Portugal war einst eines der digitalsten Länder in Europa, ist aber in den letzten Jahren von seiner Spitzenposition zurückgefallen. Wo schneidet Portugal gut ab und in welchen Bereichen besteht noch Handlungsbedarf?
Wir sprechen mit Miguel Zegre, Country Manager von Unifiedpost Portugal, über die Nutzung digitaler Technologien im Land, über Verbesserungsmöglichkeiten und über die Rolle der Digitalisierung bei der Rechnungsstellung in Unternehmen.
Portugals digitaler Aufbruch: Ist das Land schon "da"?
Auf die Frage, ob Portugal seiner Meinung nach ein digitales Land ist, antwortet Miguel "noch nicht". Er erklärt, dass Portugal zwar über gute digitale Dienstleistungen verfügt, aber viele Prozesse immer noch archaische Arbeitsweisen erfordern. Die Bürgerinnen und Bürger müssen für viele Aufgaben persönlich erscheinen, und die Nutzung digitaler Zahlungen und digitaler Unterschriften wird nicht so gut genutzt, wie sie sein könnte.
Das Land war einst als sehr digitales Land bekannt und unternimmt große Anstrengungen, um seinen früheren Rang wieder einzunehmen.
Im Jahr 2015 startete die Regierung ein Projekt für digitale Lösungen, das es allen Unternehmen und Bürgern ermöglicht, ein digitales Identitätszertifikat zu nutzen. Die Regierung hat es nicht dabei belassen. Sie startete eine Initiative namens Simplex, ein Vorzeigeprogramm zur Modernisierung der öffentlichen Dienste.
"Simplex integriert Maßnahmen zur Vereinfachung, Modernisierung und Innovation und verankert die Digitalisierung als Handlungsmaxime, um die Qualität öffentlicher Dienstleistungen zu verbessern, die sich auf die für Menschen und Unternehmen relevanten Lebensereignisse konzentrieren." [Übersetzt]
Miguel glaubt, dass die Portugiesen innovativ sind und neue digitale Technologien gerne nutzen. Aber sie mögen es nicht, wenn man sie zu Veränderungen zwingt. Der Wandel muss natürlich und schrittweise erfolgen.
Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal: 2013 bis heute
Die frühzeitige Einführung von zertifizierter Rechnungsstellungssoftware
Ein allmählicher Wandel lässt sich an der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung(E-Invoicing) in Portugal ablesen.
Portugal hat mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2019 begonnen, aber die Verwendung von Software für die elektronische Rechnungsstellung wurde bereits sechs Jahre zuvor in Angriff genommen.
Seit 2013 müssen Unternehmen zertifizierte Software für die Rechnungsstellung und die Steuer verwenden. Obwohl es sich bei der Steuer nicht um eine elektronische Rechnungsstellung handelt, gilt das gleiche Prinzip. Portugiesische Unternehmen sind es gewohnt, Software für die Erstellung von Rechnungen und die Übermittlung von Steuern zu verwenden, sie tun dies nur nicht im Rahmen eines obligatorischen E-Invoicing-Modells.
DerBeginn der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung
Im Jahr 2019 hat sich das alles geändert. Im April des Jahres mussten alle öffentlichen Verwaltungen die Verfahren für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen über die portugiesische E-Invoicing-Plattform eSPap eingerichtet haben. Die Änderung galt für alle ansässigen Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Verwaltungen senden.
Im Januar 2021 wurden die Mandate auf große Unternehmen ausgeweitet. Und im Juli 2021 wurden die Mandate sogar noch weiter ausgedehnt, um auch mittlere und kleine Unternehmen in den Geltungsbereich einzubeziehen.
Wie haben die portugiesischen Unternehmen reagiert?
Wir haben Miguel gefragt, wie die Unternehmen auf die obligatorischen Änderungen reagiert haben. Er glaubt, dass viele Unternehmen die Vorteile noch nicht erkennen. Stattdessen sehen sie die elektronische Rechnungsstellung als eine Pflicht an, die sie erfüllen müssen.
Hier können E-Invoicing-Dienstleister ihren Wert unter Beweis stellen. Miguel ist der Ansicht, dass sie die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und die von ihnen angebotenen Mehrwertdienste vermitteln müssen. Dienste wie digitale Zahlungen, Dokumentenabgleich und digitale Signaturen.
Die Digitalisierung spielt in den portugiesischen Geschäftsprozessen allmählich eine wichtige Rolle, aber Miguel ist der Meinung, dass dies noch verbessert werden könnte. Als Beispiel nennt er die derzeitige Verwendung von obligatorischen QR-Codes auf allen elektronischen Rechnungen:
Wertvolle Dienste wie die QR-Code-Zahlungsfunktion, die viele E-Invoicing-Anbieter als Teil ihrer Lösung anbieten.
Miguel, wo sehen Sie die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal?
Miguel ist außerdem der Ansicht, dass die elektronische Rechnungsstellung nur dann angenommen wird, wenn eine Verpflichtung dazu besteht.
Um die Akzeptanz von E-Invoicing zu erhöhen, ohne dazu verpflichtet zu sein, müssen die Anbieter die Vorteile vermitteln. Vorteile wie Kosten- und Zeiteinsparungen, zukunftssichere Prozesse und rationalisierte Arbeitsweisen.
Die Anbieter von Lösungen können den Unternehmen zeigen, dass sie sich nicht nur auf die vorgeschriebenen Änderungen vorbereiten können, sondern auch viele geschäftliche Vorteile daraus ziehen können.
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Wir stellen Ihnen Miguel vor, unseren Regional Head of Iberia, der für Spanien und Portugal zuständig ist. Mit einem Master-Abschluss in Informatik und jahrelanger Erfahrung in den Bereichen elektronische Rechnungsstellung und EDI-Lösungen ist Miguel ein erfahrener Experte für die digitale Transformation. Zu seinen bemerkenswerten Leistungen gehören die Mitarbeit im Vorstand der EESPA (jetzt GENA) und die führende Rolle bei der Gründung von E-Invoice-Unternehmen in Lateinamerika.
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