10 wichtige Fakten zu Spaniens umfassenden Rechnungsstellungsmandaten

In diesem aktualisierten Blog finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Neuerungen, einen überarbeiteten Plan für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich und 10 wichtige Fakten, die Ihnen helfen, das sich entwickelnde spanische Recht zur elektronischen Rechnungsstellung zu verstehen.‍

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Letzte wichtige Updates

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Im Folgenden finden Sie die jüngsten Änderungen der spanischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, die im Rahmen der zweiten öffentlichen Konsultation zum Gesetz "Create and Grow" vorgeschlagen werden:

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• UBL löst Facturae ab: UBL (Universal Business Language) wird nun das vorgeschriebene Format für Spaniens öffentliches Rechnungsstellungssystem sein und Facturae ersetzen.
  
  
• Klärung der Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen für Gutschriften und Lastschriften, einschließlich der Anfangs- und Enddaten, wurden klarer formuliert.
  
  
• 12-monatige Kündigungsfrist bestätigt: Eine 12-monatige Kündigungsfrist wurde bestätigt, was bedeutet, dass die Umsetzung wahrscheinlich nicht vor 2027 erfolgen wird.

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In diesem Zusammenhang und im Hinblick auf eine umfassendere Einhaltung der Vorschriften für die Rechnungsstellung werden auch die auf der öffentlichen Plattform erstellten Rechnungen VERI*FACTU-konform sein. Diese Anforderung ergibt sich nicht aus dem "Create and Grow Law", sondern vielmehr aus dem Betrugsbekämpfungsgesetz.(Weitere Informationen zu VERI*FACTU siehe unten)

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Recht schaffen und ausbauen

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Nach der Verabschiedung wird die Umsetzung der neuen Vorschriften wie folgt gestaffelt:

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• 12 Monate nach Veröffentlichung im Amtsblatt (voraussichtlich 2027): Große Unternehmen (Umsatz > 8 Mio. €).
• 24 Monate nach Veröffentlichung im Amtsblatt (voraussichtlich 2028): KMU und alle anderen Steuerzahler.

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10 wichtige Fakten über das spanische Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich, "Create and Grow".

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Wir haben die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, das spanische Gesetz Ley Crea y Crece (Schaffen und Wachsen) und die aktuell vorgeschlagenen Änderungen zu verstehen, angefangen bei den neuesten Verordnungsdaten bis hin zu den Feinheiten der Rechnungsformate und Unternehmenssanktionen. Bitte bedenken Sie, dass die zuletzt vorgeschlagenen Änderungen auf dem aktuellen Entwurf basieren und bis zur endgültigen und offiziellen Veröffentlichung der Vorschriften noch geändert werden können.

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1. Inkrafttreten

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Seit der Verabschiedung der Verordnung:

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• 12 Monate nach Veröffentlichung im Amtsblatt, voraussichtlich 2027: Verpflichtung für Unternehmen und Freiberufler mit einem Umsatz von über 8 Mio. €.
• 24 Monate nach Veröffentlichung im Amtsblatt, voraussichtlich im Jahr 2028: Verpflichtung für Unternehmen und Freiberufler mit einem Umsatz von weniger als 8 Mio. €.

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Als Umsatzzeitraum wird das Jahr vor dem Inkrafttreten der Verpflichtung zugrunde gelegt.

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2. Geltungsbereich des Gesetzes

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Wen betrifft das Gesetz, und welche Unternehmen sind betroffen?

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• Häuslich.
• B2B, Privatunternehmen und Fachleute.
• Hat keine Auswirkungen auf FACe (B2G).
• Öffentliche Unternehmen und UTEs(Unión Transitoria de Empresas) unterliegen den gleichen Gesetzen wie private Unternehmen.

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‍3. Mitteilung der obligatorischen Rechnungsstatus

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Welche Aktualisierungen des Rechnungsstatus müssen gemeldet werden?

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• Zu den obligatorischen Status gehören die kaufmännische Annahme oder Ablehnung der Rechnung und ihr Datum sowie die vollständige effektive Zahlung und ihr Datum.
• Die Unternehmen müssen diese Statusmeldungen innerhalb von 4 Kalendertagen ab dem Datum der Statusmeldung übermitteln.
• Diese Vorschrift soll Vorteile bringen, z. B. weniger Zahlungsverzug, bessere Verfolgung der Rechnungen und größere Transparenz in den Geschäftsbeziehungen.
• Das Gesetz sieht eine maximale Zahlungsfrist von 60 Tagen vor.

