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EN 16931 ist ein europaweit gebräuchlicher Begriff wenn es um Standards in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung geht. Erfahren Sie, was der Begriff bedeutet, welche Vorteile dieser Standard bietet und wie er von den Mitgliedstaaten in Europa umgesetzt wird.
Was ist die Norm EN 16931?
Die Norm EN 16931 ist eine europäische Norm, die die technischen Spezifikationen für den Inhalt und das Format elektronischer Rechnungen festlegt und vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) im Jahr 2017 eingeführt wurde. Ursprünglich als Europäische Norm für elektronische Rechnungen (ESI) bekannt, hat sie sich zur EU-Richtlinie EN 16931 entwickelt.
Ziel der Norm ist es, die elektronische Rechnungsstellung(E-Invoicing) in der gesamten Europäischen Union zu harmonisieren, was bedeutet, dass die Mitgliedstaaten ein standardisiertes Format, Umsetzungs- und Spezifikationskriterien einhalten müssen. Durch die Harmonisierung des Formats elektronischer Rechnungen und ihres Umsetzungsprozesses können die Mitgliedstaaten den grenzüberschreitenden Handel und die Transaktionen erleichtern. Der Standard kann sowohl bei Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) als auch zwischen Unternehmen (B2B) verwendet werden.
Welches sind die Konformitätsstufen für die Norm EN 16931?
Die Europäische Kommission nennt drei Bereiche, aus denen sich die Norm EN 16931 zusammensetzt und die für einen nahtlosen elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb der EU von entscheidender Bedeutung sind:
- Das Rechnungsdokument
- Die Umsetzung
- Die Spezifikation
Das Rechnungsdokument
Um als normgerecht zu gelten, muss das elektronische Rechnungsdokument den Regeln entsprechen, die für die CORE-Rechnung oder die CIUS-Spezifikation (Core Invoice Usage Specifications), auf der sie basiert, festgelegt wurden.
- "CORE" steht für das zentrale Rechnungsdatenmodell, das in der Europäischen Norm (EN) 16931-1 definiert ist. Es umfasst die wesentlichen Elemente einer Rechnung und bietet einen syntaxunabhängigen Rahmen für die Definition von Rechnungsanforderungen.
- "CIUS" steht für Core Invoice Usage Specification, eine Erweiterung des Kerndatenmodells für Rechnungen. CIUS definiert und verfeinert die Normgrundlage für die Rechnungsstellung weiter und ermöglicht zusätzliche Datenelemente und Spezifikationen über das Kernmodell hinaus. So kann beispielsweise jeder EU-Mitgliedstaat seine eigene CIUS definieren, um spezifische rechtliche, regulatorische und geschäftliche Anforderungen zu erfüllen, die nicht durch den Kernstandard abgedeckt sind. Auf diese Weise können die Länder zusätzliche Datenelemente oder spezifische Formate einbeziehen, die für die Einhaltung lokaler Gesetze erforderlich sind, z. B. für die Steuerberichterstattung, das öffentliche Auftragswesen oder branchenspezifische Vorschriften.
Das bedeutet, dass die elektronische Rechnung alle obligatorischen Angaben enthalten muss, dass sie wie vorgeschrieben aufgebaut sein muss, dass die Beträge wie vorgeschrieben berechnet werden müssen und dass die Rechnungselemente nur zulässige Werte, wie z. B. Codes, enthalten dürfen.
Die Umsetzung
Die Europäische Kommission nennt zwei Aspekte bei den Umsetzungskriterien.
- Erstens muss ein konformer Empfänger einer elektronischen Rechnung alle Rechnungen akzeptieren und verarbeiten, die dem europäischen E-Invoicing-Standard CORE-Datenmodell oder einem CIUS entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle vom Absender beigefügten fakultativen Informationen, die nach dem CORE oder dem entsprechenden CIUS zulässig sind, ordnungsgemäß verarbeitet und nicht zurückgewiesen werden.
- Zweitens muss ein konformer Versender in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erstellen, die dem europäischen E-Invoicing-Standard oder einem CIUS entsprechen.
Der CIUS, den ein bestimmter Absender oder Empfänger verwenden muss oder kann, kann von dem EU-Mitgliedstaat, in dem er registriert ist, durch die rechtliche Annahme der Richtlinie 2014/55 über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen durch den Mitgliedstaat eingeschränkt werden.
