In unserem letzten Webinar gab unsere Gastrednerin Stefanie Dreher von KPMG einen detaillierten Überblick über das belgische E-Invoicing Mandat und die Schritte, die Unternehmen unternehmen müssen, um sich darauf vorzubereiten. Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Webinar.
Während sich Belgien auf die e-Rechnungspflicht vorbereitet, die am 1. Januar 2026 in Kraft treten soll, bereiten sich Unternehmen auf eine bedeutende Veränderung vor. Das Mandat ist zwar unabhängig von der EU-weiten Initiative ViDA (VAT in the Digital Age, oder Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter), steht aber vor den gleichen Herausforderungen und zielt darauf ab, die Mehrwertsteuerabrechnung zu modernisieren und gleichzeitig den Betrug in ganz Europa zu reduzieren. Es lohnt sich daher, einen kurzen Blick auf ViDA zu werfen, um den Kontext zu verstehen.
1. Warum ViDA?
Das Hauptziel von ViDA besteht darin, die Ineffizienz des Mehrwertsteuersystems zu verbessern und den Mehrwertsteuerbetrug zu minimieren. Durch die Verbesserung der Transparenz, die Gewährleistung einer genaueren Berichterstattung und die Förderung des digitalen Austauschs von mehrwertsteuerrelevanten Informationen zwischen Unternehmen und Steuerbehörden soll das System einen wesentlichen Beitrag zur Schließung der Mehrwertsteuerlücke leisten, die die EU jedes Jahr Milliarden Euro an entgangenen Einnahmen kostet. Im Einzelnen wird dies erreicht durch:
- Die Einführung der digitalen Mehrwertsteuererklärung in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit (sogenannte "Digital Reporting Requirements" oder DRR) zur besseren Überwachung der Umsätze.
- Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung als standardisierte Form der Rechnungsstellung für Umsätze, dieim DRR angegeben werden müssen (innergemeinschaftliche Umsätze und Umkehrung der Steuerschuldnerschaft).
Auch wenn ViDA noch nicht verabschiedet ist und die endgültigen Zeitpläne noch bestätigt werden müssen, stellt Belgiens Frist für die Einführung der nationalen E-Rechnung bis 2026 nur den Anfang dar, da weitere Länder der Initiative folgen dürften.
2. Die elektronische Rechnungsstellung wird zur Norm
Belgien bereitet sich auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2026 vor. Im Gegensatz zu B2C-Transaktionen, die von dieser Verpflichtung ausgenommen sind, müssen B2B-Rechnungen strengen Richtlinien entsprechen.
Obwohl die Verpflichtung noch der Zustimmung des EU-Rates bedarf, die in Kürze erwartet wird, rechnen Experten nicht mit Verzögerungen.
Der entscheidende Schritt ist die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen, die automatisch und digital verarbeitet werden können. Das bedeutet, dass herkömmliche Formate wie Papier und PDF für die B2B-Rechnungsstellung im Anwendungsbereich der neuen Verordnung nicht mehr zulässig sind.
Das Versenden und Empfangen einer eRechnung ist jedoch nur der erste Schritt in diesem Vorgang. Die Unternehmen benötigen Buchhaltungssoftware oder Tools, um diese automatisch zu verarbeiten. Das bloße Vorhandensein einer elektronischen Rechnung garantiert noch keine automatische Integration in Ihr Buchhaltungssystem - Sie benötigen die richtige Technologie, um die Daten zu verarbeiten.
3. Belgien und das Peppol-Netzwerk
Belgien bietet Unternehmen ein zweigleisiges System für die elektronische Rechnungsstellung und hat sich für das Peppol-Netzwerk als bevorzugten Weg entschieden. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationaler Standard, der den sicheren und effizienten Austausch elektronischer Dokumente ermöglicht.
Die Verwendung von Peppol gewährleistet, dass Rechnungen in einem strukturierten, standardisierten Format übermittelt werden, das eine nahtlose Verarbeitung in verschiedenen Systemen ermöglicht. Für belgische Unternehmen ist der Anschluss an Peppol ein entscheidender Schritt zur Erfüllung der Pflicht zur eRechnungsstellung. Die Unternehmen haben die Wahl, sich direkt über ihr ERP-System anzuschließen oder einen Drittanbieter wie die Unifiedpost-Gruppe zu nutzen, um Zugang zum Peppol-Netzwerk zu erhalten.
Die Teilnahme am Peppol-Netzwerk ist jedoch nicht verpflichtend. Im Rahmen des zweigleisigen Ansatzes der belgischen Behörden können Unternehmen einen alternativen Weg wählen. In diesem Fall müssen sie sich mit ihren Geschäftspartnern auf die Methode der elektronischen Rechnungsstellung einigen und sind dafür verantwortlich, dass ihre Rechnungen dem europäischen Standard entsprechen. Unternehmen sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass sie, auch wenn sie sich für eine andere Lösung entscheiden, auf jeden Fall für Peppol bereit sein müssen.
Durch den Einsatz von Peppol können Unternehmen sicherstellen, dass sie die nationalen und internationalen Anforderungen an die eRechnungsstellung erfüllen, was Peppol zu einem wichtigen Bestandteil der digitalen Transformation der Umsatzsteuer macht.
