Da sich viele E-Invoicing-Standards und -Formate unterscheiden, lohnt es sich, sich mit den Details zu befassen, um zu verstehen, wie jedes einzelne funktioniert. Erfahren Sie, wie die elektronische Rechnungsstellung tatsächlich funktioniert, und verschaffen Sie Ihrem Unternehmen ein besseres Verständnis für die Schritte, die bei der Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellungsprozesses zu unternehmen sind.
Bevor wir uns in die Einzelheiten der elektronischen Rechnungsstellung stürzen, ist es wichtig zu verstehen, was genau die elektronische Rechnungsstellung ist.
Die elektronische Rechnungsstellung (oder "E-Invoicing") ist der elektronische Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Wenn die Rechnung über ein strukturiertes elektronisches Format gesendet und empfangen wird, kann sie automatisch verarbeitet werden, ohne dass herkömmlicher Papierkram erforderlich ist.
Die elektronische Rechnungsstellung ist heute für Unternehmen aller Größenordnungen auf der ganzen Welt gängige Praxis und hat in den letzten 30 Jahren stetig zugenommen. In unserem Blog können Sie mehr darüber lesen, was E-Invoicing ist.
Während das Konzept weltweit weitgehend identisch ist, unterscheiden sich die rechtlichen Anforderungen von Land zu Land. Von Formaten über Verfahren bis hin zu lokalen E-Invoicing-Vorschriften. Viele Länder haben damit begonnen, ihre eigenen Formate und Strukturen im Einklang mit ihren Steuervorschriften festzulegen. Viele führen verbindliche Verfahren ein, um ihre "Mehrwertsteuerlücke" zu schließen und die Einhaltung der Steuervorschriften insgesamt zu verbessern. Lesen Sie hier, wie die Einhaltung der Steuervorschriften und die elektronische Rechnungsstellung zusammenhängen und was unter der Mehrwertsteuerlücke zu verstehen ist.
Normen für die elektronische Rechnungsstellung
Viele Länder und Netzwerke haben ihren eigenen Standard für die elektronische Rechnungsstellung:
Europäische Norm
Die Europäische Kommission und die EU-Mitglieder haben einen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei B2G- (Business-to-Government) und G2G- (Government-to-Government) Transaktionen eingeführt. Dieser ist Teil der europäischen Richtlinie 2014/55/EU.
Der europäische Standard ist ein semantisches Datenmodell, das die notwendigen Elemente auflistet, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um rechts- und steuerkonform zu sein. Dieses Datenmodell ist technologieneutral und kann in zwei XML-Formaten - UBL und CII - verwendet werden. Lesen Sie hier mehr dazu.
Peppol-Standard
Pan-European Public Procurement Online (Peppol) ist ein internationales Netzwerk, das Unternehmen den sicheren Austausch von Dokumenten und Daten mit anderen registrierten Nutzern ermöglicht. Die Unternehmen treten dem Peppol-Netz über einen Zugangspunkt bei, und alle elektronischen Rechnungen werden innerhalb des Peppol-Rahmens verarbeitet. Derzeit gibt es international rund 200 zertifizierte Access Point-Anbieter. Erfahren Sie mehr über Peppol in unserem Blogbeitrag.
EDIFACT-Standard
EDIFACT ist eine Abkürzung für "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport". Dabei handelt es sich um ein globales Regelwerk, das 1986 für den unternehmensübergreifenden elektronischen Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern über EDI entwickelt wurde. Der Prozess kann jedoch je nach den Gegebenheiten zwischen den einzelnen Unternehmen unterschiedlich sein.
EDIFACT wurde von den Vereinten Nationen (UN) definiert und ist in Europa weit verbreitet. Der Standard definiert die Art der Adresse, das Format und die Infrastruktur, die für eine konforme elektronische Rechnungsstellung erforderlich sind.
Länderspezifische Normen
Einige Länder haben spezielle Standards für ihre eigenen Anforderungen entwickelt. In Italien zum Beispiel ist es FatturaPA - ein XML-Rechnungsformat. Welche Länder welche Formate haben, erfahren Sie in unserem Global E-Invoicing Guide.
Die drei Teile der elektronischen Rechnungsstellung
Damit die elektronische Rechnungsstellung funktioniert, sind drei wichtige Dinge erforderlich:
1. Adressen für die elektronische Rechnungsstellung
Erstens müssen alle an der elektronischen Rechnungsstellung beteiligten Parteien eine eigene E-Invoicing-Adresse haben. Eine E-Invoicing-Adresse kann je nach Land und Dienstanbieter unterschiedlich sein. Zum Beispiel eine Standard-E-Mail-Adresse oder eine ID-Nummer.