Die Spezifikation
Wenn ein Rechnungsdokument und seine Umsetzung auf einem CIUS beruhen, muss dieser CIUS die Kriterien in Abschnitt 4.4.2 der EN 16931 Teil 1 erfüllen. Im Wesentlichen stellen diese Kriterien sicher, dass der CIUS eine Teilmenge der CORE ist und allen CORE-Regeln folgt. Dies bedeutet, dass jeder, der die vollständige CORE empfangen und verarbeiten kann, auch jeden konformen CIUS verarbeiten kann. Dies gilt jedoch nicht umgekehrt, was bedeutet, dass ein CIUS-Empfänger möglicherweise nicht in der Lage ist, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der CORE oder einem anderen CIUS entsprechen.
Welche Vorteile bringt die Übernahme der Norm EN 16931?
Ein einziger Standard sorgt für eine einfachere Interoperabilität, Gültigkeit und Integrität elektronischer Rechnungen und erleichtert den grenzüberschreitenden Handel, indem er sicherstellt, dass elektronische Rechnungen in allen EU-Mitgliedstaaten denselben Anforderungen entsprechen. Durch die Einhaltung eines einzigen Formats können Unternehmen in den europäischen Mitgliedstaaten Verarbeitungsfehler erheblich reduzieren, was wiederum zu schnelleren Zahlungszyklen und größerer betrieblicher Effizienz führt. Ein Standard bedeutet ein einziges Verarbeitungsformat, das es den Unternehmen ermöglicht, die elektronischen Rechnungen problemlos in ihre Buchhaltungssysteme und ERP-Plattformen zur weiteren Verarbeitung und Zahlung einzuspeisen, wodurch die Notwendigkeit manueller Eingriffe und das Risiko von Dateneingabefehlern verringert werden.
Obwohl die Norm EN 16931 eindeutige Vorteile bietet, wird sie in den einzelnen Mitgliedstaaten immer noch unterschiedlich angewendet.
Die Anwendung der Norm EN 16931
Die Norm EN 16931 kann durch die Formate Universal Business Language (UBL) oder Cross-Industry Invoice (CII) sowie durch lokale Formate (CIUS) wie FatturaPA in Italien oder Factur-X in Frankreich umgesetzt werden. Konforme Formate sind so konzipiert, dass sie die in der Norm festgelegten Kriterien erfüllen und es den Unternehmen ermöglichen, konforme elektronische Rechnungen nahtlos zu erstellen und auszutauschen.
Aber warum gibt es diese Unterschiede?
Die Norm EN 16931 erleichtert die Verwendung verschiedener Syntaxen. Die Norm dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass bestimmte Formatierungs-, Umsetzungs- und Spezifikationskriterien erfüllt werden, bietet den Mitgliedstaaten aber auch die Flexibilität, die Norm an ihre Bedürfnisse anzupassen, z. B. an unterschiedliche steuerliche Aspekte, geschäftliche Anforderungen und technologische Möglichkeiten. Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Formate:
- Factur-X (identisch mit seinem deutschen Äquivalent, früher bekannt als ZUGFeRD): Factur-X ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das sowohl von Menschen lesbare PDF- als auch strukturierte XML -Daten in einem einzigen Dokument kombiniert. Dieses Format gewährleistet, dass die Rechnungen sowohl optisch ansprechend als auch maschinenlesbar sind, was die Effizienz und die Einhaltung der E-Invoicing-Standards verbessert.
- FatturaPA: ist das offizielle Format für elektronische Rechnungen in Italien, das speziell für Transaktionen mit öffentlichen Verwaltungen entwickelt und später auf alle Business-to-Business- (B2B) und Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C) erweitert wurde. Es handelt sich um ein auf XML basierendes Format, das einen vordefinierten Satz von Datenelementen enthält, die die Konsistenz und die Einhaltung der italienischen Vorschriften gewährleisten.
- Andere lokale Formate: Zusätzlich zu den oben genannten Beispielen können Unternehmen auch lokale oder branchenspezifische Formate verwenden, die auf ihre betrieblichen Anforderungen zugeschnitten sind. Diese Formate können auf regionalen Vorschriften, Industriestandards oder spezifischen Geschäftsanforderungen beruhen.
Durch das Angebot einer Vielzahl von Formaten für die Umsetzung der Norm EN 16931 haben Unternehmen die Flexibilität, die am besten geeignete Option auf der Grundlage ihrer internen Systeme, der Präferenzen ihrer Handelspartner und der Compliance-Anforderungen zu wählen. Die Erkundung dieser Varianten kann Unternehmen dabei helfen, ihre Rechnungsstellungsprozesse zu rationalisieren und eine nahtlose Interoperabilität mit Partnern in verschiedenen Branchen und Regionen zu gewährleisten.
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