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E-Invoicing

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

27. Juli 2023

Die elektronische Rechnungsstellung(E-Invoicing) ist der elektronische Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format versandt und empfangen wird, kann sie automatisch verarbeitet werden, ohne dass herkömmlicher Papierkram erforderlich ist.

Die Beliebtheit der elektronischen Rechnungsstellung nimmt weltweit zu. Laut dem Billentis-Bericht "The E-Invoicing Journey 2019-2025" wurde der weltweite Markt für die elektronische Rechnungsstellung und -befähigung im Jahr 2019 auf rund 4,5 Milliarden Euro (4,9 Milliarden US-Dollar) geschätzt. Prognosen gehen davon aus, dass dieser Markt erheblich wachsen und bis zum Jahr 2025 etwa 18 Mrd. EUR (20,5 Mrd. USD) erreichen wird. Es wird erwartet, dass sich das Volumen der elektronischen Rechnungen und Quittungen bis 2035 weltweit vervierfachen wird.

Unternehmen aller Größenordnungen stellen aufgrund der zahlreichen Vorteile auf die elektronische Rechnungsstellung um. Werfen wir einen Blick auf einige davon.

Vorteile

Höhere Effizienz und schnellere Zahlungen

Da elektronische Rechnungen in einem strukturierten Datenformat übermittelt und empfangen werden, kann ihre Verarbeitung automatisiert werden. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe durch die Buchhaltungsteams, was zu einer Optimierung des Betriebskapitals führt und es den Teammitgliedern ermöglicht, mehr Zeit für strategische, finanzielle Aufgaben zu verwenden.

Außerdem wird durch die automatische Verarbeitung die Verteilungszeit verkürzt, was zu schnelleren Zahlungen führen kann. Elektronische Rechnungen treffen in Sekundenschnelle ein, und die automatische Verarbeitung erfolgt sofort, was die Zeit zwischen Rechnung und Zahlungseingang insgesamt verkürzt.

Führende E-Invoicing-Anbieter bieten auch digitale Zahlungslinks oder QR-Codes für die Rechnungszahlung an, damit Unternehmen schneller bezahlen können. Sowohl der Link als auch der QR-Code leiten die Kunden zu einer sicheren Zahlungsseite, auf der sie auswählen können, wie sie bezahlen möchten - z. B. mit PSD2 (Open Banking), Kreditkarte oder sogar mit lokalen Zahlungsmitteln.

Aussagekräftigere Daten

Die strukturierten Daten einer elektronischen Rechnung ermöglichen es Unternehmen, Datenanalysetools zu nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen, die ihrem Unternehmen zugute kommen können. Anhand der strukturierten Daten können Trends analysiert und Muster erkannt werden, die zu datengesteuerten Entscheidungen zur Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit eines Unternehmens führen können.

Sicherheit

E-Rechnungen sind verschlüsselt und können über Vertriebskanäle wie PeppolDie elektronischen Rechnungen sind verschlüsselt und können über Vertriebskanäle wie z. B. das Internet verschickt werden, wodurch eine zusätzliche Sicherheitsebene geschaffen wird, die das Risiko des Abfangens oder Betrugs ausschließt.

Die Archivierung von elektronischen Rechnungen trägt auch zur Sicherheit bei. Die Zeiten von Aktenschränken, auf Unternehmensservern gespeicherten Rechnungen oder sogar unsicheren Desktops sind längst vorbei. Mit der zusätzlichen Sicherheit, die die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt, haben die Unternehmen mehr Ruhe.

Führende E-Invoicing-Anbieter bieten auch eine automatische, sichere Archivierung an, oft für die in den einzelnen Ländern gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungszeiträume.

Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung

Ein großer Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung ist die automatische Einhaltung der länderspezifischen Steuervorschriften.

Auf der ganzen Welt schreiben immer mehr Steuerbehörden die elektronische Rechnungsstellung vor. Einige Vorschriften betreffen die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), zwischen Unternehmen (B2B) und sogar zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C). Mit den verschiedenen Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, ist eine Herausforderung. Daher lohnt es sich, mit einem Anbieter von E-Invoicing zusammenzuarbeiten, der die Einhaltung der Vorschriften für die Rechnungsstellung in jedem Land gewährleisten kann. Die elektronische Rechnungsstellung wirkt sich positiv auf die Kosten der Unternehmen für die Einhaltung der Steuervorschriften aus und verringert häufig den Verwaltungsaufwand bei Prüfungen durch die Steuerbehörden.

Zum Beispiel, Unifiedpost Group erfüllt die Anforderungen an die Einhaltung von Steuervorschriften in mehr als 60 Ländern und wird regelmäßig aktualisiert, um neue Anforderungen zu erfüllen. Damit haben Unternehmen einen zuverlässigen Partner, der ihnen hilft, die Vorschriften stets einzuhalten.

Geschäftliche und internationale Möglichkeiten

Die Nutzung eines E-Invoicing-Anbieters macht internationale Geschäfte viel einfacher. Elektronische Rechnungsstellungssoftware wandelt Geschäftsdokumente in jedes vom Kunden gewünschte Format um.

Dies erleichtert den internationalen Geschäftsverkehr, da weder für den Lieferanten noch für den Kunden zusätzlicher Aufwand erforderlich ist.

Darüber hinaus können sich führende E-Invoicing-Anbieter an internationale Netzwerke wie Peppol anschließen. Auf diese Weise können Unternehmen einfach und sicher grenzüberschreitende Rechnungen versenden und auf internationaler Ebene tätig werden.

Nächste Schritte: Auswahl des richtigen Anbieters

Nachdem Sie nun von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung überzeugt sind, was sind die nächsten Schritte? Natürlich die Auswahl des richtigen Anbieters. Lesen Sie hier, was Sie beachten sollten, und finden Sie heraus, welche Art von Anbieter für die elektronische Rechnungsstellung für Ihre Art und Größe von Unternehmen geeignet ist.

Elektronische Rechnungsstellung mit Unifiedpost Group

Unifiedpost Group bietet elektronische Rechnungsstellungslösungen für Unternehmen jeder Größe.

Unsere Lösungen sind in mehr als 60 Ländern steuerlich konform, unter Peppol abrufbar und Mitglied von GENA. Sie sind mit allen bestehenden ERP-/Buchhaltungssystemen und einer umfangreichen Liste von Drittanbietern kompatibel.

Stanislava Filcheva
E-Invoicing und E-Reporting Compliance Officer

Stanislava verfügt über einen umfangreichen Hintergrund in den Bereichen Buchhaltung und Finanzen, der sie 2020 zu einer Rolle in der elektronischen Rechnungsstellung und Steuereinhaltung bei Unifiedpost Group führte. Sie hat Industriemanagement studiert, was ihr ein umfassendes Verständnis von Finanz-, Management- und Ingenieurwissenschaften und -prozessen vermittelt hat. Stanislava spricht vier Sprachen fließend und hat Erfahrung in der Zusammenarbeit mit vielen internationalen Unternehmen auf der ganzen Welt.

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Steuervorschriften und Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung

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