
Beiersdorf sta passando alla fatturazione elettronica su scala internazionale con il supporto di Unifiedpost Group. Date un'occhiata a quali Paesi il passaggio è stato semplice e quali si sono rivelati più impegnativi.
Beiersdorf nella storia e nei numeri
Beiersdorf è conosciuta in tutto il mondo per marchi come Nivea, Tesa ed Eucerin. Il gruppo tedesco di beni di consumo è attivo in oltre 100 Paesi con più di 160 filiali e oltre 17.000 dipendenti. È ovvio che un'azienda così grande abbia a che fare con molte fatture. Solo in Europa, ogni anno vengono ricevuti circa 700.000 documenti di fatturazione.

Una delle sfide di Beiersdorf in materia di fatturazione è che i crediti arrivano in azienda da Paesi diversi, in lingue diverse e in formati diversi. A volte arrivano a Beiersdorf per posta, in formato PDF nelle e-mail e tramite sistemi di autofatturazione (ERP).
Per elaborare in modo efficiente la massa di documenti, Beiersdorf ha deciso di introdurre la fatturazione elettronica (e-invoicing) in tutto il mondo e di digitalizzare i processi di fatturazione.
Accelerazione dei processi e riduzione del carico di lavoro
Quando un'azienda passa alla fatturazione elettronica, non deve più inserire o elaborare manualmente i dati della fattura. La transizione snellisce e accelera i tempi di elaborazione delle fatture.
"Di norma, le fatture dei nostri fornitori vengono create elettronicamente, cioè già digitalizzate, stampate e inviate per posta. Poi devono essere nuovamente registrate digitalmente dal commercialista per la successiva elaborazione. La fatturazione elettronica ci permette di evitare questa discontinuità mediatica e quindi di rendere il processo più efficiente", spiega André Rogel, responsabile della contabilità Europa presso Beiersdorf Shared Services. "I dati delle fatture possono ora essere controllati automaticamente e digitalmente, il che riduce significativamente il carico di lavoro e il tasso di errore e consente idealmente un'elaborazione automatizzata".
A partire dal 2008, Beiersdorf ha deciso di testare il formato della fattura elettronica con alcuni dei suoi fornitori, mentre Unifiedpost Group ha supportato l'implementazione tecnica. Otto anni dopo, è stata presa la decisione di lanciare un progetto di digitalizzazione globale. L'obiettivo era quello di collegare la maggior parte dei fornitori e di offrire anche ai fornitori più piccoli l'opportunità di utilizzare la fatturazione elettronica.
Tuttavia, poiché ogni parte che emette fatture aveva i propri requisiti, Beiersdorf si è affidata al supporto di Unifiedpost Group:
"Eravamo alla ricerca di un fornitore che offrisse un ampio portafoglio, fosse flessibile e disponesse di competenze internazionali. Inoltre, non volevamo un fornitore EDI puro. Unifiedpost Group offre tutto questo e risponde alle esigenze del nostro progetto. Apprezziamo anche il contatto personale e la collaborazione basata sulla partnership", afferma André Rogel.
Conversione alla fatturazione elettronica a seconda del volume delle fatture e del core business
Nell'ambito del progetto, la fatturazione elettronica è stata introdotta nei processi del team tedesco. In primo luogo, i 100 maggiori fornitori nazionali e internazionali sono stati collegati al sistema di fatturazione digitaleUnifiedpost Group.
In secondo luogo, i fornitori più piccoli sono stati inclusi nel processo di cambiamento. Tutte le fasi di espansione al di fuori della Germania sono state condotte in stretta consultazione in Europa e in America.
La fatturazione elettronica è particolarmente utile in presenza di elevati volumi di fatture. Beiersdorf ha quindi identificato e contattato in anticipo i fornitori più importanti e ha sviluppato un modello di approccio che evidenziava i requisiti tecnici per il passaggio. Una volta che il fornitore si è registrato e ha completato un test iniziale, è stato possibile iniziare a operare dal vivo. Finora sono stati collegati con successo oltre 300 fornitori.

