La Deutsche Bahn s'est engagée à rationaliser et à normaliser ses processus de facturation sortante dans l'ensemble de l'entreprise. Pour faire avancer ce vaste projet, le partenaire numérique de la Deutsche Bahn, DB Systel, travaillera avec le fournisseur mondial de services de facturation Unifiedpost Group.
Le processus a commencé avec DB Cargo par la standardisation des processus de facturation sortante des quinze entités de DB Cargo. La standardisation de 15 entités dans différents pays n'a pas été sans poser de problèmes. Avec des exigences légales spécifiques à chaque pays et environ 150 000 factures sortantes par an, ce projet international de grande envergure et très complexe comportait de nombreux éléments mobiles. Mais après neuf mois de changements de processus, le projet a été mené à bien !
Découvrez le parcours de ce projet de grande envergure au cours de ces neuf mois et entrez dans les détails.
DB Cargo : une histoire de commerce international
DB Cargo AG est une entreprise internationale de transport et de logistique qui regroupe toutes les activités nationales et internationales de fret ferroviaire de la Deutsche Bahn. Des filiales dans dix-huit pays européens différents appartiennent à la société mère.
Si l'on considère le nombre de kilomètres parcourus, DB Cargo est le leader en Europe. L'entreprise est également pionnière en matière de numérisation de l'envoi des factures : le cap décisif a été fixé il y a plus de dix ans et tous les processus ont été adaptés en conséquence.
Cependant, la complexité des processus d'entreprise transfrontaliers ne cesse de croître et les exigences légales incohérentes dans les différents pays de l'UE constituent un nouveau défi. C'est pourquoi le département financier de la DB a demandé à son partenaire de numérisation, DB Systel, d'offrir un service uniforme de facturation sortante dans toutes les entités.
L'uniformité facilite les choses
La normalisation des systèmes dans les différentes entités est un objectif de la DB depuis 2018. DB Cargo a été la première entité à mettre en œuvre le projet avec Unifiedpost Group DB Cargo a été la première entité à mettre en œuvre le projet avec la mise en place d'un système de gestion des données à la fin de 2019.
"Notre situation initiale était certes assez inhabituelle pour Unifiedpost Group: nous étions déjà numérisés, mais nous voulions nous éloigner de la solution existante, qui avait évolué pendant dix ans et n'était plus orientée vers l'avenir", expliqueIngo von Ammon de DB Cargo.
En 2016, la proportion de factures électroniques par rapport aux factures déposées physiquement était encore de 42:58. En 2019, ce rapport était déjà de 65:35 et en 2020 de 71:29 !
L'entreprise a franchi une étape supplémentaire dans son processus de facturation avec Unifiedpost Group en traitant également les envois de factures.
"Avec Unifiedpost Group, DB a trouvé un prestataire de services qui permet de répondre aux exigences internationales les plus diverses dans le domaine de la numérisation de l'envoi des factures par le biais d'un canal de sortie central", déclare M. von Ammon.
Toutes les exigences légales, telles que l'archivage à l'épreuve des audits, ont également été mises en œuvre. DB Cargo reçoit toutes les factures renvoyées à ses propres archives. Un canal de retour vers le système d'archivage de DB Cargo a été spécialement mis en place à cet effet.
Des calculs complexes, d'énormes volumes de données et une solution numérique simple
Les factures de la DB - avec un large éventail de pièces jointes telles que les trajets en train, les détails des itinéraires, les types de wagons et les déploiements - comprennent d'énormes quantités de données, avec parfois jusqu'à cinq niveaux par poste de facture répertorié.
La création de fichiers PDF aussi volumineux nécessite une énorme puissance de calcul de la part de Unifiedpost Group. En outre, la structure des postes de facturation était soumise à une logique qui avait été développée individuellement pendant de nombreuses années par les services informatiques internes pour répondre aux besoins spécifiques des différentes entreprises.
"Comprendre cette logique en détail et la remodeler a été un défi majeur pour Unifiedpost Group" , déclare von Ammon. "Une simple implémentation 1:1 n'était pas possible, mais Unifiedpost Group a travaillé avec persévérance sur toutes les caractéristiques spéciales et a trouvé une solution pour presque toutes les exigences. Aujourd'hui, certaines applications ne sont peut-être plus aussi flexibles qu'avant, mais la standardisation nous apporte des avantages indéniables en termes de processus, de maintenance et d'investissement dans l'avenir", résume le chef de projet.
Les dix-huit pays ont été progressivement convertis. Le plan consistait à activer progressivement tous les clients des quinze entreprises de l'époque et de la société mère, et à procéder rapidement à des ajustements en fonction des résultats obtenus. L'ampleur du projet a nécessité un échange particulièrement intensif au sein de l'équipe de projet.
"Au début, nous avons certainement sous-estimé les besoins et les efforts des deux parties", se souvient M. von Ammon. "Tout d'abord, nous avons dû définir les termes afin que toutes les personnes impliquées utilisent la même formulation. Nous avons ensuite eu besoin de plus de temps et de personnel. Nous avons utilisé un tableau Kanban comme outil de gestion de projet, car les échanges par téléphone et par courrier électronique n'étaient pas suffisamment efficaces.
En fin de compte, jusqu'à huit membres du projet ont été impliqués de part et d'autre et les conférences en ligne se sont stabilisées à une fois par semaine, puis à une semaine sur deux.
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L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
