Evonik est l'une des principales entreprises mondiales de produits chimiques spécialisés. Depuis son siège en Allemagne, Evonik gère ses activités dans plus de 100 pays à travers le monde. Une croissance rentable et une augmentation durable de la valeur de l'entreprise sont les deux piliers les plus importants de la réussite future d'Evonik.
Rien qu'en Allemagne, Evonik reçoit environ 1,2 million de factures par an via un système central de réception des factures. 38 employés veillent à ce que les factures soient traitées rapidement. Pour ce faire, ils doivent tenir compte des exigences fiscales et juridiques et être en mesure de rendre compte de leur traitement lors d'audits internes et externes.
Jusqu'à il y a quelques années, les factures, qui étaient exclusivement sur papier, étaient préparées pour être scannées immédiatement après leur réception et passaient ensuite par un traitement OCR (reconnaissance optique de caractères). L'ensemble du processus de vérification et de reconnaissance des factures d'Evonik est cartographié via un système de flux de travail soutenu par SAP et Lotus Notes.
Les factures sortantes ne sont pas émises de manière centralisée, mais par l'intermédiaire des unités commerciales respectives du département des ventes. L'équipe saisit les commandes, rédige les factures sortantes correspondantes, puis les transfère à l'emballage et à l'expédition.
Des processus archaïques font obstacle à un traitement efficace des factures
Afin d'améliorer l'efficacité, Evonik a dû introduire une nouvelle méthode pour traiter tous les processus manuels. Les processus existants, ainsi que les solutions OCR, n'offraient qu'une marge de manœuvre limitée pour un traitement efficace et optimal.
"La réception de factures par la poste implique toujours des retards dans l'acheminement du courrier, voire le risque de perdre des documents", souligne le Dr Frank Schersinger, responsable des comptes courants chez Evonik. "En outre, les factures doivent d'abord être préparées pour l'archivage numérique par des étapes manuelles, par exemple en enlevant les agrafes ou en adaptant le format du papier."
L'interrogation de certains fournisseurs sur la possibilité de transmettre leurs factures par voie électronique a finalement incité Evonik à passer à l'action.
Un avenir durable grâce aux procédés électroniques
"Nous avons observé le marché du traitement électronique des factures pendant un certain temps", se souvient Frank Schersinger. "Lorsqu'il est apparu clairement que la facturation électronique n'était pas un feu de paille, mais une alternative efficace et pérenne, nous avons mis à l'épreuve différents fournisseurs de services de facturation électronique dans le cadre d'une série d'ateliers en 2009. Le choix s'est rapidement porté sur Unifiedpost Group", ajoute Bernadette Hampl, responsable du contrôle des factures.
Cela est dû en partie à l'approche globale deUnifiedpost Group et à son implication dans de nombreuses associations nationales et européennes, qui soulignent la longévité de l'entreprise à l'échelle mondiale. Après tout, une solution de facturation électronique doit convenir à des processus à long terme à l'échelle internationale.
De septembre à novembre 2009, Unifiedpost Group et Evonik ont mis en place l'interface technique et connecté l'opérateur téléphonique d'Evonik en tant que fournisseur pilote. Par la suite, Unifiedpost Group a pris en charge la connexion des fournisseurs les plus importants.
"Nous avons choisi la bonne solution pour chaque entreprise en fonction de sa taille et de ses exigences techniques. Cela nous a permis d'intégrer en douceur des fournisseurs ayant un large éventail d'exigences et de conditions préalables", explique Unifiedpost Group.
Fin 2009, la réception électronique des factures des fournisseurs et la facturation électronique dans le cadre de la procédure de note de crédit ont été mises en place avec succès.
À ce jour, les 200 plus grands fournisseurs d'Evonik ont intégré le nouveau processus. Pour les fournisseurs qui sont passés à la facturation électronique, les activités supplémentaires chronophages telles que la préparation des scans, la numérisation et le traitement OCR ne sont plus nécessaires.
Evonik peut également s'assurer que les factures sont transmises dans le format approprié et à la date exacte, ce qui permet de passer directement à la procédure de traitement ultérieure. Il n'y a pas de rupture de média, pas de perte de temps et pas de risque de perte de données. Les erreurs de lecture OCR sont également évitées et le contrôle préliminaire des factures conformément au §14 UStG est effectué directement via Unifiedpost Group.
Après la mise en œuvre réussie de la réception électronique des factures, Evonik a également converti ses factures sortantes en Allemagne. L'accent a été mis sur les différentes exigences techniques du plus grand nombre possible de clients. Unifiedpost Group a fourni des solutions personnalisées pour assurer un processus de facturation électronique sans heurts.
Étendre la solution à l'échelle mondiale
À l'avenir, Evonik a l'intention d'augmenter encore le volume de factures transmises électroniquement, toujours avec la solution de Unifiedpost Group. La Belgique a déjà été intégrée avec succès dans le processus et l'intégration des États-Unis, avec ses conditions de marché spécifiques, est actuellement examinée. La Belgique s'est déjà intégrée avec succès dans le processus et l'intégration des États-Unis, avec ses conditions de marché spécifiques, est actuellement à l'étude.
En 2010, Unifiedpost Group et Evonik ont ajouté une solution spécifique pour les factures sortantes au Mexique, en collaboration avec le fournisseur. Il s'agissait également de définir les exigences spécifiques relatives à la législation fiscale locale.
"Au Mexique, nous avons mis en œuvre la solution en collaboration avec des partenaires locaux et l'unité commerciale locale d'Evonik afin de pouvoir répondre de manière optimale aux conditions locales et aux exigences légales", déclare Unifiedpost Group, en expliquant le processus.
Evonik s'adaptera rapidement aux nouvelles exigences mondiales avec l'aide de Unifiedpost Group.
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
