Beiersdorf passe à la facturation électronique à l'échelle internationale avec l'aide de Unifiedpost Group. Découvrez les pays où le passage à la facturation électronique s'est fait facilement et ceux où il s'est avéré plus difficile.
Beiersdorf en chiffres et en histoire
Beiersdorf est connu dans le monde entier pour des marques telles que Nivea, Tesa et Eucerin. Le groupe allemand de biens de consommation est actif dans plus de 100 pays avec plus de 160 filiales et plus de 17 000 employés. Il va de soi qu'une entreprise de cette taille traite de nombreuses factures. Rien qu'en Europe, environ 700 000 documents de facturation sont reçus chaque année.
L'un des défis de Beiersdorf en matière de facturation est que les créances arrivent dans l'entreprise depuis différents pays, dans différentes langues et sous différents formats. Elles parviennent parfois à Beiersdorf par la poste, par PDF dans les courriels et via les systèmes d'autofacturation (ERP).
Afin de traiter efficacement la masse de documents, Beiersdorf a décidé d'introduire la facturation électronique (e-invoicing) dans le monde entier et de numériser ses processus de facturation.
Accélération des processus et réduction de la charge de travail
Lorsqu'une entreprise passe à la facturation électronique, elle n'a plus besoin de saisir ou de traiter manuellement les données de la facture. La transition permet de rationaliser et d'accélérer le temps de traitement d'une facture.
"En règle générale, les factures de nos fournisseurs sont créées électroniquement, c'est-à-dire qu'elles sont déjà numérisées, imprimées et envoyées par la poste. Elles doivent ensuite être à nouveau enregistrées numériquement par le comptable pour être traitées. La facturation électronique nous permet d'éviter cette discontinuité des supports et donc de rendre le processus plus efficace", explique André Rogel, responsable de la comptabilité fournisseurs pour l'Europe chez Beiersdorf Shared Services. "Les données de la facture peuvent désormais être vérifiées automatiquement et numériquement, ce qui réduit considérablement la charge de travail et le taux d'erreur et permet idéalement un traitement automatisé."
En 2008, Beiersdorf a décidé de tester le format de facture électronique avec certains de ses fournisseurs, tandis que Unifiedpost Group soutenait la mise en œuvre technique. Huit ans plus tard, il a été décidé de lancer un projet global de numérisation. L'objectif était de connecter la majorité des fournisseurs et d'offrir aux plus petits d'entre eux la possibilité d'utiliser la facturation électronique.
Cependant, comme chaque partie chargée de la facturation avait ses propres exigences, Beiersdorf s'est appuyé sur l'aide de Unifiedpost Group:
"Nous recherchions un fournisseur qui offre un large portefeuille, qui soit flexible et qui dispose d'une expertise internationale. Nous ne voulions pas non plus d'un fournisseur purement EDI. Unifiedpost Group offre tout cela et répond aux exigences de notre projet. Nous apprécions également le contact personnel et la coopération basée sur le partenariat", déclare André Rogel.
Passage à la facturation électronique en fonction du volume de factures et de l'activité principale
Dans le cadre du projet, la facturation électronique a d'abord été introduite dans les processus de l'équipe allemande. Tout d'abord, les 100 principaux fournisseurs nationaux et internationaux ont été connectés au système de facturation numérique deUnifiedpost Group.
Deuxièmement, les petits fournisseurs ont été inclus dans le processus de changement. Toutes les étapes de l'expansion au-delà de l'Allemagne ont été menées en étroite concertation avec l'Europe et l'Amérique.
La facturation électronique est particulièrement intéressante lorsque les volumes de factures sont importants. Beiersdorf a donc identifié et contacté à l'avance les fournisseurs les plus importants et a mis au point un modèle d'approche qui mettait en évidence les exigences techniques du changement. Une fois que le fournisseur s'est enregistré et qu'il a effectué un premier test, l'opération peut commencer. À ce jour, plus de 300 fournisseurs ont été connectés avec succès.
Mais il n'y a pas qu'en Allemagne que l'entreprise a des volumes de facturation élevés. De nombreux sites internationaux font également partie de son activité principale. C'est pourquoi Beiersdorf a également introduit la facturation électronique en Pologne, au Portugal, en Espagne, au Royaume-Uni, ainsi qu'aux États-Unis et au Canada.
