Leica Geosystems - fabricant mondial d'instruments de mesure de précision pour les travaux de construction - a pris les mesures nécessaires pour que sa filiale italienne se conforme aux réglementations nationales en matière de facturation électronique. Le tout avec l'aide de Unifiedpost Group.
Depuis janvier 2019, la facturationélectronique (e-invoicing) est obligatoire en Italie pour toutes les entreprises nationales qui envoient des factures à des clients italiens. Les entreprises doivent d'abord envoyer leurs factures à la plateforme officielle italienne "Sistema di Interscambio" (SdI) avant qu'elles ne parviennent au destinataire. Leica Geosystems a pris les mesures nécessaires pour s'assurer que sa filiale italienne respecte la législation locale.
Occasion : La révolution de la facturation électronique obligatoire en Italie
La directive 2014/55/UE de la Commission européenne entend promouvoir " l'utilisation de la facturation électronique pour les marchés publics en favorisant la garantie de l'interopérabilité sémantique et l'amélioration de la sécurité juridique ". À cette fin, l 'Italie a créé une plateforme officielle (SdI) par laquelle toutes les factures doivent passer.
Thomas Pitscheider, chef de projet SAP chez Leica Geosystems et responsable du changement en Italie, ne voulait pas que des complications surviennent lors de la transition de l'entité italienne de l'entreprise vers des processus électroniques de réclamation. Thomas a pris les mesures nécessaires dans un délai raisonnable en faisant appel à des partenaires de service compétents.
"D'une manière générale, la numérisation nous aide à atteindre nos objectifs d'entreprise et permet d'optimiser les processus, d'améliorer l'efficacité du travail et de réaliser des économies. Cependant, les exigences de l'UE en matière de facturation électronique, spécifiques à chaque pays, ajoutent aujourd'hui des exigences supplémentaires, dont certaines posent de véritables défis techniques", explique M. Pitscheider. Certaines d'entre elles posent de véritables défis techniques", explique M. Pitscheider.
L'appel d'offres : Choisir Unifiedpost Group comme partenaire
M. Pitscheider se souvient de la pression temporelle à laquelle il a été confronté à la mi-2018 :
" À partir du 1er janvier 2019, toutes les entreprises en Italie ont été obligées d'émettre des factures électroniques dans les secteurs B2B et B2C, de les envoyer exclusivement via le système d'échange officiel SdI, et de les signer à l'aide d'une signature électronique qualifiée. Afin de respecter cette échéance, nous avons dû trouver très rapidement des partenaires compétents pour la mise en œuvre technique. Début 2018, nous avons d'abord essayé de chercher nous-mêmes des prestataires sur le marché, mais nous avons dû prendre une décision en raison du grand nombre de prestataires, du manque de clarté et de la pression du temps. Nous avons rapidement décidé de faire appel à un consultant", explique Pitscheider.
Le projet : Démarrage tardif et calendrier serré
À la mi-octobre 2018, après un appel d'offres fructueux, Leica a attribué le contrat. Unifiedpost Group le contrat. Cependant, il ne restait que douze semaines avant que le projet ne doive être mis en service, c'est pourquoi l'équipe de projet a été constituée en toute hâte et la réunion de lancement a eu lieu au début du mois de novembre.
Sur recommandation de Unifiedpost Group, Pitscheider avait confié la connexion au système SAP aux experts d'Arvato Bertelsmann. La répartition du projet était alors claire :
- Leica Geosystems s'est chargé d'extraire les données de SAP.
- Arvato Bertelsmann a programmé l'interface avec Unifiedpost Group et s'est chargé d'établir la connexion avec la solution de Unifiedpost Group et de renvoyer les états d'acquittement à SAP.
- Unifiedpost Group a converti l'IDOC fourni par SAP dans le format FatturaPA (le format légalement requis en Italie). Après un contrôle interne, Unifiedpost Group a envoyé les données à la plateforme italienne SdI et a renvoyé les états d'accusé de réception.
À la mi-novembre 2018, le concept a finalement été approuvé et l'équipe de projet a pu commencer la mise en œuvre.
La plateforme de l'État : un défi relevé
En résumé, M. Pitscheider déclare : "Techniquement, le projet a certainement été un défi, le plus difficile étant de comprendre le format FatturaPA de la plate-forme. En ce qui concerne la pression des délais, Unifiedpost Group avait heureusement déjà de l'expérience en Italie. Néanmoins, les tests ont été difficiles car les fichiers XML ne pouvaient être vérifiés que sur le plan technique, mais pas sur le plan du contenu. Malheureusement, il n'y avait personne à qui nous aurions pu poser la question. Et la documentation existante n'était disponible qu'en italien".
Malgré toutes les difficultés, Leica Geosystems a pu envoyer les premières factures productives à ses clients via le portail italien SdI à la mi-janvier !
En Italie, Leica Geosystems enregistre en moyenne entre 9 000 et 10 000 factures sortantes par an. L'envoi de factures à paiement fractionné à des clients du secteur public s'est avéré particulièrement difficile. Ils étaient les seuls à pouvoir rejeter les factures par voie électronique. Pour ce faire, ils disposaient d'un délai de 14 jours, qui était généralement utilisé pour demander une facture corrigée. Dans les factures à paiement fractionné, seul le montant net est payé par l'administration au fournisseur. Les taxes sont payées directement à l'administration fiscale.
Réception de la facture : Unifiedpost Group récupère les données de la plateforme
Leica Geosystems a traité les factures entrantes dans un grand nombre de ses entreprises à l'aide d'un système intelligent et auto-apprenant développé par Tanro.
Les factures sont envoyées par courrier avec des pièces jointes au format PDF et sont traitées à l'aide d'un scanner OCR, ce qui représente un total d'environ 100 000 factures par an. Unifiedpost Group Leica "récupère" la facture sur la plate-forme de l'État, la convertit en format PDF avec la structure SdI et l'envoie sous cette forme à Leica pour un traitement ultérieur.
Perspectives : L'Europe passe au numérique
Après la transition réussie vers des processus numérisés, d'autres pays européens figurent désormais au programme de numérisation de Leica. Avec une présence internationale et plus de 130 sociétés nationales, Leica Geosystems a certainement beaucoup à faire pour s'assurer qu'elle respecte les réglementations en matière de conformité fiscale dans le monde entier.
Il va sans dire que Leica Geosystems s'appuie une fois de plus sur son partenaire éprouvé... Unifiedpost Group.
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
