Beiersdorf se está pasando a la facturación electrónica a escala internacional con el apoyo de Unifiedpost Group. Eche un vistazo a los países en los que el cambio fue sencillo y a los que resultó más difícil.
Beiersdorf en cifras e historia
Beiersdorf es conocida en todo el mundo por marcas como Nivea, Tesa y Eucerin. El grupo alemán de bienes de consumo está presente en más de 100 países, con más de 160 filiales y más de 17.000 empleados. Ni que decir tiene que una empresa tan grande maneja muchas facturas. Sólo en Europa se reciben unos 700.000 documentos de facturación al año.
Uno de los retos de facturación de Beiersdorf es que los cobros llegan a la empresa desde distintos países, en distintos idiomas y en distintos formatos. A veces llegan a Beiersdorf por correo postal, por PDF en correos electrónicos y a través de sistemas de autofacturación (ERP).
Con el fin de procesar eficazmente la masa de documentos, Beiersdorf ha decidido introducir la facturación electrónica (e-invoicing) en todo el mundo y digitalizar sus procesos de facturación.
Aceleración de los procesos y reducción de la carga de trabajo
Cuando una empresa se pasa a la facturación electrónica, ya no necesita introducir o procesar manualmente los datos de las facturas. La transición agiliza y acelera el tiempo necesario para procesar una factura.
"Por regla general, las facturas de nuestros proveedores suelen crearse electrónicamente, es decir, ya están digitalizadas, se imprimen y nos las envían por correo. A continuación, el contable tiene que volver a registrarlas digitalmente para su posterior procesamiento. La facturación electrónica nos permite evitar esta discontinuidad de medios y hacer así más eficiente el proceso", explica André Rogel, responsable de Cuentas a Pagar en Europa de Beiersdorf Shared Services. "Los datos de la factura pueden comprobarse ahora de forma automática y digital, lo que reduce significativamente la carga de trabajo y la tasa de errores y permite, en el mejor de los casos, un procesamiento automatizado."
A partir de 2008, Beiersdorf decidió probar el formato de factura electrónica con algunos de sus proveedores, mientras que Unifiedpost Group apoyó la implantación técnica. Ocho años más tarde, se tomó la decisión de lanzar un proyecto de digitalización global. El objetivo era conectar a la mayoría de los proveedores y ofrecer también a los más pequeños la oportunidad de utilizar la facturación electrónica.
Sin embargo, como cada emisor de facturas tenía sus propios requisitos, Beiersdorf confió en el apoyo de Unifiedpost Group:
"Buscábamos un proveedor que ofreciera una amplia cartera de productos, fuera flexible y tuviera experiencia internacional. Tampoco queríamos un proveedor EDI puro. Unifiedpost Group aporta todo esto y se ajusta a los requisitos de nuestro proyecto. También apreciamos el contacto personal y la cooperación basada en la colaboración", afirma André Rogel.
Conversión a la facturación electrónica en función del volumen de facturas y de la actividad principal
Como parte del proyecto, la facturación electrónica se introdujo por primera vez en los procesos del equipo alemán. En primer lugar, los 100 mayores proveedores nacionales e internacionales se conectaron al sistema de facturación digital deUnifiedpost Group.
En segundo lugar, se incluyó a los proveedores más pequeños en el proceso de cambio. Todas las medidas de expansión fuera de Alemania se llevaron a cabo en estrecha consulta en Europa y América.
La facturación electrónica es especialmente útil cuando el volumen de facturas es elevado. Por ello, Beiersdorf identificó y se puso en contacto con antelación con los proveedores más importantes y desarrolló una plantilla para el planteamiento que destacaba los requisitos técnicos para el cambio. Una vez que el proveedor se había registrado y completado una prueba inicial, podía comenzar el funcionamiento en directo. Hasta la fecha, se han conectado con éxito más de 300 proveedores.
Pero la empresa no sólo factura en Alemania. Muchos emplazamientos internacionales también forman parte de su actividad principal. Por ello, Beiersdorf también introdujo la facturación electrónica en Polonia, Portugal, España, Reino Unido, así como en EE.UU. y Canadá.
