Exklusives Interview mit Andres Lilleste: Einblicke aus 20 Jahren E-Invoicing

Sie haben sich von Anfang an mit der elektronischen Rechnungsstellung befasst. Erzählen Sie uns, wie Sie zu diesem Bereich gekommen sind, und wann haben Sie erkannt, dass elektronische Rechnungen die Zukunft sind? 

‍

Für mich hat das Wort "Anfang" zwei Bedeutungen. Erstens begann ich 2005 als technischer Kundenbetreuer im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung zu arbeiten. Mein erster Arbeitstag hatte unmittelbar mit elektronischen Rechnungen zu tun. Zweitens war es ungefähr zu der Zeit, als die elektronische Rechnungsstellung in Estland an Fahrt aufnahm. Der E-Invoicing-Service in den Banken war gerade eingeführt worden, so dass elektronische Rechnungen an die Banken der Kunden gesendet und automatische Zahlungsvereinbarungen getroffen werden konnten, aber elektronische B2B- und B2G-Rechnungen waren noch nicht eingeführt worden. Wir schauten uns an, was unsere nördlichen Nachbarn taten, und versuchten herauszufinden, wie man elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen einführen könnte. Es dauerte zwei Jahre, aber es gelang uns, die ersten elektronischen B2B-Rechnungen (Ausgaben) einzuführen.

‍

Wenn Sie Ihrer Großmutter oder einem Gymnasiasten die elektronische Rechnungsstellung erklären müssten, wie würden Sie sie in einfachen Worten beschreiben? 

‍

Für einen normalen Menschen, ob jung oder alt, ist die einfachste Art, elektronische Rechnungen zu erklären, die bequeme Möglichkeit, eine Rechnung automatisch zu bezahlen. Wenn Sie eine Rechnung auf Papier oder als PDF erhalten, ist das zwar schön anzusehen, aber was kommt dann?! Wenn Sie eine elektronische Rechnung erhalten, ist Ihr Zahlungsformular bei der Bank bereits ausgefüllt. Für Unternehmen gibt es noch viele andere Vorteile, z. B. den Wegfall der manuellen Arbeit.

‍

In Ihrer Arbeit gab es sicher einige bunte Situationen, die mit diesem Thema zu tun hatten? 

‍

Wenn ich an Beispiele aus dem wirklichen Leben (und an große Freude) denke, fällt mir die Zeit vor 2010 ein, als wir hart daran gearbeitet haben, elektronische Rechnungen bei Verbrauchern und Unternehmen einzuführen. Wir haben Kampagnen durchgeführt, bei denen wir für jede versandte elektronische Rechnung einen Baum gepflanzt haben. Die Ergebnisse waren schön, aber weit entfernt vom heutigen Stand.

‍

Ich erinnere mich auch an eine Lotterie, bei der wir unter den Nutzern elektronischer Rechnungen drei Monate lang elektronische Rechnungszahlungen in unserem Namen verlosten. Der Verbrauch an elektronischen Rechnungen stieg immer weiter an, und der Gewinner war zufällig jemand mit einer Leasingrechnung für ein Kombinationsgeschäft, auf dessen Konto viele andere elektronische Rechnungen eingingen. Glücklicherweise hatten wir in unserer Kampagne einen Höchstbetrag festgelegt, der erstattet werden sollte.

‍

Was ist das häufigste Missverständnis über elektronische Rechnungen, das Ihnen bei Ihrer Arbeit begegnet? 

‍

Ich glaube, dass sich diese Missverständnisse mit der Zeit ändern. Die ursprüngliche Herausforderung bestand darin, zu erklären, dass eine PDF-Rechnung (eine papierlose Rechnung) keine elektronische Rechnung ist. Leider war diese Meinung lange Zeit vorherrschend. Es gab auch die Meinung, dass die elektronische Rechnungsstellung das Risiko birgt, dass jemand Ihre Lieferungen und die sensiblen Informationen auf der Rechnung verfolgen kann. Ich glaube aber, dass dies heute weitgehend der Vergangenheit angehört. Der Verbraucher von heute neigt dazu, rationale Berechnungen anzustellen und versucht, die wirtschaftlich optimalste Art und Weise für die elektronische Rechnungsstellung zu finden.