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‍4. Unterschrift

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Die Regeln für elektronische Signaturen lauten wie folgt:

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• Der Rechnungsaussteller muss die Rechnungen entweder unterschreiben oder:
• Sie können sich dafür entscheiden, die Bescheinigung an ihren E-Invoicing-Dienstleister zu delegieren.

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‍5. PDF

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PDF-Rechnungen können in verschiedene Kategorien eingeteilt werden, je nachdem, welche Faktoren für die Rechnungsannahme in einem Land gelten. Werfen Sie einen Blick darauf, wie die spanische Regierung PDF-Rechnungen im Rahmen ihrer B2B-Vorschriften behandeln wird.

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• Rechnungen im PDF-Format werden weiterhin akzeptiert, bis das Gesetz für Unternehmen und Freiberufler jeder Größe verbindlich wird.
• Unternehmen, die unter die erste Welle der Verpflichtung fallen, müssen Rechnungen in elektronischer Form und im PDF-Format ausstellen. Sie sollten in der Lage sein, Rechnungen in beiden Formaten zu empfangen.
• Unternehmen, die nicht zur ersten Welle gehören, können ihre derzeitigen Rechnungsstellungsmethoden bis zu ihrem Verpflichtungsdatum beibehalten, aber sie können freiwillig elektronisch ausstellen.

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‍6. Formate

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Es ist wichtig zu verstehen, welche elektronischen Rechnungsformate im Rahmen der Vorschriften akzeptiert werden. Mit der zweiten öffentlichen Konsultation, die Anfang 2025 eingeleitet wurde, hat es eine wichtige Änderung gegeben: Während derzeit Facturae verwendet wird, wird die öffentliche Lösung auf UBL (Universal Business Language) umgestellt, um der europäischen Norm EN 16931 und der bevorstehenden Initiative "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) zu entsprechen.

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• Öffentliche Lösung: UBL (Universal Business Language).
• Private Lösungen: Die Abrechnungsplattformen, -lösungen oder -systeme, die von den Ausstellern elektronischer Rechnungen verwendet werden, müssen die Originalkopie im UBL an die öffentliche elektronische Rechnungsstellungslösung senden. Für den privaten Austausch können andere Formate verwendet werden, aber für die Kommunikation mit der öffentlichen Plattform ist UBL obligatorisch.

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‍7. Öffentliche Plattform

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Viele Regierungen rund um den Globus nutzen eine öffentliche/staatliche Plattform im Rahmen ihrer B2G- und B2B-Vorschriften.

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• Minimallösung für die Ausstellung von Rechnungen an Lieferanten und den Zugriff auf Kundenrechnungen. Explizit werden die Rechnungen nicht übermittelt, sondern nur für die Empfänger verfügbar gemacht. Sie fungiert lediglich als Aufbewahrungsort für Rechnungen.
• Eine Kopie der Rechnung muss an die öffentliche Plattform geschickt werden, und der Status der Rechnung (Annahme und tatsächliche Zahlung) muss mitgeteilt werden.

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‍8. SII (Suministro Inmediato de Información)

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• Die elektronische Meldung an das SII wird wie bisher funktionieren.
• Die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Berichterstattung sind zwei getrennte, parallel laufende Prozesse.

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‍9. Sanktionen und Kontrolle

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• Eine Sanktionsregelung ist vorerst nicht vorgesehen.
• Die staatliche Beobachtungsstellefür private Kriminalität(Observatorio Estatal de la Morosidad Privada) wird für die Überwachung der Entwicklung der Zahlungsdaten und die Förderung bewährter Verfahren zuständig sein.
• Geplant ist die Veröffentlichung einer jährlichen Liste der Unternehmen, die die Vorschriften nicht einhalten und zu spät zahlen (juristische Personen, die mehr als 5 % ihrer Rechnungen nicht fristgerecht begleichen und deren Gesamtbetrag der unbezahlten Rechnungen 600.000 € übersteigt).

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‍10. Internationale Rechnungsstellung

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• Auf internationaler Ebene gibt es keine spezifische Regelung, aber auf europäischer Ebene soll im Juli 2030 das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age) in Kraft treten, das Bestimmungen für die innergemeinschaftliche elektronische Rechnungsstellung und die Anforderungen an die elektronische Berichterstattung enthält.
• Erfahren Sie mehr über ViDA in unserem Blogbeitrag.

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Während diese zehn Punkte den Kern des bevorstehenden Mandats für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich abdecken, ist es auch wichtig, zwei andere verwandte Regulierungssysteme zu verstehen, die sich auf die Rechnungsstellung in Spanien auswirken: VERI*FACTU und TicketBAI.

