Obwohl viele litauische Unternehmen bereits dabei sind, ihre alltäglichen Dokumente - wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Bestellungen - zu digitalisieren und die Archivierung in den digitalen Raum zu verlagern, werden die Papieroriginale häufig noch physisch aufbewahrt. Der Hauptgrund dafür ist die Angst und Unsicherheit, dass das digitalisierte Dokument im Falle von Fragen als nicht rechtsgültig angesehen werden könnte. Das litauische Archivgesetz stellt dies jedoch klar und erlaubt die Vernichtung bestimmter Arten von Dokumenten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen.
Unifiedpost bietet eine Lösung, um Ihre Dokumente zu digitalisieren und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Eine qualifizierte elektronische Signatur bestätigt, dass das digitalisierte Dokument vollständig mit dem Original übereinstimmt. Ein solches Dokument hat die gleiche rechtliche Wirkung wie ein handschriftlich unterzeichnetes Papieroriginal und ermöglicht:
- Speichern Sie Dokumente ausschließlich im elektronischen Archiv;
- Vernichten Sie Papieroriginale und machen Sie ein physisches Archiv überflüssig;
- Stellen Sie sicher, dass die Dokumente immer leicht und zentral zugänglich sind.
Praktisches Beispiel
Früher schloss ein Unternehmen jeden Tag mehrere Lieferverträge mit Partnern ab. Vor der Digitalisierung sah der Prozess folgendermaßen aus:
- Die Verträge wurden auf Papier unterzeichnet;
- Physisch zugestellt;
- Archiviert in Aktenordnern.
Nach der Einführung von Digitalisierungs- und E-Dokumenten-Archivierungslösungen gemäß dem Archivgesetz:
- Alle Papierverträge wurden im PDF-Format digitalisiert und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen;
- Die Dokumente werden im eArchiv gespeichert;
- Die Papieroriginale wurden vernichtet - das physische Archiv wurde eliminiert;
- Signierte Dokumente sind im elektronischen Archiv leicht zugänglich und durchsuchbar.
Das Ergebnis: Alle Verträge sind rechtsgültig, es wird kein Papier mehr benötigt, und die Prozesse der Dokumentenverwaltung sind schneller, einfacher und sicherer.
Warum sollten Unternehmen elektronische Signaturen einführen?
- Rechtssicherheit. E-Signaturen haben die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier.
- Effizienz. Dokumente lassen sich leichter speichern, abrufen und gemeinsam nutzen.
- Kosteneinsparungen. Keine Notwendigkeit für physische Lagerung, Druck oder Transport.
- Revisionssicherheit. Alle Dokumente werden zentral gespeichert und sind leicht abrufbar.
Digitalisieren, signieren und archivieren Sie Ihre Dokumente auf sichere Weise - beseitigen Sie Papier und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Unifiedpost.
Führt Ihr Unternehmen immer noch Papierarchive? Es ist an der Zeit, sie durch rechtlich anerkannte und kostengünstigere digitale Lösungen zu ersetzen. Kontaktieren Sie Unifiedpost, um herauszufinden, wie unsere Lösung Ihrem Unternehmen helfen kann, endgültig papierlos zu werden.
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