‍

Unifiedpost Group ist in über 30 Ländern vertreten und überwacht ständig die Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung. Wie sorgen Sie dafür, dass sich Unternehmen keine Sorgen um Vorschriften machen müssen? 

‍

Ich bin davon überzeugt, dass wir das Vertrauen unserer Kunden nur gewinnen können, wenn wir bereit sind, sie zu informieren und zu unterstützen - sowohl im Verkaufsprozess als auch bei den Dienstleistungen nach dem Verkauf. Ein Kunde möchte sich umsorgt fühlen und über Trends und Veränderungen auf dem Laufenden gehalten werden. Die Kunden wollen in der Regel nicht alle technischen Details wissen. Sie wollen die Prinzipien.

‍

Um unseren Kunden ein solches unterstützendes Umfeld zu bieten, hat Unifiedpost vor einigen Jahren eine eigene Abteilung geschaffen - den "Compliance Cluster". Dieses Team besteht aus Spezialisten, die täglich daran arbeiten, Informationen zu sammeln und zu analysieren und Entwicklungsaufgaben innerhalb des Unternehmens festzulegen, um sicherzustellen, dass die Produkte von Unifiedpost den E-Invoicing-Vorschriften entsprechen.

‍

Ich habe diesen Vergleich schon früher verwendet, aber jetzt, da die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung weltweit so unterschiedlich sind, ist er aktueller denn je: ein Partner, alle Dienstleistungen. Der Kunde konzentriert sich auf das Wachstum seines Unternehmens, und wir tun unser Bestes, um sicherzustellen, dass seine Rechnungen in voller Übereinstimmung mit allen Anforderungen gesendet und empfangen werden.

‍

Der aktuelle Stand und die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung weltweit

‍

Welche Länder sind derzeit Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung? Gibt es etwas, was andere Länder von ihnen lernen können? 

‍

Ich glaube, die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, aus welcher Region der Experte kommt. Wir sehen Länder, die Zentralisierung und Regulierung stark unterstützen, Länder, die eine "Vielfalt" von Lösungen anbieten - wo Standardübertragung und Alternativen gleichzeitig erlaubt sind, und dann gibt es Länder, in denen alles mehr oder weniger spontan funktioniert, aber technisch auf einem sehr hohen Niveau.

‍

Die Rolle des Mehrwertsteuerausfalls eines Landes im Laufe des Jahres spielt sicherlich auch eine Rolle. Ein vorherrschender Satz in den Vorschriften lautet: "Die elektronische Rechnung muss der Norm EN16931 entsprechen". EN16931 ist die technische Bezeichnung für die EU-Norm für elektronische Rechnungen. Häufig wird auch auf die Peppol verwiesen. Peppol hat sich zu einem weltweiten Netz für die Übermittlung elektronischer Rechnungen entwickelt. Eine dritte Sache, die wir sehen, ist der Verweis auf E-Reporting. Dabei handelt es sich um eine Situation, in der die lokale Steuerbehörde von den Rechnungsstellern Steuererklärungen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit erwartet.

‍

Italien ist derzeit Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung in Europa und hat sich nachdrücklich dafür eingesetzt, dass alle elektronischen Rechnungen über die zentrale Plattform des Landes laufen. Frankreich führt in der zweiten Hälfte des Jahres 2026 eine E-Invoicing-Lösung auf der Grundlage der Peppol ein, bei der die Steuerbehörde eine der Parteien ist und die Mehrwertsteuer fast in Echtzeit auf der Rechnung ausgewiesen wird.

‍

Belgien, Deutschland, Lettland - ab Anfang 2026 werden elektronische B2B-Rechnungen vorgeschrieben, die mit Peppol oder, falls nicht vorhanden, mit einem alternativen elektronischen Rechnungskanal kombiniert werden.

