Die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs (EDI) werden von Einzelhändlern schon seit langem erkannt, die ihre Prozesse vereinfacht und ihre Effizienz durch die Digitalisierung der Dokumente in der Lieferkette gesteigert haben. Derzeit integrieren die Geschäfte der Heimwerkerbranche EDI rasch in ihre Prozesse.
Trotz der offensichtlichen Vorteile, die EDI bietet, einschließlich der automatischen Verarbeitung von Bestellungen und Rechnungen mit Hunderten von Zeilen (mit verschiedenen Waren und ihren Attributen), wird diese Lösung in der verarbeitenden Industrie, im Vertrieb, in Autohäusern und anderen Autohäusern noch nicht so häufig eingesetzt. In diesem Artikel untersuchen wir daher die Gründe, warum der Sektor mit dem größten Nutzenpotential EDI nur wenig einsetzt.
Einkomplizierterer Prozess
Der Prozess der Warenlieferung ist im Einzelhandel recht einfach: Es wird eine Bestellung aufgegeben, die Ware wird geliefert, und das Geschäft erhält sie. Die Bestellungen erfolgen regelmäßig, in gleichen Abständen (täglich oder wöchentlich usw.). Das Warensortiment wird vereinbart und ist im Voraus bekannt. Die Lieferung erfolgt in der Regel zum vereinbarten Termin und dauert nicht länger als eine Woche. Die gesamte Bestellung wird in einer einzigen Lieferung erfüllt.
In den Bereichen Produktion und Vertrieb sind die Dinge jedoch etwas komplizierter. Wir bestellen keine Konsumgüter, sondern Materialien, Komponenten und Ersatzteile, die für die Produktion, den Weiterverkauf oder den Servicebedarf bestimmt sind. Die Bestellungen werden im Voraus auf der Grundlage des geplanten Produktions-, Verkaufs- oder Dienstleistungsbedarfs aufgegeben. Der Kunde möchte in der Regel wissen, wann und welche Art von Waren geliefert werden, oder ob die gesamte Menge erhalten wird. Ist keine ausreichende Warenmenge vorhanden, werden Alternativen verlangt. Es können auch Änderungen an der Bestellung vorgenommen werden, und das sogar mehrfach.
Alle diese Informationen müssen dokumentiert und übermittelt werden, und es muss ein Verfahren für Änderungen vorgesehen werden. Die bestellten Waren können nicht nur einmal, sondern mehrmals geliefert werden. Die eingetroffenen Waren müssen mit den Aufträgen verknüpft und im System verfolgt werden, um zu sehen, ob sie vollständig erfüllt worden sind. Die Rechnung für die Waren kann auch später eingehen, indem mehrere Sendungen konsolidiert werden. All dies bringt viele technische Herausforderungen mit sich. Zum Beispiel kann nicht jeder Lieferant die Bestellnummer auf der Rechnung oder die Lieferzeit für jeden Artikel separat übermitteln, und die Implementierung zusätzlicher Felder im ERP-System kann sehr teuer sein.
Komplexere Datenverwaltung
Im Einzelhandel werden nur wenige Produktattribute verwendet - Code, Barcode, Menge, Einheit, Verpackung usw., aber in der Produktion und im Vertrieb spielen auch Chargennummer, Herstellungsdatum, Ursprungsland, Gewicht, Abmessungen und andere spezifische Informationen eine Rolle. Ein Dokument kann mehrere Zeilen mit demselben Produkt, aber beispielsweise mit unterschiedlichen Chargennummern enthalten. Außerdem werden Waren manchmal auf spezielle Bestellung hergestellt, und ihr Code ist dem Empfänger des Dokuments möglicherweise nicht bekannt und wird von seinem System nicht erkannt. Nicht alle Lieferanten können alle erforderlichen Felder in den Dokumenten ausfüllen, und es müssen Szenarien vorgesehen werden, was in diesem Fall zu tun ist.
Alte Standards und proprietäre Systeme
Die meisten Produktions- und Vertriebsunternehmen arbeiten mit großen ausländischen Lieferanten zusammen, die seit mehreren Jahrzehnten EDI mit veralteten Dokumentenformaten, Kanälen und Protokollen (Edifact, AS2, X.400) verwenden. Dies bedeutet, dass die Datenübertragung technisch komplexer ist als bei der Verwendung moderner Formate (z. B. XML) und Kanäle (z. B. SFTP).
Einige Anbieter ziehen es vor, dass die Kunden ihre Waren über ihre Online-Shops bestellen. Die Einkäufer haben jedoch in der Regel Dutzende von Lieferanten, und die Verbindung zu verschiedenen Portalen erscheint nicht mehr attraktiv. Es nimmt mehr Zeit in Anspruch, als Bestellungen in Ihrem ERP-System aufzugeben.
Komplizierte Einbindung von Lieferanten
Aus den oben genannten Gründen sind Lieferanten oft nicht willens oder in der Lage, eine EDI-Verbindung herzustellen - entweder ist es technisch zu kompliziert, zu teuer, oder sie glauben, dass ihre Beschaffungsportale die Anforderungen erfüllen.
Ein Großabnehmer im Einzelhandel kann seinen Lieferanten leicht davon überzeugen, EDI zu verwenden (die Klausel über EDI ist im Liefervertrag enthalten), da er Waren von mehreren Lieferanten auswählen kann. Leider ist die Situation in den oben genannten Branchen etwas anders. Meistens handelt es sich bei den Lieferanten um große ausländische Unternehmen, und die Auswahl an alternativen Lieferanten ist nicht sehr groß. Gleichzeitig sind die Lieferanten nicht immer bereit, ihre Systeme für einen bestimmten Kunden zu ändern oder zu verbessern.
Im Einzelhandel besteht eine Alternative zu einer integrierten EDI-Lösung darin, ein EDI-Portal zu verwenden, aber es ist praktisch unmöglich, einen großen Lieferanten davon zu überzeugen, dies zu tun.
Trotz aller aufgeführten Herausforderungen lassen sich immer Lösungen finden. Einige Lieferanten haben ihre eigenen EDI-Betreiber und es besteht die Möglichkeit, mit ihnen zu verhandeln. Andere Alternativen sind der Versand von Dateien per E-Mail und die Konvertierung oder Digitalisierung von Dokumenten.
Unifiedpost Group hat in diesem Bereich umfangreiche Erfahrungen gesammelt, bietet nicht-standardisierte Lösungen an und gibt diese Informationen gerne in einem kostenlosen Webinar weiter, das am 8. November 2023 um 11:00 Uhr stattfinden wird.
Wenn Sie ein Einkäufer von Waren in diesem Sektor sind, mit vielen Partnern im Ausland und in Litauen, und Sie wollen die Kosten des Lieferprozesses reduzieren - wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
