Evonik es una de las principales empresas mundiales de especialidades químicas. Desde su sede en Alemania, Evonik gestiona sus actividades en más de 100 países de todo el mundo. El crecimiento rentable y el aumento sostenible del valor corporativo son los dos pilares más importantes para el futuro exitoso de Evonik.
Sólo en Alemania, Evonik recibe alrededor de 1,2 millones de facturas al año a través de un sistema central de recepción de facturas. 38 empleados se encargan de que las facturas se procesen con prontitud. Para ello, deben tener en cuenta los requisitos fiscales y legales, así como poder justificarlas en auditorías tanto internas como externas.
Hasta hace unos años, las facturas, que eran exclusivamente en papel, se preparaban para su escaneado inmediatamente después de su recepción y, a continuación, se pasaban por el procesamiento OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Todo el proceso de verificación y reconocimiento de facturas de Evonik se asigna mediante un sistema de flujo de trabajo soportado por SAP y Lotus Notes.
Las facturas emitidas no se emiten de forma centralizada, sino a través de las respectivas unidades de negocio de Ventas. El equipo introduce los pedidos, redacta las facturas de salida correspondientes y, a continuación, las transfiere a embalaje y expedición.
Los procesos arcaicos obstaculizan la tramitación eficaz de las facturas
Para mejorar la eficiencia, Evonik necesitaba introducir un nuevo método para tratar todos los procesos manuales. Los procesos existentes, además de las soluciones de reconocimiento óptico de caracteres, sólo ofrecían un margen limitado para un procesamiento eficaz y óptimo.
"Recibir las facturas por correo siempre implica retrasos en el envío o incluso el riesgo de perder los documentos", señala el Dr. Frank Schersinger, Jefe de Cuenta Corriente de Evonik. "Además, las facturas deben prepararse primero para el archivo digital en pasos manuales, por ejemplo, retirando las grapas o ajustando el formato del papel."
La pregunta de los proveedores individuales sobre si podían transmitir sus facturas electrónicamente dio finalmente a Evonik el impulso para actuar.
Futuro sostenible con procesos electrónicos
"Al principio observamos el mercado de la tramitación electrónica de facturas durante bastante tiempo", recuerda el Dr. Frank Schersinger. "Cuando quedó claro que la facturación electrónica no era un mero destello, sino una alternativa de proceso eficiente y preparada para el futuro, pusimos a prueba a varios proveedores de facturación electrónica en una serie de talleres en 2009. La elección recayó rápidamente en Unifiedpost Group", añade Bernadette Hampl, responsable de Verificación de Facturas.
Esto se debió en parte al enfoque global deUnifiedpost Group y a su participación en numerosas asociaciones nacionales y europeas, que subrayaban la longevidad global de la empresa. Al fin y al cabo, una solución de facturación electrónica debe adaptarse a los procesos a largo plazo a escala internacional.
De septiembre a noviembre de 2009, Unifiedpost Group y Evonik implantaron la interfaz técnica y conectaron al proveedor de telefonía de Evonik como proveedor piloto. Posteriormente, Unifiedpost Group se hizo cargo de la conexión de los proveedores más importantes.
"Elegimos la solución adecuada para cada empresa en función de su tamaño y requisitos técnicos. Esto nos permitió integrar sin problemas a proveedores con una amplia gama de requisitos y requisitos previos", explica Unifiedpost Group.
A finales de 2009, tanto la recepción electrónica de facturas de proveedores como la facturación electrónica en el procedimiento de nota de crédito se pusieron en marcha con éxito.
Hasta la fecha, los 200 mayores proveedores de Evonik se han integrado en el nuevo proceso. Para los proveedores que se han pasado a la facturación electrónica, ya no son necesarias las lentas actividades adicionales como la preparación del escaneado, el escaneado y el procesamiento OCR.
Evonik también puede garantizar que las facturas se transmiten en el formato adecuado y en la fecha exacta, lo que a continuación fluye directamente al procedimiento de tratamiento posterior. No hay interrupciones en los medios, ni pérdida de tiempo ni riesgo de pérdida de datos. También se evitan los errores de lectura OCR y la comprobación preliminar de las facturas de conformidad con el artículo 14 de la UStG se realiza directamente a través de Unifiedpost Group.
Tras el éxito de la implantación de la recepción electrónica de facturas, Evonik ha convertido también sus facturas salientes en Alemania. En este caso, la atención se centró en los diferentes requisitos técnicos del mayor número posible de clientes. Unifiedpost Group proporcionó soluciones personalizadas para garantizar un proceso de facturación electrónica sin contratiempos.
Ampliar la solución a escala mundial
En el futuro, Evonik tiene la intención de seguir ampliando el volumen de facturas transmitidas electrónicamente, todo ello con la solución de Unifiedpost Group. Bélgica ya se ha integrado con éxito en el proceso y actualmente se está estudiando la integración de EE.UU., con sus condiciones de mercado específicas.
En 2010, Unifiedpost Group y Evonik añadieron, junto con el proveedor, una solución específica para las facturas emitidas en México. Esto también implicó mapear los requisitos específicos con respecto a la legislación fiscal local.
"En México, implementamos la solución junto con socios locales y la Unidad de Negocio local de Evonik para poder responder de forma óptima a las condiciones locales y a los requisitos legales", dice Unifiedpost Group, explicando el proceso.
Evonik se adaptará rápidamente a los nuevos requisitos mundiales con la ayuda de Unifiedpost Group.
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