2. Formate
Die Formate für die elektronische Rechnungsstellung werden häufig von den einzelnen Ländern festgelegt. Ein gemeinsames europäisches Format ist XML, das von jedem Land angepasst wird, um länderspezifische Informationen wie z. B.:
- Mehrwertsteuernummer (VAT) - eine einmalige Nummer, die für jedes Land unterschiedlich ist
- Global Location Number (GLN) - eine 13-stellige Nummer, die weltweit eindeutig ist
- Data Universal Numbering System (DUNS) - eine 9-stellige Nummer, die von Dun & Bradstreet vergeben wird
3. Infrastruktur
Im Allgemeinen gibt es drei Arten von Infrastrukturen für den Austausch elektronischer Rechnungen:
- 2-Ecken-Modell - ein einfaches P2P-Modell (Peer-to-Peer), bei dem Lieferant und Käufer elektronische Dokumente über EDI- oder XML-Dateien austauschen.
- 3-Ecken-Modell - Lieferant und Käufer nutzen denselben Drittanbieterdienst für den Austausch von Dokumenten. Der Drittanbieter kann die Cloud oder E-Invoicing-Software nutzen.
- 4-Ecken-Modell - sowohl der Lieferant als auch der Käufer nutzen verschiedene Anbieter für die Bearbeitung ihrer elektronischen Dokumente. In diesem Fall arbeiten die beiden Dienstleister zusammen, um die Übertragung über ein internationales Netz, das Unternehmen und Organisationen miteinander verbindet, abzuschließen.
Die Reise der elektronischen Rechnung
- Eine elektronische Rechnung wird mit Hilfe eines ERP-Systems, eines E-Invoicing-Anbieters oder über ein manuelles Online-Formular erstellt. Die Anzahl der Rechnungen bestimmt, für welches Verfahren sich ein Unternehmen entscheidet.
- Es werden Informationen hinzugefügt, in der Regel dieselben Informationen, die auch in herkömmlichen Papierrechnungen enthalten sind. Allerdings kann eine Steuerbehörde oder ein Lieferant zusätzliche, maßgeschneiderte Informationen benötigen, die ihren Vorschriften entsprechen.
- Die Rechnung wird dann in das vom Empfänger gewünschte Format umgewandelt. Da verschiedene Kunden und Steuerbehörden unterschiedliche Formate verwenden, ist es wichtig, einen E-Invoicing-Anbieter zu wählen, der Ihre elektronische Rechnung in jedes vom Empfänger benötigte Format umwandelt. Die Rechnung wird dann über den Kanal der Wahl des Empfängers verteilt. Zum Beispiel direkt in sein ERP-System, über ein Behördenportal oder sogar per Druck und Post.
Die Wahl des richtigen E-Invoicing-Anbieters
Da es kein einheitliches globales E-Invoicing-Format gibt, ist es von Vorteil, einen E-Invoicing-Anbieter zu wählen, der Daten automatisch konvertiert und alle Formate unterstützt. Ein vertrauenswürdiger Anbieter sollte mit internationalen Netzwerken verbunden sein, um die Einhaltung von Steuergesetzen in vielen Ländern mit unterschiedlichen Standards zu gewährleisten.
Dienste wie Rechnungsvorlagen, digitale Zahlungsschaltflächen und elektronische Signaturen können einen zusätzlichen Wert darstellen. Ein Anbieter, der auch über eine Inbound-Lösung verfügt, wie z. B. Unifiedpost Group kann die Prozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung noch einfacher gestalten.
Wie unsere Lösungen den Unterschied machen können
Unifiedpost GroupDie E-Invoicing-Lösung macht den Prozess einfach, unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist.
Unsere Lösung ist auf Unternehmen jeder Größe zugeschnitten, die eine schnelle, automatisierte Lösung zur Konvertierung ihrer Dokumente und Daten in ein beliebiges Format benötigen. Die Lösung ist in über 60 Ländern steuerlich konform, so dass Ihr Unternehmen an internationale Netzwerke angeschlossen werden kann und von zahlreichen Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitiert.
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Stanislava verfügt über einen umfangreichen Hintergrund in den Bereichen Buchhaltung und Finanzen, der sie 2020 zu einer Rolle in der elektronischen Rechnungsstellung und Steuereinhaltung bei Unifiedpost Group führte. Sie hat Industriemanagement studiert, was ihr ein umfassendes Verständnis von Finanz-, Management- und Ingenieurwissenschaften und -prozessen vermittelt hat. Stanislava spricht vier Sprachen fließend und hat Erfahrung in der Zusammenarbeit mit vielen internationalen Unternehmen auf der ganzen Welt.