‍

Als Estin gefällt mir der nordische Ansatz, bei dem die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen zwar freiwillig, aber sehr weit verbreitet und ein normaler Bestandteil des Geschäftsverkehrs ist. Die elektronische Rechnung ist der Standard. Leider hat die freiwillige Einführung der elektronischen Rechnung in Estland noch nicht zu einer breiten Nutzung geführt. Ich glaube, dass die ViDA-Richtlinie (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) Änderungen bei den Steuererklärungen bringen wird, bei denen die elektronische Rechnung eine der Möglichkeiten zur Informationsübermittlung sein wird.

‍

Welche Länder werden demnächst die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben? Wie wird sich dies auf Unternehmen auswirken, die international tätig sein wollen? 

‍

Wir stellen zunehmend fest, dass internationale Unternehmen nach Dienstleistern suchen, die ihnen helfen, die Anforderungen zu verstehen und Lösungen für die Rechnungsübermittlung zu implementieren. Es ist überwältigend, all diesen Änderungen zu folgen und mit den ständigen technologischen Aktualisierungen Schritt zu halten. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe von Änderungen bei den Fristen. In der Regel gibt es Verzögerungen, aber auch die Einhaltung dieser Fristen ist eine Herausforderung.

‍

Ab Januar 2025 werden in Deutschland und Lettland B2G-Verpflichtungen für die elektronische Rechnungsstellung gelten. In naher Zukunft werden sich die Vorschriften in Ländern wie Griechenland ändern, wo die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab Juli obligatorisch sein wird. Im Januar 2026 wird es eine Reihe von Änderungen geben: Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Belgien und Lettland, die wiederholt verschobene B2B-Verordnung in Polen, und Kroatien wird mit der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich einsteigen. Bis 2027 werden die Slowakei und Slowenien voraussichtlich ihre eigenen Änderungen einführen.

‍

Wie stark unterscheiden sich die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung von Land zu Land? Sind einige Länder besonders komplex oder unerwartet? 

‍

Die komplexesten Anforderungen bestehen in Ländern, die ihre E-Invoicing-Projekte vor der Entwicklung der ViDA-Initiative begonnen haben. ViDA enthält Regeln für die grenzüberschreitende Steuerberichterstattung, aber auch klare Empfehlungen für technische Lösungen - elektronische Rechnungsstellung über EN16931 und elektronische Rechnungsübermittlung über das Peppol .

‍

Estland und die Entwicklung von elektronischen Rechnungen

‍

Estland war eines der ersten Länder, in denen der Versand elektronischer Rechnungen für den öffentlichen Sektor obligatorisch wurde. Wie hat sich dies auf die Einstellung der Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung ausgewirkt?

‍

Die Verpflichtung zur Übermittlung elektronischer Rechnungen an den öffentlichen Sektor trat am 1. Juli 2019 in Kraft. Die einzige Möglichkeit, eine Zahlung für für den Staat erbrachte Dienstleistungen zu erhalten, war die Übermittlung einer elektronischen Rechnung. Diese Änderung brachte die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich schnell auf ein Höchstmaß. Nur grenzüberschreitende Lieferanten durften noch Rechnungen im PDF-Format einreichen.

‍

Es gab auch Auswirkungen auf das Wachstum der elektronischen B2B-Rechnungen, aber um ehrlich zu sein, glaube ich, dass jeder, der täglich mit elektronischen Rechnungen arbeitet, ein etwas schnelleres Wachstum erwartet hat. Ein positiver Trend, den wir beobachten konnten, war der Gedankenaustausch über neue technische Möglichkeiten, und in diesem Zeitraum wurden in Estland auch Projekte zur Echtzeit-Wirtschaft (RTE) gestartet. Estland bietet ein hervorragendes Umfeld für die Erprobung und Einführung neuer Ideen, unterstützt durch flexible Rechtsvorschriften und eine starke elektronische Verwaltung.

‍

Wenn Sie Estland mit seinen Nachbarländern und Europa vergleichen, sind Sie in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung eher innovativ oder eher konservativ?

