Depuis plus de 60 ans, Werner Reitz GmbH est l'un des experts du marché des équipements de protection individuelle (EPI), des vêtements de travail et des vêtements de protection. L'entreprise familiale a été fondée en 1948 par Werner Reitz et est aujourd'hui détenue et gérée par la troisième génération. Depuis le siège de l'entreprise à Gelnhausen, 40 employés veillent au bon déroulement des opérations et à l'optimisation du service à la clientèle.
Alors que les produits de Werner Reitz GmbH sont toujours à la pointe de la technologie et répondent aux normes les plus élevées, la numérisation professionnelle des processus de facturation et de commande a été traitée de manière plutôt provisoire jusqu'au début de l'année 2016. Depuis mars 2016, Werner Reitz a progressivement numérisé les factures et les documents de commande avec la solutionUnifiedpost Group.
Abandonner les processus manuels
Dans le passé, un seul programmeur était responsable de tous les processus de paiement et de commande électroniques chez Werner Reitz. Cependant, ce processus n'était pas standardisé, ce qui entraînait inévitablement des erreurs. Par rapport à l'infrastructure informatique actuelle, la plate-forme technique n'était pas non plus à la pointe de la technologie en termes de performance et de fiabilité. Globalement, l'entreprise avait besoin d'une solution standardisée, qui élimine les dépendances et les taux d'erreur élevés.
L'entreprise s'est fixé pour objectif de normaliser et de numériser ses processus financiers et de commande avec l'aide d'un fournisseur externe. Werner Reitz savait que la numérisation de ses processus de paiement et de commande résoudrait bon nombre de ses problèmes. L'entreprise savait également qu'en passant à un nouveau système, elle pourrait réaliser des économies considérables.
C'est pourquoi l'entreprise s'est mise à la recherche d'une solution de facturation électronique (e-invoicing) appropriée afin d'optimiser ses processus de paiement et de commande.
Externalisation : une solution professionnelle à partir d'une source unique
Afin de répondre aux exigences techniques en matière d'échange électronique, Werner Reitz a tout d'abord remplacé son ancien système ERP par une nouvelle solution. L'entreprise a ensuite cherché un fournisseur de services de facturation électronique approprié.
La recherche d'un fournisseur approprié a duré à peine deux mois. Jonathan Reitz, responsable de la gestion des projets et de la qualité chez Werner Reitz GmbH, a été impliqué dans le processus dès le début.
"Le sujet était prioritaire pour nous : nous voulions mettre en place une nouvelle solution le plus rapidement possible. Nous avons contacté cinq fournisseurs au total. Selon nous, Unifiedpost Group présentait le concept le plus approprié en termes de mise en œuvre technique, de coûts et de respect des délais, et était donc le plus convaincant."
Cependant, le facteur temps n'était pas le seul critère important dans le choix d'un fournisseur: le nouveau système devait également provenir d'une source unique, être capable de couvrir tous les formats de documents de factures et de commandes et être absolument fiable. Une assistance et un suivi complets de la part de l'équipe d'assistance technique étaient également importants. Enfin, l'archivage à court terme faisait partie du profil d'exigences.
Unifiedpost Group a été en mesure de répondre à toutes les exigences et s'est donc vu attribuer le contrat.
Il s'est écoulé un peu moins de cinq semaines entre l'attribution du contrat et la mise en service du système. L'ensemble de la chaîne de valeur des processus de commande et de paiement, qui était auparavant programmée en interne, a été externalisée à Unifiedpost Group dans le cadre du changement. Outre la période de mise en œuvre ambitieuse, la prise en compte des exigences individuelles des clients, notamment en ce qui concerne les documents de facturation, a constitué un défi particulier.
La phase de réalisation de tels projets peut prendre jusqu'à six mois. Cependant, Unifiedpost Group a été en mesure d'effectuer le changement en quelques semaines seulement et de respecter ainsi le délai fixé par l'entreprise. Depuis le mois de mars, tous les clients de Werner Reitz sont désormais connectés.
Une collaboration réussie
La collaboration avec Unifiedpost Group porte déjà ses fruits pour Werner Reitz.
"L'externalisation des processus a permis à l'entreprise de réaliser des économies", explique Jonathan Reitz : "En tant que prestataire, Unifiedpost Group prend en charge les tâches pour lesquelles nous devrions employer un département entier. Grâce à la technologie flexible et conforme, nous savons que nos processus financiers sont entre de bonnes mains et nous pouvons nous concentrer sur d'autres tâches. Ce que nous apprécions également beaucoup, c'est que le changement de système n'a pratiquement pas entraîné de travail supplémentaire pour nos clients. Comme Unifiedpost Group peut traiter et traduire n'importe quel format de facture et de commande, le système utilisé par nos clients n'a pas d'importance.
Le nombre d'erreurs dans les processus a considérablement diminué, car seuls des cas exceptionnels nécessitent une intervention manuelle. Au total, plus de 15 000 commandes ont été traitées numériquement depuis la transition.
Objectif : une expansion constante de la numérisation
Werner Reitz GmbH a des projets ambitieux visant à réduire et, à terme, à éliminer les documents papier. L'entreprise a également pour objectif d'optimiser les processus de commande et de paiement, de réduire les coûts et, à long terme, de parvenir à une numérisation complète de l'ensemble de l'entreprise. Afin de réaliser ces projets, la collaboration stratégique avec Unifiedpost Group sera renforcée.
Maintenant que le côté client a été connecté, le côté fournisseur se profile à l'horizon.
"Jusqu'à présent, nous n'avons reçu aucune plainte. La collaboration se déroule sans problème et tout a été mis en œuvre comme convenu. Unifiedpost Group réagit rapidement aux changements et adapte les paramètres du système à nos exigences. Nous sommes convaincus d'avoir trouvé en Unifiedpost Group un partenaire fiable qui répond parfaitement à nos attentes et avec lequel nous pouvons atteindre nos objectifs ambitieux en matière de numérisation."
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
