Les avantages de l'échange de données informatisées (EDI) sont reconnus depuis longtemps par les détaillants, qui ont simplifié leurs processus et augmenté leur efficacité en numérisant les documents de leur chaîne d'approvisionnement. Actuellement, les magasins du secteur du bricolage intègrent rapidement l'EDI dans leurs processus.
Malgré les avantages évidents de l'EDI, notamment le traitement automatique de commandes et de factures comportant des centaines de lignes (avec des marchandises différentes et leurs attributs), cette solution n'est pas encore très répandue dans les secteurs de la fabrication, de la distribution, de la vente de voitures et d'autres véhicules. C'est pourquoi, dans cet article, nous examinons les raisons pour lesquelles le secteur qui a le plus grand potentiel d'avantages n'utilise que très peu l'EDI.
Unprocessus plus compliqué
Le processus de livraison des marchandises est assez simple dans le commerce de détail : une commande est envoyée, les marchandises sont livrées et le magasin les reçoit. Les commandes sont passées régulièrement, à intervalles réguliers (quotidiens, hebdomadaires, etc.). L'assortiment de marchandises est convenu et connu à l'avance. La livraison est généralement effectuée à la date convenue et ne dépasse pas une semaine. La totalité de la commande est exécutée en un seul envoi.
Cependant, dans les secteurs de la production et de la distribution, les choses sont un peu plus compliquées. Nous ne commandons pas des biens de consommation, mais des matériaux, des composants, des pièces détachées destinés à la production, à la revente ou à la prestation de services. Les commandes sont passées à l'avance en fonction des besoins prévus en matière de production, de vente ou de service. Le client souhaite généralement savoir quand et quel type de marchandises sera livré, ou si la quantité totale sera reçue. En l'absence d'une quantité suffisante de marchandises, des alternatives sont demandées. Des modifications peuvent également être apportées à la commande, et même plusieurs fois.
Toutes ces informations doivent être documentées et transmises, et la procédure de modification doit être prévue. La commande de marchandises peut être livrée non pas une fois, mais plusieurs fois. Les marchandises arrivées doivent être liées aux commandes et suivies dans le système pour vérifier si elles ont été entièrement exécutées. La facture pour les marchandises peut également être reçue plus tard en consolidant plusieurs envois. Tout cela pose de nombreux défis techniques. Par exemple, tous les fournisseurs ne peuvent pas transmettre le numéro de commande sur la facture ou le délai de livraison pour chaque article séparément, et la mise en œuvre de champs supplémentaires dans le système ERP peut s'avérer très coûteuse.
Une gestion des données plus complexe
Dans le commerce de détail, peu d'attributs de produits sont utilisés - code, code-barres, quantité, unité, emballage, etc., mais dans la production et la distribution, le numéro de lot, la date de fabrication, le pays d'origine, le poids, les dimensions et d'autres informations spécifiques sont également utilisés. Un document peut contenir plusieurs lignes avec le même produit, mais par exemple avec des numéros de lots différents. En outre, les marchandises sont parfois fabriquées sur commande spéciale, et leur code peut ne pas être connu du destinataire du document et ne pas être reconnu par son système. Tous les fournisseurs ne sont pas en mesure de remplir tous les champs requis dans les documents, et il convient de prévoir des scénarios pour savoir ce qui sera fait dans ce cas.
Anciennes normes et systèmes propriétaires
La plupart des secteurs de la production et de la distribution coopèrent avec de grands fournisseurs étrangers qui utilisent l'EDI depuis plusieurs décennies avec des formats de documents, des canaux et des protocoles dépassés (Edifact, AS2, X.400). Cela signifie que le transfert de données est techniquement plus complexe que l'utilisation de formats (par exemple XML) et de canaux (par exemple SFTP) modernes.
Certains fournisseurs préfèrent que les clients commandent des marchandises par l'intermédiaire de leurs boutiques en ligne. Cependant, les acheteurs ont généralement des dizaines de fournisseurs et la connexion à différents portails ne semble plus intéressante. Cela prend plus de temps que de passer des commandes dans votre système ERP.
Complication de l'engagement des fournisseurs
Pour les raisons susmentionnées, les fournisseurs sont souvent réticents ou incapables d'établir une connexion EDI - soit parce que c'est techniquement trop compliqué, soit parce que c'est trop cher, soit parce qu'ils pensent que leurs portails d'approvisionnement répondent aux besoins.
Un gros acheteur du commerce de détail convainc facilement son fournisseur d'utiliser l'EDI (la clause relative à l'EDI est incluse dans le contrat de fourniture), parce qu'il peut choisir des marchandises auprès de plusieurs fournisseurs. Malheureusement, la situation des secteurs susmentionnés est quelque peu différente. La plupart du temps, leurs fournisseurs sont de grandes entreprises étrangères et il n'y a pas beaucoup de choix de fournisseurs alternatifs. Par ailleurs, les fournisseurs ne sont pas toujours disposés à modifier ou à améliorer leurs systèmes pour un client particulier.
Dans le commerce de détail, une alternative à une solution EDI intégrée consiste à utiliser un portail EDI, mais il est pratiquement impossible de convaincre un grand fournisseur de le faire.
Malgré tous les défis énumérés, il est toujours possible de trouver des solutions. Certains fournisseurs ont leurs propres opérateurs EDI et il est possible de négocier avec eux. D'autres solutions consistent à envoyer des fichiers par courrier électronique et à convertir ou numériser des documents.
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