4. Drei Schlüsselkriterien für Belgiens elektronische Rechnungsstellung
Um zu beurteilen, ob Ihre Rechnungen unter das kommende belgische E-Invoicing-Mandat fallen, müssen Sie drei Schlüsselfaktoren berücksichtigen: Lieferant, Kunde und Transaktion. Wenn Sie alle drei Punkte abhaken, fallen Ihre Rechnungen unter die neuen Anforderungen:
- Lieferant: Als Lieferant müssen Sie das Mandat erfüllen, wenn Ihr Unternehmen in Belgien ansässig ist und über eine belgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt. Dies gilt auch, wenn Sie zu einer Mehrwertsteuer-Gruppe gehören oder ein ausländisches Unternehmen mit einer festen Niederlassung für Mehrwertsteuer-Zwecke in Belgien und einer belgischen Umsatzsteuer-Nummer sind.
- Kunde: Wenn Ihr Kunde ein in Belgien für Mehrwertsteuer-Zwecke registrierter Kunde ist, der verpflichtet ist, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben, fällt die Transaktion in den Anwendungsbereich des Mandats. Es ist nicht erforderlich, dass der Kunde in Belgien ansässig ist.
- Transaktion: Das Mandat gilt in erster Linie für inländische Transaktionen innerhalb Belgiens. Dies umfasst die Lieferung von Waren und Dienstleistungen, die innerhalb des Landes erfolgen und nicht grenzüberschreitend sind.
Anhand dieser drei Säulen können Unternehmen beurteilen, ob ihre Rechnungen unter die neuen Vorschriften fallen, und sicherstellen, dass sie die eRechnungspflicht entsprechend erfüllen. Sobald Sie in den Anwendungsbereich fallen, spielen Rechnungsvolumen und Jahresumsatz Ihres Unternehmens keine Rolle mehr.
5. Die Folgen der Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der neuen belgischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung kann eine Vielzahl negativer Folgen für Ihr Unternehmen haben. Dazu gehören:
- Sanktionen: Für die Ausstellung nicht konformer Rechnungen können Bußgelder verhängt werden.
- Probleme bei der Mehrwertsteuererstattung: Kunden können Probleme bei der Mehrwertsteuererstattung haben, wenn sie keine ordnungsgemäßen elektronischen Rechnungen erhalten.
- Verspätete oder ausbleibende Zahlungen: Rechnungen, die nicht den neuen Anforderungen entsprechen, können dazu führen, dass Kunden die Zahlung verweigern, was sich negativ auf den Cashflow Ihres Unternehmens auswirkt.
6. Das Wichtigste zuerst: Scoping durchführen
Unsere Gastrednerin, Stefanie Dreher von KPMG, betonte, wie wichtig es ist, ein Scoping sowohl für die Einkaufs- als auch für die Verkaufsseite Ihres Unternehmens durchzuführen:
- Überprüfen Sie den Status Ihrer Umsatzsteuerregistrierung in Belgien als Lieferant;
- Überprüfung Ihrer Datenbank auf den Status der Mehrwertsteuerregistrierung Ihrer Kunden und Lieferanten in Belgien;
- Überprüfen Sie die Art und den Ort der Lieferung Ihrer Waren und Dienstleistungen.
Wie bereits erwähnt, müssen alle drei Kriterien erfüllt sein, damit eine Rechnung unter das E-Invoicing-Mandat fällt.
7. Erste Schritte: Wichtige Maßnahmen zur Vorbereitung auf die E-Rechnung
Um sich auf die belgische eRechnungspflicht vorzubereiten, sollten Unternehmen einige wichtige Schritte beachten:
- Informationsbeschaffung: Informieren Sie sich zunächst über die neuesten Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien und anderen EU-Ländern, insbesondere wenn Ihr Unternehmen grenzüberschreitend tätig ist. Führen Sie eine Folgenabschätzung durch, um zu ermitteln, wie sich diese Regelungen auf Ihre Geschäftstätigkeit auswirken werden.
- Governance: Legen Sie intern fest, wer einbezogen werden muss, von den wichtigsten Interessengruppen bis hin zu den Entscheidungsträgern. Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Ressourcen und das Budget zur Verfügung stehen, um die erforderlichen Änderungen durchzuführen.
- ERP/IT-Strategie: Entscheiden Sie, wie Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihre bestehenden Prozesse integrieren wollen. Wollen Sie eine direkte Verbindung zu Peppol über Ihr ERP-System herstellen oder einen Dritten wie die Unifiedpost-Gruppe damit beauftragen, dies für Sie zu tun.
Durch das Erreichen dieser Meilensteine können Sie eine solide Grundlage für die Compliance schaffen und einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung gewährleisten.
Möchten Sie mehr erfahren?
Laden Sie unseren E-Guide mit 10 häufig gestellten Fragen zum belgischen E-Invoicing-Mandat herunter.
Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Vorbereitung auf das bevorstehende Mandat benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team ist bereit, Ihnen bei der Umstellung zu helfen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält und zukunftsorientiert ist.
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