Werner Reitz GmbH es desde hace más de 60 años uno de los expertos del mercado en equipos de protección individual (EPI), así como en ropa de trabajo y de protección. La empresa familiar fue fundada en 1948 por Werner Reitz y en la actualidad es propiedad y está dirigida por la tercera generación. Desde la sede de la empresa en Gelnhausen, 40 empleados garantizan el buen funcionamiento y una óptima atención al cliente.
Aunque los productos de Werner Reitz GmbH son siempre de última generación y cumplen los estándares más exigentes, la digitalización profesional de los procesos de facturación y pedidos se gestionó de forma bastante provisional hasta principios de 2016. Desde marzo de 2016, Werner Reitz ha digitalizado gradualmente las facturas y los documentos de pedido con la solución deUnifiedpost Group.
Abandonar los procesos manuales
En el pasado, un único programador era responsable de todos los procesos de pago y pedidos electrónicos en Werner Reitz. Sin embargo, este proceso no estaba estandarizado, lo que inevitablemente daba lugar a errores. En comparación con la infraestructura informática actual, la plataforma técnica tampoco era puntera en cuanto a rendimiento y fiabilidad. En general, la empresa necesitaba una solución estandarizada, que eliminara la dependencia y las altas tasas de error.
La empresa se fijó el objetivo de estandarizar y digitalizar sus procesos financieros y de pedidos con la ayuda de un proveedor externo. Werner Reitz sabía que la digitalización de sus procesos de pago y pedidos resolvería muchos de sus problemas. La empresa también sabía que cambiando a un nuevo sistema podría ahorrar costes considerables.
Por estas razones, la empresa empezó a buscar una solución de facturación electrónica adecuada para optimizar sus procesos de pago y pedido.
Externalización: una solución profesional de un único proveedor
Para cumplir los requisitos técnicos del intercambio electrónico, Werner Reitz cambió en primer lugar su anterior sistema ERP por una nueva solución. A continuación, la empresa buscó un proveedor de facturación electrónica adecuado.
La búsqueda de un proveedor adecuado duró apenas dos meses. Jonathan Reitz, responsable de gestión de proyectos y calidad de Werner Reitz GmbH, participó en el proceso desde el principio.
"El tema era prioritario para nosotros: queríamos poner en marcha una nueva solución lo antes posible. Contactamos con un total de cinco proveedores. En nuestra opinión, Unifiedpost Group presentó el concepto más adecuado en términos de aplicación técnica, costes y realización de plazos y, por tanto, fue el más convincente."
Sin embargo, el factor tiempo no era el único criterio importante a la hora de elegir proveedor: el nuevo sistema también tenía que proceder de una única fuente, ser capaz de abarcar todos los formatos de documentos de facturas y pedidos y ser absolutamente fiable. También era importante que el equipo de soporte técnico ofreciera asistencia y seguimiento completos. Por último, pero no por ello menos importante, el archivado a corto plazo formaba parte del perfil de requisitos.
Unifiedpost Group cumplía todos los requisitos, por lo que se le adjudicó el contrato.
Desde la adjudicación del contrato hasta la puesta en marcha del sistema transcurrieron menos de cinco semanas. Toda la cadena de valor de los procesos de pedido y pago, que hasta entonces se había programado internamente, se externalizó a Unifiedpost Group como parte del cambio. Un reto especial -además del ambicioso plazo de implantación- fue la consideración de los requisitos individuales de los clientes, especialmente en lo relativo a los documentos de facturación.
La fase de realización de este tipo de proyectos puede durar hasta seis meses. Sin embargo, Unifiedpost Group pudo realizar el cambio en pocas semanas y cumplir así el plazo fijado por la empresa. Desde marzo, todos los clientes de Werner Reitz están conectados.
Colaboración fructífera
La colaboración con Unifiedpost Group ya está dando sus frutos para Werner Reitz.
"Al externalizar los procesos, la empresa ha podido ahorrar costes", explica Jonathan Reitz: "Como proveedor, Unifiedpost Group asume las tareas para las que tendríamos que emplear aquí un departamento entero. Gracias a su tecnología flexible y conforme a las normas, sabemos que nuestros procesos financieros están en buenas manos y podemos concentrarnos plenamente en otras tareas. Lo que también apreciamos mucho es que el cambio de sistema apenas ha supuesto trabajo adicional para nuestros clientes. Como Unifiedpost Group puede procesar y traducir cualquier formato de factura y pedido, no importa qué sistema quieran utilizar nuestros clientes".
El número de errores en los procesos se ha reducido drásticamente, ya que sólo en casos excepcionales es necesaria la intervención manual. En total, se han procesado digitalmente más de 15.000 pedidos desde la transición.
Objetivo: expansión constante de la digitalización
Werner Reitz GmbH tiene ambiciosos planes para reducir y finalmente eliminar los documentos en papel. La empresa también tiene grandes objetivos para optimizar los procesos de pedido y pago, reducir costes y, a largo plazo, lograr la digitalización completa de toda la empresa. Para hacer realidad estos planes, aumentará la colaboración estratégica con Unifiedpost Group .
Ahora que el lado del cliente está conectado, el lado del proveedor está en el horizonte.
"Hasta ahora no ha habido ninguna queja. La colaboración se está desarrollando sin problemas y todo se ha implementado según lo acordado. Unifiedpost Group reacciona rápidamente a los cambios y adapta la configuración del sistema a nuestros requisitos. Estamos seguros de haber encontrado en Unifiedpost Group un socio fiable que cumple plenamente nuestras expectativas y con el que podemos alcanzar nuestros ambiciosos objetivos de digitalización."
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
