Die Einführung elektronischer Rechnungen schreitet weltweit rasant voran, und jeden Monat kündigen mehr und mehr Länder neue Vorschriften an. Aber warum hat der Schwung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung das Vereinigte Königreich nicht erreicht?
Wir sprechen mit Bern Direito, Country Lead von Banqup UK, dessen Fachwissen die Komplexität der elektronischen Rechnungsstellung(E-Invoicing) im Vereinigten Königreich aufdeckt. Mit über 20 Jahren Erfahrung in den Bereichen Technologie, Rechnungsstellung und Automatisierung gibt Bern Direito wertvolle Einblicke in die Situation der elektronischen Rechnungsstellung in Großbritannien und die Herausforderungen, die auf die Unternehmen zukommen können, wenn sie nicht proaktiv vorgehen.
Erstens, Bern, wie lauten die aktuellen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstattung im Vereinigten Königreich?
Im Vereinigten Königreich gibt es nur zwei Verordnungen, was es auf den ersten Blick für lokale Unternehmen recht einfach macht, den Prozess zu befolgen. Erstens gibt es eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen, die Rechnungen an den NHS (den nationalen Gesundheitsdienst des Vereinigten Königreichs) stellen. Zweitens gibt es ein von der Regierung geführtes Programm namens Making Tax Digital (MTD).
B2G elektronische Rechnungsstellung für den NHS
Die elektronische Rechnungsstellung an den NHS ist derzeit das einzige obligatorische Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich. Jedes Unternehmen, das den NHS beliefert, muss an einen Peppol Access Point angeschlossen sein und seine Rechnung über das Peppol Netzwerk senden.
Dies ist die einzige verbindliche Regelung für die elektronische Rechnungsstellung. Öffentliche Stellen müssen jedoch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, aber es gibt kein allgemeines Mandat für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen.
Making Tax Digital (MTD)
Bei Making Tax Digital geht es um die Umstellung der Steuerverfahren im Vereinigten Königreich auf digitale Steuerverfahren. Im Jahr 2019 führte die britische Regierung (HMRC) Making Tax Digital ein und verfolgte dabei einen stufenweisen Ansatz, um verschiedene Arten von Unternehmen einzubeziehen. Die erste Phase umfasste im Vereinigten Königreich mehrwertsteuerregistrierte Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 85.000 £. Seit 2019 müssen Unternehmen, die in diese Kategorie fallen, ihre vierteljährlichen Steuererklärungen und dann ihre endgültigen Steuerberichte einreichen, was bedeutet, dass Buchhalter und Unternehmen fünfmal im Jahr Bericht erstatten müssen, anstatt einmal am Jahresende.
Die Regelung sollte ab 2023 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 10.000 £ gelten. Dies wurde nun jedoch auf 2026 verschoben.
Auch wenn es sich bei der MTD nicht um eine elektronische Rechnungsstellung handelt, so ist das Prinzip doch ähnlich: Die Unternehmen müssen ihre Steuern über ein digitales Verfahren melden, damit der Staat mehr Transparenz erhält.
Wenn also die elektronische Rechnungsstellung nicht weit verbreitet ist, wie führen britische Unternehmen dann ihre Rechnungsstellungsprozesse durch?
Die Landschaft der Rechnungsstellungsprozesse im Vereinigten Königreich ist differenziert und hängt von der Größe und Art des Unternehmens ab:
- In größeren Unternehmen wird die Rechnungsstellung meist intern über Softwareplattformen abgewickelt, was technisch gesehen bis zu einem gewissen Grad eine elektronische Rechnungsstellung ist. Viele der Unternehmen, mit denen ich spreche, erstellen ihre Rechnungen auf einer Plattform und versenden die Rechnungen dann per E-Mail, also nicht vollständig elektronisch. Bei eingehenden Rechnungen wird auf Automatisierungswerkzeuge zurückgegriffen, insbesondere auf OCR (Optical Character Recognition).
- Mittelständische Unternehmen verfolgen mitunter den gleichen Ansatz, indem sie sich auf eine Buchhaltungssoftware verlassen.
- Für kleinere Unternehmen gibt es in der Regel zwei Ansätze. Einige verwenden Cloud-Software-Tools, die ihre Rechnungs- und Finanzaktivitäten innerhalb dieser Plattformen verwalten. Andere wiederum verwenden ganz einfache Tools wie Microsoft Word oder Excel. In diesem Fall werden die Rechnungen an den Steuerberater oder Buchhalter weitergeleitet, der sie manuell in seine Buchhaltungssoftware einträgt, um sie für die Steuererklärung zu verwenden.
Wir sehen also, dass alle Unternehmen unterschiedlich sind, aber insgesamt gesehen nutzen nicht viele Unternehmen einen durchgängig elektronischen, digitalisierten Ansatz.
Ist den großen Unternehmen bewusst, dass sie eine Form der elektronischen Rechnungsstellung betreiben?
Interessanterweise stuft ein erheblicher Teil der großen Unternehmen ihre Prozesse nicht als elektronische Rechnungsstellung ein. Das liegt daran, dass die Unternehmen zwar eine strukturierte Rechnung mit der richtigen Software erstellen, die Rechnung aber dennoch als PDF herunterladen und per E-Mail versenden.