Au Portugal et en Espagne, le changement a été relativement simple. Premièrement, parce que les exigences légales dans ces pays sont similaires à celles de l'Allemagne. Ensuite, parce que Beiersdorf a reçu une réponse positive de la part des fournisseurs locaux de ces deux pays.
Acceptation et volonté de ne pas changer partout
La transition a été moins simple en Pologne, au Royaume-Uni, aux États-Unis et au Canada. Bien que dans ces pays (à l'exception de la Pologne) la facturation électronique soit un problème depuis des années, il y a eu, de manière surprenante, quelques difficultés initiales.
Dans ces pays, les fournisseurs ne sont pas habitués à supporter une partie des coûts. La facturation électronique est donc un problème de coût pour de nombreux fournisseurs. Il y a également un manque de savoir-faire technique - en particulier chez les petits fournisseurs - et de volonté de payer pour la connexion à un système qu'ils ne connaissent pas.
Un autre obstacle était la langue. Certains fournisseurs n'étaient initialement pas disposés à accepter l'allemand ou l'anglais comme seule langue pour le système de facturation. D'autres se sont sentis dépassés par la vitesse du changement et n'ont pas pu suivre l'accélération numérique.
Cependant, Beiersdorf et Unifiedpost Group ont réussi dans la majorité des cas. Ensemble, les entreprises ont trouvé une solution individuelle avec les fournisseurs, mais ont finalement adhéré au processus standard.
"Il n'existe pas de méthode unique pour passer à la facturation électronique. Les règles standard ne fonctionnent pas partout. Nous sommes donc en mesure de réagir avec souplesse aux besoins de nos clients, même si cela implique d'adapter notre système", explique Unifiedpost Group.
Du PDF au format de facture électronique
Mais qu'advient-il exactement des factures après la transition ?
- Le fournisseur envoie ses documents de facturation, qui sont initialement enregistrés par Unifiedpost Group.
- Quel que soit le canal, le pays du fournisseur ou le format de la facture, le système de Unifiedpost Group convertit le fichier en format électronique conformément aux spécifications de la facturation électronique.
- Le système vérifie les informations pertinentes dans les champs de données, de sorte que la facture puisse être traitée par le système SAP de Beiersdorf.
- Les données de la facture sont envoyées à SAP sous la forme d'un enregistrement, y compris le PDF correspondant.
Ce processus simple a déjà donné lieu à des succès initiaux et mesurables chez Beiersdorf.
"Grâce à la facturation électronique, nous pouvons travailler plus efficacement et plus rapidement. En l'espace d'un an, nous avons pu réduire à 15 % la proportion de 'blind posting', c'est-à-dire de factures comptabilisées automatiquement par le système. Cela signifie que les employés ne doivent plus toucher à ces factures. Mais il y a encore beaucoup à faire au fil du temps", déclare André Rogel.
Beiersdorf prévoit donc de connecter d'autres pays. L'accent est mis sur les pays qui ont des volumes de factures relativement élevés sur leurs sites de production, comme l'Amérique latine et l'Asie. À long terme, Beiersdorf souhaite utiliser la facturation électronique à l'échelle mondiale et continuer à numériser les factures sortantes.
La facturation électronique devient obligatoire et concerne tout le monde
Pour gérer un projet d'une telle ampleur, il faut disposer de l'expertise nécessaire et faire preuve de persévérance. André Rogel a donc un conseil à donner aux autres entreprises :
"La facturation électronique n'est pas une évidence mais nécessite un haut niveau d'engagement. Les entreprises ne doivent en aucun cas être découragées par le travail. Les processus de facturation électronique arriveront plus tôt que tard. La numérisation va radicalement s'accélérer et plus tôt les entreprises s'attaqueront au sujet, mieux elles seront armées pour l'avenir. Un fournisseur peut fournir des conseils et une assistance. La facturation électronique sera non seulement obligatoire, mais elle permettra également d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts de traitement. Et cela devrait être une motivation pour tout le monde."
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
