Beiersdorf läheb rahvusvahelisel tasandil üle elektroonilisele arveldamisele, mida toetab Unifiedpost Group. Vaata, millistes riikides oli üleminek lihtne ja millistes riikides osutus see keerulisemaks.
Beiersdorfi ajalugu ja numbrid
Beiersdorf on ülemaailmselt tuntud selliste kaubamärkide kaudu, nagu Nivea, Tesa ja Eucerin. Saksa tarbekaupade kontsern tegutseb enam kui 100 riigis, omades rohkem kui 160 tütarettevõtet ja üle 17 000 töötaja. On ütlematagi selge, et nii suur ettevõte tegeleb paljude arvetega. Ainuüksi Euroopas laekub igal aastal umbes 700 000 arvedokumenti.
Üks Beiersdorfi arvete esitamise probleemidest on see, et arved jõuavad ettevõttesse eri riikidest, eri keeltes ja eri vormingutes. Mõnikord jõuavad need Beiersdorfi posti teel, PDF-failina koos e-kirjaga ja raamatupidamistarkvarade kaudu.
Dokumentide tõhusaks masstöötlemiseks on Beiersdorf otsustanud võtta üle maailma kasutusele e-arveldamise ja digitaliseerida oma arvete esitamise protsessid.
Kiiremad protsessid ja väiksem töökoormus
Kui ettevõte läheb üle elektroonilisele arvete esitamisele, ei pea ta enam käsitsi sisestama või töötlema arveandmeid. Üleminek ühtlustab ja kiirendab arve töötlemiseks kuluvat aega.
"Reeglina koostatakse meie tarnijate arved elektrooniliselt, st juba digitaliseerituna, trükitakse välja ja saadetakse meile postiga. Seejärel peab raamatupidaja need edasiseks töötlemiseks uuesti digitaalselt registreerima. E-arveldamine võimaldab meil sellist lisatööd vältida ja seega muuta protsess tõhusamaks, " selgitab André Rogel, kes vastutab Beiersdorf Shared Services'i Euroopa raamatupidamise eest. "Arvete andmeid saab nüüd automaatselt ja digitaalselt kontrollida, mis vähendab oluliselt töökoormust ja veamäära ning võimaldab ideaalis arvete automatiseeritud töötlemist."
Alates 2008. aastast otsustas Beiersdorf katsetada elektroonilist arveformaati mõne oma tarnijaga, samas kui Unifiedpost Group toetas tehnilist rakendamist. Kaheksa aastat hiljem otsustati käivitada ülemaailmne digitaliseerimisprojekt. Eesmärgiks oli ühendada enamik tarnijaid ja pakkuda ka väiksematele tarnijatele võimalust kasutada e-arveid.
Kuna aga igal arve esitajal olid oma nõuded, tugines Beiersdorf siiski Unifiedpost Groupi toetusele:
"Otsisime teenusepakkujat, kes pakub laia teenusportfelli, on paindlik ja omab ka rahvusvahelist kogemust. Samuti ei soovinud me pelgalt EDI-teenuse pakkujat. Unifiedpost Group pakub kõike seda ja vastab meie projekti nõuetele. Samuti hindame personaalset lähenemist ja partnerlusel põhinevat koostööd," ütleb André Rogel.
Üleminek e-arveldusele sõltuvalt arvete mahust ja põhitegevusest
Projekti raames viidi kõigepealt Saksa meeskonna protsessides sisse e-arveldus. Kõigepealt ühendati 100 suurimat kodumaist ja rahvusvahelist tarnijat Unifiedpost Groupi digitaalarvete süsteemiga.
Teiseks kaasati üleminekuprotsessi väiksemad tarnijad. Kõik edasised laienemissammud väljaspool Saksamaad toimusid tihedas koostöös kogu Euroopas ja Ameerikas.
E-arveldus on eriti kasulik, kui arvete maht on suur. Beiersdorf tegi seetõttu eelnevalt kindlaks kõige olulisemad tarnijad ja võttis nendega ühendust ning töötas välja lähenemisviisi, milles toodi välja ülemineku tehnilised nõuded. Kui tarnija oli end registreerinud ja teinud esialgse testi, võis alustada reaalajas tegutsemisega. Praeguseks on edukalt ühendatud üle 300 tarnija.
Kuid mitte ainult Saksamaal ei ole ettevõttel suured arvete mahud. Ka paljud rahvusvahelised asukohad on osa põhitegevusest. Seetõttu võttis Beiersdorf e-arvelduse kasutusele ka Poolas, Portugalis, Hispaanias, Ühendkuningriigis ning USAs ja Kanadas.