Aufgrund der Vertrautheit und des übermäßigen Rückgriffs auf PDF-Dateien sind viele Unternehmen, auch größere, nicht in der Lage, die Feinheiten der verschiedenen elektronischen Rechnungsformate zu verstehen. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die von ihnen gewählte Software eine Vielzahl von Formaten automatisch verwaltet, was jedoch nicht der Fall ist.
Diese Unkenntnis kann zu Problemen bei der Rechnungsbearbeitung führen, insbesondere wenn der Rechnungsempfänger die Rechnung nicht lesen kann, weil er nicht über die richtige Software verfügt. Dies wirkt sich auf die internen Prozesse aller Beteiligten aus und führt zu mehr Kundenanfragen, Verzögerungen oder sogar zur Ablehnung von Rechnungen.
Glauben Sie, dass britische Unternehmen und Softwareanbieter aufgrund der europäischen Vorschriften stärker für die elektronische Rechnungsstellung sensibilisiert sein werden?
Die Verschärfung der europäischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung hat im Vereinigten Königreich definitiv ein Gefühl der Dringlichkeit geschaffen. Allerdings könnte das Vereinigte Königreich aufgrund fehlender lokaler Vorschriften etwas langsamer sein.
Sie fragen sich vielleicht, warum wir keine E-Invoicing-Vorschriften auf unserer Roadmap haben, wie unsere europäischen Nachbarn?
Erstens ist es klar, dass der Brexit ein entscheidender Faktor war. Das Vereinigte Königreich möchte seine eigenen Regeln und Vorschriften festlegen, weshalb sich die Angleichung an europäische Standards verzögert.
Zweitens glaube ich, dass Making Tax Digital (MTD) ebenfalls eine wichtige Rolle spielt. Die MTD hat viele Verzögerungen erfahren, so dass britische Unternehmen verunsichert sind, wann die nächsten Vorschriften oder Mandate in Kraft treten werden. Bei weiteren Verzögerungen werden britische Unternehmen und Softwareanbieter möglicherweise erst dann handeln, wenn die Termine für die Regulierung feststehen.
Daher ist es Aufgabe der Softwareanbieter, britische Unternehmen proaktiv über die europäischen Vorschriften aufzuklären und darüber, was dies für ihre Geschäftsprozesse tatsächlich bedeutet. Wenn die Anbieter mit der Aufklärung beginnen, bedeutet das natürlich auch, dass sie eine Lösung parat haben müssen.
Glauben Sie, dass die Softwareanbieter ihre Systeme für britische Unternehmen anpassen werden?
Das kommt ganz darauf an. Wenn die Nachfrage der Unternehmen da ist, werden sich viele Softwareanbieter anpassen müssen. Die Software-Anbieter sollten jedoch schon jetzt damit rechnen, dass die elektronische Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich zunehmen wird, so dass sie die Möglichkeit haben, proaktiv zu handeln.
Um proaktiv zu handeln, haben die Softwareanbieter zwei Möglichkeiten:
- Erstens können sie ihre eigene Software entwickeln. Das ist natürlich zeitaufwändig, kostspielig und erfordert ständige Weiterentwicklung, zumal die weltweiten Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung von Land zu Land unterschiedlich sind. Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Kunden über die neuen Funktionen und Verfahren zu informieren.
- Die zweite Option ist höchstwahrscheinlich der Weg, den viele Softwareanbieter einschlagen werden, nämlich eine Partnerschaft mit spezialisierten Lösungsanbietern, wie z. B. Banqup. Auf diesem Weg können Softwareunternehmen den umfangreichen Entwicklungsprozess und die damit verbundenen Kosten umgehen. Durch die Integration mit Lösungen, die bereits den internationalen Vorschriften entsprechen, verfügen sie automatisch über eine erprobte und getestete Lösung. Dieser Ansatz ist vorteilhaft für Softwareunternehmen, die ihre Dienste rationalisieren wollen, ohne ihren bestehenden Benutzerstamm nennenswert zu beeinträchtigen.
Softwareanbieter müssen bald eine Entscheidung treffen - ob sie entwickeln oder eine Partnerschaft eingehen wollen.
Was ist Ihrer Meinung nach der beste Weg für Softwareanbieter?
Insgesamt ist ein kooperativer Ansatz für den Erfolg unerlässlich.
Softwareanbieter sollten Partnerschaften in Erwägung ziehen, um umfassende Lösungen zu entwickeln, die Ineffizienzen und unterschiedliche Formate beseitigen und die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden verbessern. Diese Lösungen müssen kosteneffizient und an künftige Veränderungen anpassbar sein und von einem Verständnis für die grundlegende Rolle von Buchhaltern und Rechnungsprüfern in der britischen Unternehmenslandschaft getragen werden, da sie für die Mehrheit der britischen Unternehmen lebenswichtig sind.
Die Entwicklung und Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich in den nächsten Jahren wird eine interessante Reise sein. Aber ohne die richtige Ausbildung und verfügbare Lösungen werden viele Unternehmen in Panik geraten und möglicherweise unüberlegte Entscheidungen treffen. Deshalb müssen ihre Anbieter ihnen den richtigen Weg weisen und zeigen, dass ihre Lösungen oder die Lösungen von Partnern die Arbeit für sie erledigen können.
Bern hat über 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen Technologie, Rechnungsstellung und Automatisierung. Bern leitet nun unsere KMU-Lösung Banqup in Großbritannien und konzentriert sich dabei auf den Markt für Buchhaltung und Partnerschaften.