En Portugal y España, el cambio fue relativamente sencillo. En primer lugar, porque los requisitos legales en estos países son similares a los de Alemania. En segundo lugar, porque Beiersdorf recibió una respuesta positiva de los proveedores locales de ambos países.
Aceptación y voluntad de cambiar no en todas partes
El cambio fue menos sencillo en Polonia, Reino Unido, Estados Unidos y Canadá. Aunque en estos países (a excepción de Polonia) la facturación electrónica lleva años siendo un problema, sorprendentemente hubo algunos problemas iniciales.
En estos países, los proveedores no están acostumbrados a asumir parte de los costes. La facturación electrónica es, por tanto, un problema de costes para muchos proveedores. También hay una falta de conocimientos técnicos - especialmente entre los proveedores más pequeños - y de voluntad de pagar por la conexión a un sistema con el que no están familiarizados.
Otro obstáculo fue el idioma. Al principio, algunos proveedores no estaban dispuestos a aceptar el alemán o el inglés como único idioma para el sistema de facturación. Otros se sintieron abrumados por la velocidad del cambio y no pudieron seguir el ritmo de la aceleración digital.
Sin embargo, Beiersdorf y Unifiedpost Group tuvieron éxito en la mayoría de los casos. Juntas, las empresas encontraron una solución individual con los proveedores, pero en última instancia se adhirieron al proceso estándar.
"No hay una forma correcta de pasar a la facturación electrónica. Las normas estándar no funcionan en todas partes. Por eso podemos reaccionar con flexibilidad a las necesidades de nuestros clientes, aunque eso signifique adaptar nuestro sistema", explica Unifiedpost Group.
De PDF a formato de factura electrónica
Pero, ¿qué ocurre exactamente con las facturas después de la transición?
- El proveedor envía sus documentos de facturación, que son registrados inicialmente por Unifiedpost Group.
- Independientemente del canal, el país del proveedor o el formato de la factura, el sistema de Unifiedpost Group convierte el archivo en un formato electrónico de acuerdo con las especificaciones de facturación electrónica.
- El sistema comprueba los campos de datos para obtener la información pertinente, de modo que la factura pueda ser procesada por el sistema SAP de Beiersdorf.
- Los datos de la factura se envían como un registro de inscripción, incluido el PDF correspondiente, a SAP.
Este sencillo proceso ya ha dado lugar a éxitos iniciales mensurables en Beiersdorf.
"Gracias a la facturación electrónica, podemos trabajar con más eficacia y rapidez. En un año hemos conseguido reducir al 15% la proporción de facturas "ciegas", es decir, contabilizadas automáticamente por el sistema. Esto significa que los empleados ya no tienen que tocar estas facturas. Pero aún se puede hacer mucho más con el tiempo", afirma André Rogel.
Por ello, Beiersdorf tiene previsto conectar más países. La atención se centra en los países con volúmenes de facturación relativamente altos en sus centros de producción, como América Latina y Asia. A largo plazo, Beiersdorf quiere utilizar la facturación electrónica en todo el mundo y digitalizar aún más las facturas emitidas.
La facturación electrónica se hace obligatoria y afecta a todos
Para gestionar un proyecto de tal envergadura se necesitan los conocimientos adecuados y perseverancia. Por eso André Rogel da un consejo a otras empresas:
"La facturación electrónica no es una cuestión de rutina, sino que requiere un alto nivel de compromiso. Las empresas no deben desanimarse en ningún caso. Los procesos de facturación electrónica llegarán más pronto que tarde. La digitalización se acelerará radicalmente y cuanto antes se familiaricen las empresas con el tema, mejor preparadas estarán para el futuro. Un proveedor puede ofrecer orientación y asistencia. La facturación electrónica no sólo será obligatoria, sino que también conlleva una mayor eficiencia y menores costes de procesamiento. Y eso debería ser un incentivo para todos".
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
