Unifiedpost Group et le centre de données municipal Komm.ONE permettent à la ville de Heidelberg de passer à une solution efficace de traitement des factures.
La possibilité d'accepter des factures électroniques et de les traiter numériquement présente des avantages considérables pour la ville de Heidelberg. La ville se rapproche ainsi de son objectif de devenir une municipalité numérisée et en réseau.
M. Wieske, du bureau du trésor, commente : "Grâce à cette solution unique et simple de Unifiedpost Group, nous avons pu automatiser nos processus et simplifier les flux de travail internes. Grâce à ces avantages, nos employés municipaux ont enfin plus de temps à consacrer aux véritables préoccupations de nos citoyens."
Réduire les coûts grâce à la solution de Unifiedpost Group
La ville de Heidelberg reçoit des milliers de factures chaque année, ce qui occasionnait auparavant un important travail administratif. Afin de réduire les coûts, mais aussi de concrétiser la vision d'une municipalité numérisée, la ville a fait appel à Unifiedpost Group.
Grâce à la solution commune de Komm.ONE et de Unifiedpost Group, la ville de Heidelberg peut accepter des factures électroniques dans de nombreux formats, sans avoir à les traiter manuellement.
La coopération avec le centre informatique municipal Komm.ONE et Unifiedpost Group garantit que les factures sont transférées directement et automatiquement dans le flux de travail de Komm.ONE pour un traitement ultérieur. Non seulement les processus sont plus efficaces, mais le changement a permis à la ville de Heidelberg d'être bien préparée à l'obligation de l'administrateur public d'accepter Xinvoices à partir de 2020.
Connexion simple sans modification des structures informatiques existantes
La mise en œuvre du nouveau système a été rapide et efficace. Depuis, la ville reçoit les factures dans le carnet électronique de réception des factures. La distribution des données s'effectue dans le centre de données de Komm.ONE, ce qui signifie que la ville n'a pas à modifier son système. Cela permet aux clients du centre de données et aux clients sur site de se connecter, sans modification des pare-feux ou de l'informatique interne. Grâce au portail Unifiedpost Group, la ville peut créer des campagnes automatisées pour inviter ses fournisseurs à envoyer leurs factures directement au format PDF.
Facture électronique - Obligatoire à partir de 2020 au niveau municipal
Avec XInvoice, la législation allemande répond à la directive européenne 2014/55/EU. Celle-ci oblige les administrations publiques de toute l'Europe à traiter leurs factures par voie électronique. Dans le même temps, l'UE souhaite harmoniser les normes nationales de facturation.
En Allemagne, le passage à la facturation et à l'acceptation électroniques est légalement obligatoire depuis novembre 2020. Cette obligation concerne non seulement les autorités publiques traditionnelles aux niveaux fédéral, régional et local, mais aussi un certain nombre d'autres entreprises publiques telles que les écoles et les hôpitaux.
Le champ d'application de la norme XInvoice est donc beaucoup plus large que ce que l'on pensait au départ. Depuis novembre 2020, les entreprises qui émettent des factures à destination d'un client du secteur public sont également tenues de soumettre leurs factures par voie électronique conformément à la norme XInvoice.
Passer à la facturation électronique avec Unifiedpost Group
Unifiedpost Group aide les municipalités et les entreprises du secteur public à répondre à toutes les exigences légales. Grâce à la solution de facturation électronique deUnifiedpost Group, les municipalités peuvent rapidement et facilement passer à la facturation électronique et être bien préparées pour l'avenir.
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
