania, Evonik riceve circa 1,2 milioni di fatture all'anno attraverso un sistema centrale di ricezione delle fatture. 38 dipendenti si assicurano che le fatture vengano elaborate tempestivamente. Nel farlo, devono tenere conto dei requisiti fiscali e legali, oltre a poterne rendere conto in occasione di audit interni ed esterni.

Fino a qualche anno fa, le fatture, che erano esclusivamente cartacee, venivano preparate per la scansione subito dopo la ricezione, per poi passare all'elaborazione OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). L'intero processo di verifica e riconoscimento delle fatture di Evonik è mappato attraverso un sistema di workflow supportato da SAP e Lotus Notes.

Le fatture in uscita non vengono emesse a livello centrale, ma attraverso le rispettive unità operative delle Vendite. Il team inserisce gli ordini, scrive le fatture in uscita corrispondenti e poi le trasferisce all'imballaggio e alla spedizione.

I processi arcaici ostacolano l'elaborazione efficiente delle fatture

Per migliorare l'efficienza, Evonik doveva introdurre un nuovo metodo per gestire tutti i processi manuali. I processi esistenti, insieme alle soluzioni OCR, offrivano solo uno spazio limitato per un'elaborazione efficiente e ottimale.

"Ricevere le fatture per posta comporta sempre ritardi nella spedizione o addirittura il rischio di perdere i documenti", sottolinea il Dr. Frank Schersinger, Responsabile del Conto Corrente di Evonik. "Inoltre, le fatture devono essere prima preparate per l'archiviazione digitale con passaggi manuali, ad esempio rimuovendo i punti metallici o adattando il formato della carta".

La richiesta dei singoli fornitori di poter trasmettere le loro fatture in formato elettronico ha finalmente fornito a Evonik lo spunto per agire.

Un futuro sostenibile con i processi elettronici

"Inizialmente abbiamo osservato il mercato dell'elaborazione elettronica delle fatture per diverso tempo", ricorda il Dr. Frank Schersinger. "Quando è diventato chiaro che la fatturazione elettronica non era solo una novità, ma un'alternativa di processo efficiente e a prova di futuro, nel 2009 abbiamo messo alla prova diversi fornitori di fatture elettroniche in una serie di workshop. La scelta è caduta rapidamente su Unifiedpost Group", aggiunge Bernadette Hampl, responsabile della verifica delle fatture.

Ciò è dovuto in parte all'approccio globale diUnifiedpost Group e al suo coinvolgimento in numerose associazioni nazionali ed europee, che sottolineano la longevità globale dell'azienda. Dopo tutto, una soluzione di fatturazione elettronica dovrebbe essere adatta a processi di lunga durata su scala internazionale.

Da settembre a novembre 2009, Unifiedpost Group ed Evonik hanno implementato l'interfaccia tecnica e collegato il provider telefonico di Evonik come fornitore pilota. Successivamente, Unifiedpost Group si è occupato della connessione dei fornitori più importanti.

"Abbiamo scelto la soluzione giusta per ogni azienda in base alle sue dimensioni e ai suoi requisiti tecnici. Questo ci ha permesso di integrare senza problemi fornitori con un'ampia gamma di requisiti e prerequisiti", spiega Unifiedpost Group.

Alla fine del 2009 sono state attivate con successo sia la ricezione elettronica delle fatture dei fornitori che la fatturazione elettronica nella procedura delle note di credito.

Ad oggi, i 200 maggiori fornitori di Evonik si sono integrati con il nuovo processo. Per i fornitori che sono passati alla fatturazione elettronica, non sono più necessarie le lunghe attività aggiuntive come la preparazione delle scansioni, la scansione e l'elaborazione OCR.

Evonik può anche garantire che le fatture vengano trasmesse nel formato appropriato e nella data esatta, per poi confluire direttamente nella procedura di elaborazione successiva. Non ci sono interruzioni dei supporti, né perdite di tempo, né rischi di perdita di dati. Si evitano anche gli errori di lettura OCR e il controllo preliminare delle fatture in conformità al §14 UStG viene effettuato direttamente tramite Unifiedpost Group.

Alla luce del successo dell'implementazione della ricezione elettronica delle fatture, Evonik ha ora convertito anche le sue fatture in uscita in Germania. In questo caso, l'attenzione si è concentrata sui diversi requisiti tecnici del maggior numero possibile di clienti. Unifiedpost Group ha fornito soluzioni personalizzate per garantire un processo di fatturazione elettronica senza problemi.

Espandere la soluzione su scala globale

In futuro, Evonik intende espandere ulteriormente il volume delle fatture trasmesse elettronicamente, tutte con la soluzione Unifiedpost Group. Il Belgio si è già integrato con successo nel processo e l'integrazione degli Stati Uniti, con le loro specifiche condizioni di mercato, è attualmente in fase di esame.

Nel 2010, Unifiedpost Group ed Evonik hanno aggiunto una soluzione specifica per le fatture in uscita in Messico, insieme al fornitore. Ciò ha comportato anche la mappatura dei requisiti specifici relativi alla normativa fiscale locale.

"In Messico abbiamo implementato la soluzione insieme ai partner locali e alla Business Unit Evonik locale, per poter rispondere in modo ottimale alle condizioni locali e ai requisiti di legge", spiega Unifiedpost Group, illustrando il processo.

Evonik si adatterà rapidamente ai nuovi requisiti globali con l'aiuto di Unifiedpost Group.

Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.