Portugalis ja Hispaanias oli üleminek suhteliselt lihtne. Esiteks seetõttu, et nende riikide õiguslikud nõuded on sarnased Saksamaa omadega. Teiseks seetõttu, et Beiersdorf sai nende kahe riigi kohalikelt tarnijatelt positiivse vastuse.
Aktsepteerimine ja valmisolek üleminekuks ei ole kõikjal
Poolas, Ühendkuningriigis, USAs ja Kanadas üleminek nii lihtne ei olnud. Kuigi nendes riikides (välja arvatud Poolas) on e-arveldamine olnud juba aastaid teema, esines üllatuslikult mõningaid tõrkeid.
Nendes riikides ei ole tarnijad harjunud kandma osa kuludest. Seetõttu on e-arvete esitamine paljude tarnijate jaoks kuluküsimus. Samuti puudub tehniline oskusteave - eriti väiksemate tarnijate hulgas - ja valmisolek maksta neile tundmatu süsteemiga liitumise eest.
Teine takistus oli keel. Mõned tarnijad ei olnud esialgu nõus aktsepteerima saksa või inglise keelt kui ainukest arveldussüsteemi keelt. Teised tundsid, et üleminek on liiga kiire ja nad ei suutnud sellega sammu pidada.
Beiersdorfil ja Unifiedpost Groupil see enamikul juhtudel siiski õnnestus. Üheskoos leidsid ettevõtted individuaalse lahenduse, kuid lõppkokkuvõttes järgisid nad standardset protsessi.
"Ei ole olemas ühte õiget viisi e-arveldusele üleminekuks. Standardreeglid ei toimi kõikjal. Seetõttu suudame paindlikult reageerida oma klientide vajadustele - isegi kui see tähendab meie süsteemi kohandamist," selgitab Unifiedpost Group.
PDF-formaadist elektroonilise arve formaati
Aga mis täpselt juhtub arvetega pärast üleminekut?
- Tarnija saadab oma arvedokumendid, mis algselt registreeritakse Unifiedpost Groupi poolt.
- Sõltumata kanalist, tarnija riigist või arve formaadist, konverteerib Unifiedpost Groupi süsteem faili elektroonilisse formaati vastavalt e-arvelduse spetsifikatsioonidele.
- Süsteem kontrollib andmeväljade asjakohast teavet, nii et Beiersdorfi SAP-süsteem saab arvet seejärel töödelda.
- Arve andmed saadetakse SAPi broneeringuandmetena koos vastava PDFiga.
See lihtne protsess on Beiersdorfis juba toonud kaasa esimesed mõõdetavad tulemused.
"Tänu e-arveldusele saame töötada tõhusamalt ja kiiremini. Me oleme suutnud vähendada "pimesi postitatud", st süsteemi poolt automaatselt postitatud arvete osakaalu 15%-ni aasta jooksul. Mis tähendab, et töötajad ei pea nende arvetega enam tegelema. Kuid aja jooksul saab veel palju rohkem teha, " ütleb André Rogel.
Beiersdorf plaanib seetõttu ühendada täiendavaid riike. Keskendutakse riikidele, mille tootmiskohtades, näiteks Ladina-Ameerikas ja Aasias, on suhteliselt suur arvete maht. Pikemas perspektiivis soovib Beiersdorf kasutada e-arveldamist kogu maailmas ja digitaliseerida väljaminevaid arveid veelgi rohkem.
E-arveldus on muutumas kohustuslikuks ja mõjutab kõiki.
Nii suure projekti juhtimiseks on vaja õigeid teadmisi - ja visadust. Sellest lähtudes on André Rogelil nõuanne teistele ettevõtetele:
"E-arveldus ei ole iseenesestmõistetav, vaid nõuab suurt pühendumust. Mitte mingil juhul ei tohiks ettevõtteid tööga heidutada. Elektroonilised arvete esitamise protsessid tulevad õige pea. Digitaliseerimisele üleminek kiireneb radikaalselt ja mida kiiremini ettevõtted selle teemaga hakkama saavad, seda paremini on nad tulevikuks valmis. Teenusepakkuja saab pakkuda juhiseid ja abi. E-arveldus ei ole mitte ainult kohustuslik, vaid see toob kaasa ka suurema tõhususe ja väiksemad töötlemiskulud. Ja see peaks olema stiimuliks kõigile."
Kogemuslugu oli algselt saksakeelne, mille on loonud crossinx, endine Unifiedpost Germany - Unifiedpost Groupi Saksamaa üksus.
