Las ventajas del intercambio electrónico de datos (EDI) son reconocidas desde hace tiempo por los minoristas, que han simplificado sus procesos y aumentado su eficacia digitalizando los documentos de su cadena de suministro. Actualmente, los comercios del sector del bricolaje están integrando rápidamente el EDI en sus procesos.
A pesar de las evidentes ventajas que aporta el EDI, entre ellas el tratamiento automático de pedidos y facturas con cientos de líneas (con diferentes mercancías y sus atributos), esta solución aún no se utiliza tanto en la fabricación, la distribución y los concesionarios de automóviles y otros vehículos. Por ello, en este artículo examinamos las razones por las que el sector con mayor potencial para beneficiarse apenas utiliza el EDI.
Unproceso más complicado
El proceso de suministro de mercancías es bastante sencillo en el comercio minorista: se envía un pedido, se entregan las mercancías y la tienda las recibe. Los pedidos se hacen con regularidad, a intervalos iguales (diarios o semanales, etc.). El surtido de mercancías se acuerda y se conoce de antemano. La entrega suele realizarse en la fecha acordada y no supera una semana. Todo el pedido se realiza en un solo envío.
Sin embargo, en los sectores de la producción y la distribución, las cosas son un poco más complicadas. No hacemos pedidos de bienes de consumo, sino de materiales, componentes y piezas de recambio destinados a la producción, la reventa o las necesidades de servicio. Los pedidos se hacen con antelación en función de las necesidades previstas de producción, venta o servicio. El cliente suele querer saber cuándo y qué tipo de bienes se le entregarán, o si recibirá toda la cantidad. En caso de que no se disponga de una cantidad suficiente de mercancías, se solicitan alternativas. También se pueden hacer cambios en el pedido, e incluso varias veces.
Toda esta información debe documentarse y transmitirse, y debe facilitarse el procedimiento para los cambios. El pedido de mercancías puede entregarse no una, sino varias veces. Las mercancías que llegan deben vincularse a los pedidos y seguirse en el sistema para ver si se han cumplido en su totalidad. La factura de las mercancías también puede recibirse más tarde consolidando varios envíos. Todo esto crea muchos retos técnicos. Por ejemplo, no todos los proveedores pueden transmitir el número de pedido en la factura o el plazo de entrega de cada artículo por separado, y la implementación de campos adicionales en el sistema ERP puede resultar muy costosa.
Gestión de datos más compleja
En la venta al por menor se utilizan pocos atributos del producto: código, código de barras, cantidad, unidad, envase, etc., pero en la producción y distribución también contribuyen el número de lote, la fecha de fabricación, el país de origen, el peso, las dimensiones y otra información específica. Un documento puede contener varias líneas con el mismo producto, pero, por ejemplo, con distintos números de lote. Además, a veces las mercancías se fabrican bajo pedido especial, y su código puede no ser conocido por el destinatario del documento y no ser reconocido por su sistema. No todos los proveedores pueden rellenar todos los campos obligatorios de los documentos, y hay que prever qué se hará en este caso.
Normas antiguas y sistemas patentados
La mayoría de los sectores de producción y distribución cooperan con grandes proveedores extranjeros que llevan varias décadas utilizando el EDI con formatos, canales y protocolos de documentos obsoletos (Edifact, AS2, X.400). Esto significa que la transferencia de datos es técnicamente más compleja que si se utilizan formatos (por ejemplo, XML) y canales (por ejemplo, SFTP) modernos.
Algunos proveedores prefieren que los clientes hagan sus pedidos a través de sus tiendas online. Sin embargo, los compradores suelen tener docenas de proveedores y conectarse a distintos portales ya no parece atractivo. Lleva más tiempo que hacer pedidos en su sistema ERP.
Compromiso complicado con los proveedores
Por las razones expuestas, los proveedores a menudo no quieren o no pueden establecer una conexión EDI, ya sea porque es técnicamente demasiado complicada o cara, o porque creen que sus portales de contratación satisfacen las necesidades.
Un gran comprador del comercio al por menor convence fácilmente a su proveedor para que utilice el EDI (la cláusula sobre el EDI figura en el contrato de suministro), porque puede elegir mercancías de varios proveedores. Desgraciadamente, la situación de los sectores mencionados es algo diferente. La mayoría de las veces, sus proveedores son grandes empresas extranjeras, y no hay muchas opciones de proveedores alternativos. Mientras tanto, los proveedores no siempre están dispuestos a cambiar o mejorar sus sistemas para un cliente concreto.
En el comercio minorista, una alternativa a una solución EDI integrada es utilizar un portal EDI, pero convencer a un gran proveedor de que lo haga es prácticamente imposible.
A pesar de todos los retos enumerados, siempre se pueden encontrar soluciones. Algunos proveedores tienen sus propios operadores EDI y existe la posibilidad de negociar con ellos. Otras alternativas son el envío de archivos por correo electrónico y la conversión o digitalización de documentos.
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