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‍Was ist VERI*FACTU?

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VERI*FACTU, eine Verordnung über die Anforderungen an computergestützte Abrechnungssysteme (RRSIF), ist eine Methode zur Einhaltung der spanischen Gesetzgebung für computergestützte Abrechnungssysteme. Es garantiert die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit von Rechnungsunterlagen.

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Die meisten Unternehmen und Selbstständigen in Spanien, die Einkommen- oder Körperschaftsteuer zahlen, müssen für alle Rechnungen, ob vollständig oder vereinfacht, konforme Rechnungsstellungssysteme verwenden. Diese Vorschrift tritt am 1. Januar 2026 in Kraft. Diejenigen, die bereits über das System der sofortigen Lieferung von Informationen (SII) Bericht erstatten, und diejenigen, für die spezifische Ausnahmen für bestimmte Transaktionen gelten, müssen diese neuen Vorschriften jedoch nicht einhalten.

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Die auf der öffentlichen Plattform erstellten Rechnungen werden VERI*FACTU-konform sein und einen QR-Code zur Validierung und Kommunikation mit den Steuerbehörden enthalten.

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Was ist TicketBAI?

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TicketBAI, ein von der baskischen Steuerbehörde Foral eingeführtes System, verpflichtet die Unternehmen, Rechnungen für alle wirtschaftlichen Aktivitäten zu versenden und zu bescheinigen. TicketBAI wurde in Zusammenarbeit mit den drei baskischen Finanzämtern und der baskischen Regierung entwickelt und legt spezifische rechtliche und technische Verpflichtungen für Rechnungssoftware fest.

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Das System zielt darauf ab, die Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten zu kontrollieren, insbesondere bei Transaktionen mit Endverbrauchern. Um die TicketBAI-Vorschriften einzuhalten, die in Regionen wie Bizkaia am 1. Januar 2024 in Kraft treten, müssen die Unternehmen eine konforme Software wie Banqup verwenden. TicketBAI gewährleistet die Integrität und Rückverfolgbarkeit von Rechnungsaufzeichnungen, indem es die Übermittlung bestimmter Daten an die Steuerbehörden vorschreibt.

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Wie Banqup helfen kann

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Bei der Auswahl eines Anbieters für die elektronische Rechnungsstellung, der Sie bei der Einhaltung der verschiedenen Vorschriften unterstützt, kann es schwierig sein zu verstehen, was Ihr Unternehmen benötigt.

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Mit Banqup begleiten wir Sie durch alle Änderungen und helfen Ihnen, Ihre Systeme zukunftssicher zu machen, so dass alle Änderungen der Vorschriften unser Problem werden und nicht Ihres.

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Wir erfüllen bereits die Vorschriften in über 60 Ländern der Welt. Wir passen unsere Produkte und damit auch Ihre Lösung so an, dass sie den nationalen und internationalen Vorschriften entspricht.

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Wie können wir Ihnen und anderen spanischen Unternehmen sonst noch helfen?

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• Wir fügen den Formaten Felder mit Mehrwert hinzu, die für einen bestimmten Sektor oder eine bestimmte Art von Rechnung spezifisch sind: Bestell-/Referenznummer, Kostenstellen usw.
• Wir übermitteln obligatorische Statusmeldungen an die öffentliche Plattform, wobei die Möglichkeit besteht, zusätzliche Statusmeldungen zwischen privaten Betreibern aufzunehmen.
• Wir bieten zusätzliche Status zu den obligatorischen, zum Beispiel Teilzahlungen.
• Wir automatisieren den Versand und Empfang Ihrer Rechnungen und Rechnungsstatus.
• Wir filtern die Daten für das Hochladen und die Abrechnung in Ihrem ERP- oder Finanzsystem.
• Wir ermöglichen digitale Zahlungen und Abstimmungen und machen es Ihrem Unternehmen noch einfacher, Zahlungen pünktlich und korrekt zu erhalten.
• Wir bieten Empfang und Datenerfassung (OCR) für PDF-Rechnungen.
• Wir bieten fortgeschrittene Signatur und elektronische Archivierung.
• Wir sorgen dafür, dass Sie die lokalen und internationalen Vorschriften einhalten.

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Beginnen Sie Ihre Reise in Richtung rechtskonforme elektronische Rechnungsstellung, indem Sie Ihre Geschäftsanforderungen mit einem Mitglied unseres spanischen Teams besprechen.

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