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Digitale Transformation

Was ist AP-Automatisierung?

9. November 2023
9:00 Uhr

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Ihre manuellen Aufgaben reduzieren und Ihre Prozesse rationalisieren, aber wie funktioniert das alles? Werfen Sie einen Blick auf die Bedeutung und den Arbeitsablauf der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.

AP erklärt

Bevor wir uns mit den Vorteilen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung befassen, sollten wir uns zunächst ansehen, was "Kreditorenbuchhaltung" bedeutet.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (besser bekannt als AP und auch als Procure-to-Pay) sind das Geld, das ein Unternehmen seinen Lieferanten für erhaltene Produkte oder Dienstleistungen schuldet. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um eine kurzfristige Schuld, da der Kauf wahrscheinlich auf Kredit erfolgt ist.

Wie bei allen Geschäftstransaktionen fallen auch in der Kreditorenbuchhaltung zahlreiche Dokumente an, z. B. Rechnungen, Bestellungen, Wareneingänge und - in Ländern, in denen dies vorgeschrieben ist - Pro-forma-Rechnungen. Passenderweise ist die Kreditorenbuchhaltung auch der Name der Abteilung, die alle diese Dokumente bearbeitet.

Warum AP-Automatisierung sinnvoll ist

Die manuelle Bearbeitung von Kreditorenunterlagen kann nicht nur zeitaufwändig, sondern auch kostspielig sein - zwischen 3 und 15 Euro pro Rechnung. Um diese Kosten insgesamt zu senken, müssen Unternehmen in jeder Phase automatisieren und die Kosten senken.

Denken Sie an die Auswirkungen der Umstellung von herkömmlichen Papierrechnungen auf die Effizienz der elektronischen Rechnungsstellung(E-Invoicing) - ein Schritt, der zu Kostensenkungen von bis zu 30 % führen kann. Darüber hinaus hat die nahtlose Automatisierung des Abgleichs von Bestellungen mit Rechnungen das Potenzial, bemerkenswerte Einsparungen von bis zu 80 % zu erzielen. Angesichts solch überzeugender Möglichkeiten zur Kosteneffizienz wird die Notwendigkeit einer vollständig integrierten Lösung zur Automatisierung der Rechnungsstellung deutlich.

Die Automatisierung kann auch menschliche Fehler reduzieren. Daten werden nicht mehr falsch eingegeben, und es gibt keine Duplikate mehr, da AP-Automatisierungstools auf Unstimmigkeiten im System hinweisen.

Die Behebung solcher Probleme verursacht mehr Arbeit und verzögert die Zahlungen an die Lieferanten, was wiederum den Cashflow der Kreditorenbuchhaltung beeinträchtigen und sich negativ auf die Kennzahl Kosten pro Rechnung auswirken kann. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann dieses Problem von vornherein vermeiden und gleichzeitig Einsparungen und ein besseres Cashflow-Management bewirken.

Wie AP-Automatisierung funktioniert

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert im Wesentlichen die Bearbeitung der Rechnungen Ihres Unternehmens. Indem Rechnungen durch einen digitalen Workflow geleitet werden, müssen Lieferanten nicht mehr mit verzögerten Zahlungen rechnen, sondern mit rechtzeitigen und korrekten Zahlungen.

Wie das alles funktioniert, lässt sich in drei Stufen unterteilen:

1. Rechnungseingang‍

Rechnungen können auf elektronischem Wege (E-Invoicing) oder in Papierform eingehen. Die elektronische Rechnungsstellung kann über eine Business-to-Business-Verbindung (B2B) oder über elektronischen Datenaustausch (EDI) erfolgen. Alternativ können Rechnungen auch im PDF-Format oder über ein Lieferantenportal versandt werden.

Wenn Rechnungen in Papierform eingehen, müssen diese manuell gescannt oder mit OCR-Software (Optical Character Recognition) verarbeitet werden. Die OCR-Software wandelt die Informationen in strukturierte Daten in einem geeigneten elektronischen Format um.

2. Abgleich und Arbeitsablauf

Sobalddie Daten einer Rechnung elektronisch erfasst oder empfangen wurden, müssen sie mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen werden - eine Aufgabe, die die AP-Automatisierungssoftware automatisch übernimmt. Nach dem Abgleich werden die Rechnungen genehmigt und zur Zahlung an das elektronische Ressourcenplanungs- (ERP) oder Buchhaltungssystem des Unternehmens weitergeleitet.

3. Rechnungsprüfung und Archivierung

In vielenLändern müssen Unternehmen Rechnungen nach der Verarbeitung mehrere Jahre lang archivieren (z. B. bis zu sieben Jahre im Vereinigten Königreich) - das kann die Automatisierung der Rechnungsstellung sicher leisten. Und anders als bei der manuellen Verarbeitung von Rechnungen entsteht bei der Automatisierung ein vollständiger digitaler Prüfpfad für alle Unterlagen.

Vorteile für jedes Unternehmen

Der ultimative Vorteil der Automatisierung, die für Unternehmen jeder Größe geeignet ist, besteht darin, dass sie den gesamten Rechnungsstellungsprozess rationalisiert, das Potenzial für menschliche Fehler eliminiert und die Kosten pro Rechnung senkt.

Darüber hinaus kann die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen, wertvolle Erkenntnisse liefern und Unternehmen in die Lage versetzen, Trends zu erkennen. Und die Möglichkeit, Rechnungen schnell zu bearbeiten und zu bezahlen, kann zu besseren Beziehungen zu den Lieferanten führen.

Gleichzeitig können die Mitarbeiter von der Umstellung auf die AP-Automatisierung profitieren, indem sie weniger Zeit mit monotonen, sich wiederholenden Aufgaben verbringen und sich auf Arbeiten konzentrieren können, die einen größeren Mehrwert schaffen und eine größere Wirkung innerhalb ihres Unternehmens haben.

Möchten Sie mehr erfahren?

Wenn man all dies in Betracht zieht, ist es klar, dass die Automatisierung der Rechnungsstellung mit einer Lösung wie der elektronischen Rechnungsstellung vonUnifiedpost Group für Unternehmen von großem Nutzen sein kann.

Eine innovative Lösung für die Eingangsfakturierung stellt sicher, dass eingehende Dokumente oder Daten in der Lieferkette problemlos empfangen und automatisch verarbeitet werden können - dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen und verbessert die Arbeitsmoral und die Beziehungen zu den Lieferanten.

Werfen Sie einen Blick auf unsere Lösung und kontaktieren Sie uns für Ihre eigene Produktdemo.

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