Spaniens Entwurf eines königlichen Dekrets zur elektronischen Rechnungsstellung vorgestellt

Der in diesem Artikel behandelte Entwurf des königlichen Dekrets wurde seit seiner ersten Veröffentlichung mehrfach aktualisiert und geändert. Während die Informationen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt waren, hat sich die Landschaft der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien verändert. Die frühesten neuen Umsetzungsdaten für die E-Invoicing-Anforderungen sind nicht vor 2027 zu erwarten.

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Um über die neuesten Entwicklungen informiert zu bleiben, einschließlich des aktuellen Stands der Vorschriften und der voraussichtlichen Umsetzungsfristen, empfehlen wir Ihnen, unseren jüngsten Artikel über die Neuerungen bei der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien hier zu lesen. So erhalten Sie die genauesten und aktuellsten Informationen.

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Der Verordnungsentwurf, der auf der Grundlage des Gesetzes 18/2022 vom 28. September 2022 erstellt wurde, konzentriert sich auf Schlüsselaspekte wie die technischen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B). Das Dekret befasst sich auch mit den Interoperabilitätsanforderungen für Anbieter technischer Lösungen sowie mit den Sicherheits-, Kontroll- und Standardisierungsanforderungen für die Geräte und IT-Systeme, die an der Erstellung elektronischer Rechnungen beteiligt sind.

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Die spanische Regierung führt derzeit bis zum 10. Juli 2023 eine öffentliche Konsultation zum Entwurf des Dekrets durch. Darüber hinaus gibt es eine Arbeitsgruppe, der auch die Unifiedpost Group angehört, in der noch immer Beiträge zur zweiten Anhörung zum Entwurf des königlichen Dekrets eingereicht werden, um eine für alle Parteien vorteilhafte Lösung zu finden.

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Das von Spanien gewählte E-Invoicing-Modell

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Spanien strebt die Einführung des dezentralen CTC- und Austauschmodells (DCTCE) an, das sich vermutlich an der französischen Gesetzgebung orientiert und die technischen Anforderungen des kommenden Vorschlags der Europäischen Kommission zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter(ViDA) berücksichtigt.

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Der Entwurf regelt die Verwendung obligatorischer elektronischer Rechnungen zwischen spanischen Unternehmen, wobei eine Ausnahme für vereinfachte Rechnungen vorgesehen ist. Mit dem Dekret wird das E-Invoicing-System in Spanien eingeführt, an dem private E-Invoicing-Dienstleister und eine von der spanischen Steuerbehörde(Agencia Tributaria) verwaltete öffentliche Plattform beteiligt sind.

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Darüber hinaus verpflichtet das Dekret die Unternehmen, den anderen Unternehmen und der spanischen öffentlichen Plattform innerhalb von vier Kalendertagen (außer an Wochenenden und Feiertagen) verschiedene Rechnungsstatus zu übermitteln, z. B. Rechnungsannahme, Ablehnung und vollständige Zahlung, einschließlich des Datums der tatsächlichen Zahlung der Rechnung.

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Die Unternehmen können selbst entscheiden, welchen Übermittlungsweg sie nutzen wollen: über einen privaten Dienstleister oder über die öffentliche Plattform. Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre Rechnungen über einen privaten Dienstleister zu empfangen, müssen ihre Geschäftspartner über den Einstiegspunkt für die elektronische Rechnungsstellung informieren.

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Andererseits waren die Dienstleister ursprünglich verpflichtet, Transaktionsdaten elektronisch im nationalen Format an die öffentliche Plattform zu melden, Facturaezu melden, das derzeit für elektronische B2G-Rechnungen verwendet wird. Gemäß den im neuen Gesetzesentwurf vom 5. März 2025 vorgeschlagenen Änderungen wird dieses Format nun jedoch für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich auf UBL umgestellt.

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Die technischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Spanien

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Rechtliche Formate

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Der Königliche Erlass definiert eine elektronische Rechnung als eine strukturierte elektronische Nachricht, die dem semantischen Datenmodell EN 16931 des Europäischen Komitees für Normung entspricht. Die elektronische Rechnung kann in einer der folgenden Syntaxen ausgedrückt werden:

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• XML CEFACT
• UBL
• EDIFACT
• Facturae
• oder jede andere, die zusätzlich auf Anordnung des Ministers für Wirtschaft und digitale Transformation hinzugefügt wird

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Alle elektronischen Rechnungen, die über private E-Invoicing-Plattformen ausgestellt werden, müssen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur signiert und mit einer eindeutigen ID versehen werden - einer Kombination aus der steuerlichen Identifikation des Absenders, der Rechnungsnummer und -serie sowie dem Rechnungsdatum.

