Elektroonilise andmevahetuse (EDI) eeliseid on juba ammu tunnustanud jaemüüjad, kes on lihtsustanud oma protsesse ja suurendanud tõhusust, digitaliseerides oma tarneahela dokumente. Praegu integreerivad kauplused bussiteenuste sektoris EDI kiiresti oma protsessidesse.
Vaatamata EDI pakutavatele ilmsetele eelistele, sealhulgas sadade ridadega (erinevate kaupade ja nende omadustega) tellimuste ja arvete automaatsele töötlemisele, ei kasutata seda lahendust veel nii laialdaselt tootmis-, turustus-, auto- ja muudes sõidukikaubandusettevõtetes. Seetõttu uurime käesolevas artiklis põhjusi, miks sektoris, kus on suurim potentsiaal kasu saada, kasutatakse EDI-d vähe.
Komplitseeritum protsess
Kaupade tarnimise protsess on jaekaubanduses üsna lihtne: saadetakse tellimus, kaup toimetatakse kohale ja kauplus võtab selle vastu. Tellimusi tehakse regulaarselt, võrdsete ajavahemike järel (iga päev või nädalas jne). Kaubavalik on eelnevalt kokku lepitud ja teada. Tarne toimub tavaliselt kokkulepitud kuupäeval ja ei ületa nädalat. Kogu tellimus täidetakse ühe saadetisega.
Tootmis- ja turustussektoris on asjad aga veidi keerulisemad. Me ei telli tarbekaupu, vaid materjale, komponente, varuosi, mis on mõeldud tootmiseks, edasimüügiks või teenindamiseks. Tellimused tehakse eelnevalt, lähtudes kavandatud tootmis-, müügi- või teenindusvajadustest. Klient soovib tavaliselt teada, millal ja millist kaupa tarnitakse või kas kogu kogus saabub korraga. Piisava kaubakoguse puudumisel nõutakse alternatiive. Tellimuses võib teha ka muudatusi, ja seda isegi mitu korda.
Kogu see teave tuleb dokumenteerida ja edastada ning esitada muudatuste tegemise kord. Kauba tellimus võib olla tarnitud mitte üks kord, vaid mitu korda. Saabunud kaubad tuleb siduda tellimustega ja jälgida süsteemis, et näha, kas need on täielikult täidetud. Kaubaarve võib saada hiljem ka mitme saadetise konsolideerimise teel. Kõik see tekitab palju tehnilisi probleeme. Näiteks ei saa iga tarnija edastada arvel olevat tellimuse numbrit või iga kaubaartikli tarneaega eraldi ning täiendavate väljade rakendamine ERP-süsteemis võib olla väga kulukas.
Keerulisem andmehaldus
Jaemüügis kasutatakse erinevaid toote andmeid - kood, vöötkood, kogus, ühik, pakend jne, kuid tootmises ja turustuses aitavad kaasa ka partiinumber, valmistamise kuupäev, päritoluriik, kaal, mõõtmed ja muu spetsiifiline teave. Dokumendis võib olla mitu rida sama tootega, kuid näiteks erinevate partiinumbritega. Lisaks sellele valmistatakse mõnikord kaupu eritellimusel ja nende kood ei pruugi dokumendi saajale teada olla ja tema süsteem ei pruugi neid ära tunda. Kõik tarnijad ei saa täita kõiki nõutavaid välju dokumentides ja tuleb ette näha, mida sellisel juhul tehakse.
Vanad standardid ja patenteeritud süsteemid
Enamik tootmis- ja turustussektoritest teeb koostööd suurte välismaiste tarnijatega, kes on EDI juba aastakümneid kasutanud, kasutades vananenud dokumendivorminguid, kanaleid ja protokolle (Edifact, AS2, X.400). See tähendab, et andmeedastus on tehniliselt keerulisem kui kaasaegsete vormingute (nt XML) ja kanalite (nt SFTP) kasutamine.
Mõned tarnijad eelistavad, et kliendid telliksid kaupu oma veebipoodide kaudu. Ostjatel on aga tavaliselt kümneid tarnijaid ja erinevate portaalidega ühendamine ei tundu enam atraktiivne. See võtab rohkem aega kui tellimuste esitamine ERP-süsteemis.
Keeruline tarnijate kaasamine
Eespool loetletud põhjustel ei soovi või ei suuda tarnijad sageli EDI-ühendust luua - see on kas tehniliselt liiga keeruline, liiga kallis või nad usuvad, et nende hankeportaalid vastavad vajadustele.
Jaekaubanduses tegutsev suur ostja veenab oma tarnijat hõlpsasti kasutama EDI-d (EDI-klausel on lisatud tarnelepingusse), sest ta saab valida kaupu mitmelt tarnijalt. Kahjuks on olukord eespool nimetatud sektorites mõnevõrra erinev. Enamasti on nende tarnijad suured välismaised ettevõtted ja alternatiivsete tarnijate valik ei ole kuigi suur. Samal ajal ei ole tarnijad alati valmis oma süsteeme ühe konkreetse kliendi jaoks muutma või täiustama.
Jaekaubanduses on integreeritud EDI-lahenduse alternatiiviks EDI-portaali kasutamine, kuid suure tarnija veenmine on praktiliselt võimatu.
Kõigile loetletud probleemidele vaatamata on alati võimalik leida lahendusi. Mõnedel tarnijatel on oma EDI-operaatorid ja nendega on võimalik läbirääkimisi pidada. Muude alternatiivide hulka kuuluvad failide saatmine e-posti teel ja dokumentide konverteerimine või digitaliseerimine.
Unifiedpost Group on selles valdkonnas märkimisväärsete kogemustega, pakub erilahendusi ja jagab seda teavet hea meelega tasuta veebiseminaril, mis toimub 8. novembril 2023 kell 11:00.
Kui oled selle sektori kaupade ostja, kellel on palju partnereid välismaal ja Leedus ning soovite vähendada tarneprotsessi kulusid - ootame sinu osalemist!
