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Compliance und Vorschriften

Elektronische Rechnungsstellung für deutsche Unternehmen an die öffentliche Verwaltung

1. September 2023

Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten von Einrichtungen der Bundesregierung verpflichtet, elektronische Rechnungen im Business-to-Government-Bereich (B2G) zu versenden und sich damit an die europäische Richtlinie 2014/55/EU anzupassen.

Die Verpflichtung der Lieferanten öffentlicher Einrichtungen, elektronische Rechnungen an die übrigen öffentlichen Verwaltungen zu übermitteln, ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich geregelt. Einige Bundesländer wie Hamburg und das Saarland verlangen von ihren Lieferanten bereits seit 2022 die Übermittlung elektronischer Rechnungen, während andere Bundesländer erst in diesem Jahr elektronische Rechnungen fordern. Dies liegt daran, dass ab April 2024 die Verpflichtung zur Übermittlung elektronischer Rechnungen an alle öffentlichen Verwaltungen in allen Bundesländern obligatorisch sein wird.

Werfen Sie einen Blick auf die Feinheiten der deutschen B2G-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung(E-Invoicing), die damit verbundenen Formate und die Entscheidung des Landes, auch auf Business-to-Business-Vorschriften umzusteigen.

Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne der deutschen E-Rechnungs-Verordnung?

Nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) gelten Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format muss es ermöglichen, die Rechnung automatisch und elektronisch zu verarbeiten.

Die Anforderungen sind in der europäischen Norm EN-16931 bzw. der deutschen Norm XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung beschrieben.

Auch die Bundesländer können weitere Anforderungen an ihre Betriebe stellen. Zusätzlich zu den in der europäischen Norm oder XRechnung festgelegten Vorgaben müssen die Unternehmen weitere Vorgaben der Bundes- oder Landesregierung berücksichtigen.

Wer muss elektronische Rechnungen versenden?

Die E-Invoicing-Verordnung vom 6. September 2017 verpflichtet die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen und die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen im Rahmen von öffentlichen Aufträgen.

Die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen ist für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes seit dem 27. November 2018 und für alle anderen Behörden der Bundesverwaltung seit dem 27. November 2019 verpflichtend.

Darüber hinaus sind seit dem 27. November 2020 alle Rechnungsaussteller verpflichtet, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von bis zu 1.000 Euro sind von dieser Verpflichtung ausgenommen (alle Ausnahmen: § 3 Abs. 3 E-RechV).

Welches Format ist erforderlich?

Das akzeptierte Format auf B2G-Ebene ist XRechnung, eine lokale deutsche Variante auf der Grundlage der europäischen Norm EN-16931.

In einigen Fällen wird auch ZUGFeRD akzeptiert. Im Jahr 2013 wurde unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler Leitfaden des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) ein einheitliches Datenformat veröffentlicht, damit Rechnungen schnell, bequem und einfach zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen elektronisch ausgetauscht werden können.

Welche Informationen fallen in den Geltungsbereich der GoBD?

Alle Informationen, die für den Nachweis des Rechnungsinhalts erforderlich sind (einschließlich struktureller Informationen), sind relevant. Die "Ausgangsrechnung" muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie erstellt wurde (wenn elektronisch, dann auch im Originalformat). Das BMF-Schreiben vom 14. November 2014 gibt detailliert Auskunft

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich

Der Bundesrat, die Vertretung der deutschen Bundesländer, hat einem Gesetzesentwurf zugestimmt, der die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) umfasst.

Der Starttermin für die obligatorische Rechnungsstellung wurde von Januar 2026 auf Januar 2027 verschoben. Wie viele B2B-Mandate werden die Vorschriften in Abhängigkeit vom Umsatz eines Unternehmens schrittweise eingeführt.

Wenn das aktuelle Gesetz verabschiedet wird, wäre jedes deutsche Unternehmen verpflichtet, ab Januar 2025 die Infrastruktur für den Empfang von XRechnung Rechnungen bereitzustellen.

Die neuesten Gesetzesänderungen und Anforderungen an den Geschäftsumfang finden Sie in den deutschen E-Invoicing-Verordnungen.

Sicherstellung der Einhaltung von Unifiedpost Group

Die Zusammenarbeit mit der E-Invoicing-Lösung vonUnifiedpost Group gibt Ihrem Unternehmen Sicherheit und Gewissheit. Unsere Lösung ist bereits in über 60 Ländern rund um den Globus steuer- und e-Invoicing-konform. Wir verfolgen täglich Änderungen der Vorschriften und passen unsere Lösungen entsprechend an, damit Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält, ohne dass Sie das Fachwissen von E-Invoicing-Experten benötigen.

Um Ihre Reise zu beginnen und den Übergang zu den Lösungen von Unifiedpost Groupzu erleichtern, wenden Sie sich an ein Mitglied unseres deutschen Teams vor Ort, das sich Ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung von Vorschriften anhören wird.

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