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In der ersten Einführungsphase muss den elektronischen Rechnungen ein PDF-Dokument beigefügt werden, das die Lesbarkeit für Unternehmen und Freiberufler gewährleistet, für die die Verpflichtung zum Erhalt elektronischer Rechnungen noch nicht in Kraft getreten ist.‍

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Was können Sie von Ihrem privaten E-Invoicing-Anbieter erwarten?

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Bei der Auswahl eines Anbieters für das bevorstehende spanische Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich sollten Sie darauf achten, dass er diese zentralen Anforderungen erfüllen kann:

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• Verbindung mit der öffentlichen Plattform: Die Anbieter müssen in der Lage sein, sich an die öffentliche spanische E-Invoicing-Lösung anzuschließen und sicherzustellen, dass Transaktionsdaten und obligatorische Statusmeldungen automatisch an die Behörden übermittelt werden.
  
  
• Volle Interoperabilität: Sie sollten eine kostenlose Verbindung und nahtlose Interoperabilität mit anderen Plattformen im spanischen System bieten, damit Sie problemlos Rechnungen mit jedem Kunden oder Lieferanten austauschen können.
  
  
• Unterstützung für alle Rechnungsformate: Ihr Anbieter sollte alle nach dem neuen Gesetz zulässigen Rechnungssyntaxen beherrschen (einschließlich der Umwandlung von Rechnungen zwischen verschiedenen Formaten nach Bedarf) und die elektronische Rechnungsstellung im In- und Ausland unterstützen.
  
  
• Sicherheit und Konformität: Das Informationssicherheitsmanagementsystem des Anbieters sollte nach ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig) zertifiziert sein und die Datenverwaltung und -vertraulichkeit gewährleisten - auch über die vertraglichen Verpflichtungen hinaus.
  
  
• Sichere Übertragungsprotokolle: Suchen Sie nach Anbietern, die sichere Protokolle verwenden, die den AS2- oder AS4-Spezifikationen für einen zuverlässigen Datenaustausch entsprechen.
  
  
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Die Anbieter müssen in der Lage sein, fortgeschrittene elektronische Signaturen zu verarbeiten, die der eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) entsprechen und die Authentizität und Integrität der Rechnungen gewährleisten.
  
  
• Geschäftskontinuität und Verfügbarkeit: Die Anbieter sollten über einen soliden Plan für die Geschäftskontinuität verfügen und rund um die Uhr Support-Ressourcen bereitstellen, um hohe Rechnungsvolumina und kritische Vorgänge zu bewältigen.
  
  

• Automatisierte Prozesse: Erwarten Sie einen vollständig automatisierten Prozess, der Ihre Rechnungsverwaltung rationalisiert und die Einhaltung von Vorschriften sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene gewährleistet.

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Was ist von der öffentlichen Plattform zu erwarten?

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• Die öffentliche Plattform wird ausschließlich als Rechnungsspeicher fungieren, in dem Informationen über elektronische Rechnungen und deren Kopien sowie Informationen über deren Bezahlung gespeichert werden.
• Ursprünglich verwendete die öffentliche Plattform Facturae als Syntax, aber gemäß dem Gesetzesentwurf vom 5. März 2025 wird sie nun UBL verwenden.
• Der Inhalt der Rechnungen ist auf das UBL beschränkt, das die zuvor verwendete Facturae ab dem jüngsten Änderungsentwurf ersetzt.
• Einreichung und Empfang von elektronischen Rechnungen über die nach Genehmigung durch die Steuerbehörde verfügbare Plattform.
• Möglichkeit, die obligatorischen Rechnungsstatus zu melden.

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Voraussichtliche Fristen für verbindliche Vorschriften

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Das Königliche Dekret wird zwölf Monate nach seiner offiziellen Veröffentlichung im Boletín Oficial del Estado (BOE) in Kraft treten, wobei die anschließende Umsetzung, wie im Dekretentwurf dargelegt, nach Unternehmensgröße gestaffelt ist. Die hier angegebenen Daten sind vorläufige Angaben, die auf dem voraussichtlichen Zeitplan für die Veröffentlichung beruhen, und die einzelnen Phasen lauten wie folgt:

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• 12 Monate nach der endgültigen Veröffentlichung des Dekrets (voraussichtlich 2027): Unternehmen und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen und die obligatorischen Statusmeldungen einhalten.
  
  
• 24 Monate (voraussichtlich 2028): Unternehmen und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von weniger als 8 Mio. EUR werden verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Für diese Steuerpflichtigen wird in dieser Phase keine obligatorische Statusmeldung erforderlich sein.
  
  
• 36 Monate (voraussichtlich 2029): Unternehmen und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von weniger als 8 Mio. € werden zusätzlich verpflichtet sein, die obligatorischen Statusmeldungen zu erfüllen.

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E-Invoicing-Lösungen für spanische Unternehmen

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