Küpsised
Tere tulemast Unifiedpost Groupi kodulehele! Meie ja kolmandad osapooled kasutame meie kodulehel küpsiseid. Kasutame neid, et muuta oma koduleht lihtsamini kasutatavaks, analüüsida veebilehe kasutamist ja et pakkuda turundutegevuste kaudu infot, mis vastab just sinu vajadustele. Meie küpsiste kohta saad rohkem lugeda ja oma eelistusi muuta, kui klõpsad "Muuda oma seadeid". Vajutades nupule "Nõustun kõigi küpsistega", nõustud kõigi küpsiste kasutamisega nii, nagu need on kirjeldatud meie küpsistepoliitikas.
Töörõivad

Werner Reitz toetub arveldus- ja tellimisprotsesside digitaliseerimisel Unifiedpost Groupile.

Werner Reitz GmbH on juba üle 60 aasta olnud üks isikukaitsevahendite, tööriiete ja kaitseriietuse turueksperte. Pereettevõtte asutas Werner Reitz 1948. aastal ning nüüdseks kuulub ja juhitakse seda kolmandas põlvkonda järjest. Ettevõtte peakontoris Gelnhausenis tagab 40 töötajat sujuva tegevuse ja optimaalse klienditeeninduse.

Kuigi Werner Reitz GmbH tooted on alati tipptasemel ja vastavad kõrgeimatele standarditele, toimus arveldus- ja tellimisprotsesside professionaalne digitaliseerimine kuni 2016. aasta alguseni üsna ebaühtlaselt. Alates 2016. aasta märtsist on Werner Reitz järk-järgult digitaliseerinud arved ja tellimusdokumendid Unifiedpost Groupi lahenduse abil.

Manuaalsetest protsessidest loobumine

Varem vastutas Werner Reitzi kõigi elektrooniliste makse- ja tellimisprotsesside eest üks programmeerija. See protsess ei olnud aga standardiseeritud, mis paratamatult põhjustas vigu. Võrreldes tänapäevase IT-infrastruktuuriga ei olnud tehniline platvorm ka jõudluse ja töökindluse poolest tipptasemel. Üldiselt vajas ettevõte standardiseeritud lahendust, mis kõrvaldaks suure veamäära.

Ettevõte seadis endale eesmärgiks standardiseerida ja digitaliseerida oma finants- ja tellimisprotsessid välise teenusepakkuja abil. Werner Reitz teadis, et makse- ja tellimisprotsesside digitaliseerimine lahendaks paljud tema probleemid. Samuti teadis ettevõte, et uuele süsteemile üleminekuga saaks ta säästa märkimisväärseid kulusid.

Seetõttu hakkas ettevõte otsima sobivat elektroonilise arvelduse (e-arvelduse) lahendust, et optimeerida makse- ja tellimisprotsesse.

Allhange: professionaalne lahendus ühest allikast

Elektroonilise teabevahetuse tehniliste nõuete täitmiseks läks Werner Reitz kõigepealt oma seniselt ERP-süsteemilt üle uuele lahendusele. Seejärel otsis ettevõte sobivat e-arvelduse teenuspakkujat.

Sobiva teenusepakkuja otsimine võttis vaevalt kaks kuud. Jonathan Reitz, kes vastutab Werner Reitz GmbH projekti- ja kvaliteedijuhtimise eest, oli protsessi algusest peale kaasatud.

"See teema oli meie jaoks väga oluline: tahtsime uue lahenduse võimalikult käivitada. Võtsime ühendust kokku viie teenusepakkujaga. Meie arvates esitas Unifiedpost Group tehnilise rakendamise, kulude ja tähtaja realiseerimise seisukohast kõige sobivama kontseptsiooni ja oli seega kõige veenvam."

Kuid ajafaktor ei olnud ainus oluline kriteerium teenusepakkuja valikul: uus süsteem pidi tulema ka ühest allikast, olema võimeline katma kõiki arvete ja tellimusdokumentide formaate ning olema absoluutselt usaldusväärne. Oluline oli ka tehnilise toe meeskonna ulatuslik tugi ja järelevalve. Viimasena, kuid mitte vähemtähtsana, oli lühiajaline arhiveerimine osa nõueteprofiilist.

Unifiedpost Group suutis täita kõik nõuded ja sai seetõttu lepingu.

Lepingu sõlmimisest kuni süsteemi käivitamiseni kulus veidi vähem kui viis nädalat. Kogu tellimis- ja makseprotsesside väärtusahel, mis oli varem ettevõttesiseselt programmeeritud, anti ülemineku käigus allhankena üle Unifiedpost Groupile. Lisaks ambitsioonikale rakendamisperioodile oli eriliseks väljakutseks klientide individuaalsete nõuete arvestamine, eriti seoses arvedokumentidega.

Selliste projektide elluviimise etapp võib võtta kuni kuus kuud. Kuid Unifiedpost Group suutis ülemineku läbi viia vaid mõne nädalaga ja seega pidada kinni ettevõtte seatud tähtajast. Alates märtsist on nüüd kõik Werner Reitzi kliendid integreeritud.

Edukas koostöö

Koostöö Unifiedpost Groupiga tasub Werner Reitzile juba praegu ära.

"Protsesside allhanke abil on ettevõte suutnud kulusid kokku hoida," selgitab Jonathan Reitz: " Unifiedpost Group võtab teenusepakkujana üle ülesanded, milleks meil oleks tulnud palgata terve osakond. Tänu paindlikule ja nõuetele vastavale tehnoloogiale teame, et meie finantsprotsessid on kindlates kätes ja me saame täielikult keskenduda muudele ülesannetele. Samuti hindame väga kõrgelt, et süsteemivahetus ei ole meie klientidele tähendanud peaaegu mingit lisatööd. Kuna Unifiedpost Group suudab töödelda ja tõlkida mis tahes arve- ja tellimusformaati, ei ole oluline, millist süsteemi meie kliendid soovivad kasutada."

Protsessides esinevate vigade arv on drastiliselt vähenenud, sest ainult erandjuhtudel on vaja käsitsi sekkuda. Kokku on pärast üleminekut digitaalselt töödeldud üle 15 000 tellimuse.

Eesmärk: digitaliseerimise pidev laienemine

Werner Reitz GmbH-l on ambitsioonikad plaanid paberdokumentide vähendamiseks ja lõpuks nende kaotamiseks. Samuti on ettevõttel suured eesmärgid optimeerida tellimis- ja makseprotsesse, vähendada kulusid ja pikemas perspektiivis saavutada kogu ettevõtte täielik digitaliseerimine. Nende plaanide elluviimiseks suureneb strateegiline koostöö Unifiedpost Groupiga.

Nüüd on kliendi pool ühendatud ja tarnija pool silmapiiril juba paistmas.

"Seni ei ole kaebusi esitatud. Koostöö toimib sujuvalt ja kõik on rakendatud vastavalt kokkuleppele. Unifiedpost Group reageerib muudatustele kiiresti ja kohandab süsteemi seaded vastavalt meie vajadustele. Oleme kindlad, et oleme leidnud Unifiedpost Groupi näol usaldusväärse partneri, kes vastab täielikult meie ootustele ja kellega koos saavutame oma ambitsioonikad digitaliseerimise eesmärgid."

Kogemuslugu oli algselt saksakeelne, mille on loonud crossinx, endine Unifiedpost Germany - Unifiedpost Groupi Saksamaa üksus.