‍

Meine Antwort wäre: konservative Innovatoren. In einem guten technologischen Umfeld, in dem der Staat bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich mit gutem Beispiel vorangeht, wächst die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich langsam, aber stetig durch freiwillige Eingaben. Ein gutes Beispiel für unseren technologischen Hintergrund ist das Unternehmensregister, das als unser zentrales Adressbuch dient und zeigt, ob ein Unternehmen eine E-Invoicing-Einheit ist oder nicht.

‍

Sind die estnischen Unternehmen im Allgemeinen gut auf die Einführung elektronischer Rechnungen vorbereitet, oder gibt es noch Raum für Verbesserungen? Welche Branchen sind am weitesten fortgeschritten, welche hinken hinterher?

‍

Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung ist für mittlere und große Unternehmen einfacher. Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens verwenden sie in der Regel bereits eine Buchhaltungssoftware, die die elektronische Rechnungsstellung unterstützt, und zweitens können sie mehr davon profitieren, wenn sie ihre Rechnungsstellungsprozesse effizienter gestalten. Elektronische Rechnungen ermöglichen einen schnelleren Informationsfluss, der Lebenszyklus einer Rechnung ist von Anfang bis Ende nachvollziehbar, und Zahlungen und Archivierung können mit einem einzigen Mausklick erledigt werden.

‍

Unternehmen, die keine Buchhaltungssoftware verwenden (Kleinstunternehmen) oder die die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in ihre bestehende Software noch nicht aktiviert haben, sollten sich jedoch auf eine Änderung ihrer Arbeitsmethoden konzentrieren. Bei letzteren müssen wir noch an einem Trend arbeiten, bei dem der Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail als akzeptable Form der Rechnungsstellung gilt. Es ist wichtig zu bedenken, dass E-Mails oft verloren gehen, Daten aus PDFs manuell eingegeben werden müssen und dies zu Eingabefehlern führen kann.

‍

Was können estnische Unternehmer und Buchhalter heute tun, um sich der elektronischen Rechnungsstellung stärker bewusst zu werden und für die Zukunft gerüstet zu sein?

‍

Ich habe hier drei Empfehlungen: 1) Wenn Sie noch keine Buchhaltungssoftware verwenden, sollten Sie diese oder einen cloudbasierten Rechnungsstellungsdienst nutzen, der Ihnen hilft, die Daten zu organisieren und einen besseren Überblick zu erhalten; 2) Wenn Sie bereits eine Softwarelösung haben, wenden Sie sich an den Kundendienst Ihres Dienstleisters und fragen Sie nach elektronischen Rechnungen - sowohl für den Verkauf als auch für den Einkauf; 3) Wenn Sie mehr von Ihrer vorhandenen Software benötigen (Volumen, grenzüberschreitende Transaktionen, andere Vorschriften), wenden Sie sich an die Betreiber von elektronischen Rechnungen und finden Sie einen zuverlässigen Partner, der Ihnen bei der Lösung dieser Probleme hilft.

‍

In Estland herrscht immer noch die weit verbreitete Meinung, dass eine elektronische Rechnung nichts anderes ist als der Versand einer PDF-Datei per E-Mail. Wie können wir diesen Glauben durchbrechen?

‍

Ich möchte niemanden erschrecken, aber nach unserer Erfahrung sind PDFs als E-Mail-Anhänge mit drei Hauptrisiken verbunden: 1) Sie gehen häufig verloren; 2) bei der manuellen Eingabe von Daten aus PDFs treten Fehler auf (beide Parteien verlieren Zeit und Energie bei der Fehlersuche); und 3) betrügerische E-Mails sind in unserer Region weit verbreitet - leider nimmt dieser Trend auch bei Rechnungen zu. Wir hoffen immer das Beste, aber um die Risiken zu minimieren, ist es sicherer, den Weg der elektronischen Rechnungsstellung zu wählen. Ein E-Invoice-Betreiber stellt sicher, dass es in seinem Netz keine unbekannten Absender oder Empfänger gibt, dass die Daten überprüft werden und dass der gesamte Lebenszyklus der Rechnung nachvollziehbar ist (sowohl positive als auch negative Ereignisse werden abgebildet).

‍