Ma non è solo in Germania che l'azienda ha un elevato volume di fatture. Anche molte sedi internazionali fanno parte del core business. Pertanto, Beiersdorf ha introdotto la fatturazione elettronica anche in Polonia, Portogallo, Spagna, Regno Unito, Stati Uniti e Canada.
In Portogallo e Spagna il passaggio è stato relativamente semplice. In primo luogo, perché i requisiti legali in questi Paesi sono simili a quelli tedeschi. In secondo luogo, perché Beiersdorf ha ricevuto una risposta positiva dai fornitori locali dei due Paesi.
Accettazione e volontà di cambiare non dappertutto
Il passaggio è stato meno semplice in Polonia, Regno Unito, Stati Uniti e Canada. Sebbene in questi Paesi (ad eccezione della Polonia) la fatturazione elettronica sia un problema da anni, ci sono stati sorprendentemente alcuni problemi iniziali.
In questi Paesi, i fornitori non sono abituati a sostenere alcuni costi. La fatturazione elettronica è quindi un problema di costi per molti fornitori. Manca anche il know-how tecnico, soprattutto tra i fornitori più piccoli, e la disponibilità a pagare per la connessione a un sistema che non conoscono.
Un altro ostacolo era rappresentato dalla lingua. Alcuni fornitori inizialmente non erano disposti ad accettare il tedesco o l'inglese come unica lingua per il sistema di fatturazione. Altri si sono sentiti sopraffatti dalla velocità del passaggio e non sono riusciti a tenere il passo con l'accelerazione digitale.
Tuttavia, Beiersdorf e Unifiedpost Group hanno avuto successo nella maggior parte dei casi. Insieme, le aziende hanno trovato una soluzione individuale con i fornitori, ma alla fine hanno aderito al processo standard.
"Non esiste un modo corretto per passare alla fatturazione elettronica. Le regole standard non funzionano ovunque. Siamo quindi in grado di reagire in modo flessibile alle esigenze dei nostri clienti, anche se questo significa adattare il nostro sistema", spiega Unifiedpost Group.
Dal formato PDF alla fattura elettronica
Ma cosa succede esattamente alle fatture dopo la transizione?
- Il fornitore invia i propri documenti di fattura, che vengono inizialmente registrati da Unifiedpost Group.
- Indipendentemente dal canale, dal Paese del fornitore o dal formato della fattura, il sistema Unifiedpost Group converte il file in formato elettronico secondo le specifiche della fatturazione elettronica.
- Il sistema controlla i campi di dati per le informazioni pertinenti, in modo che la fattura possa essere elaborata dal sistema SAP di Beiersdorf.
- I dati della fattura vengono inviati a SAP come record di prenotazione, compreso il PDF corrispondente.
Questo semplice processo ha già portato a successi iniziali e misurabili in Beiersdorf.

"Grazie alla fatturazione elettronica, possiamo lavorare in modo più efficiente e rapido. In un anno siamo riusciti a ridurre al 15% la percentuale di 'blind posted', cioè di fatture inviate automaticamente dal sistema. Ciò significa che i dipendenti non devono più toccare queste fatture. Ma si può fare ancora molto nel tempo", afferma André Rogel.
Beiersdorf sta quindi pianificando di collegare altri Paesi. L'attenzione si concentra sui Paesi che hanno volumi di fatture relativamente elevati nei loro siti produttivi, come l'America Latina e l'Asia. A lungo termine, Beiersdorf vuole utilizzare la fatturazione elettronica a livello globale e digitalizzare ulteriormente le fatture in uscita.
La fatturazione elettronica sta diventando obbligatoria e riguarda tutti
Per gestire un progetto di tale portata, è necessaria la giusta competenza e la perseveranza. André Rogel ha quindi un consiglio per le altre aziende:
"La fatturazione elettronica non è una cosa scontata, ma richiede un alto livello di impegno. In nessun caso le aziende devono farsi scoraggiare dal lavoro. I processi di fatturazione elettronica arriveranno prima e non dopo. La digitalizzazione aumenterà radicalmente e prima le aziende affrontano l'argomento, meglio saranno equipaggiate per il futuro. Un fornitore può fornire guida e assistenza. La fatturazione elettronica non solo sarà obbligatoria, ma porterà anche a una maggiore efficienza e a una riduzione dei costi di elaborazione. E questo dovrebbe essere un incentivo per tutti".
Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.