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Technologie

Umgestaltung der Rechnungsstellungsprozesse bei Dräger

Mit einer Tradition, die bis ins Jahr 1889 zurückreicht, ist die Drägerwerk AG & Co. KGaA(Dräger) ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Medizin- und Sicherheitstechnik. Mit seinem konsequenten Engagement für "Technik fürs Leben" setzt das Unternehmen Maßstäbe für Innovation und Exzellenz in seiner Branche.

Als Unternehmen, das sich nicht von Herausforderungen in Bezug auf Innovation und Exzellenz abschrecken lässt, ist es nicht verwunderlich, dass das Unternehmen auch bei seinen internen Prozessen nach den gleichen Standards strebt. Aus diesem Grund begann Dräger die ersten Gespräche mit Unifiedpost Groupmit dem Ziel, die Prozesse der ausgehenden Rechnungsstellung zu erneuern.

Aufbruch in den Wandel

Vor der Partnerschaft mit Unifiedpost Group hat Dräger, wie viele andere Unternehmen auch, seine Rechnungsprozesse zunächst auf traditionelle Weise abgewickelt. Bei über 200.000 Rechnungen pro Quartal war dies sicherlich keine leichte Aufgabe. Das Unternehmen verteilte Rechnungen über PDFs, E-Mails und Druck und Post, was zeitaufwändig, ineffizient und kostspielig war.

Daher beschloss Dräger 2015, sich auf eine Reise der Veränderung zu begeben.

Eine auf Effizienz und Innovation ausgerichtete Partnerschaft

Zwei wesentliche Faktoren waren für Dräger ausschlaggebend für den Bedarf an Veränderungen. Erstens wollte das Unternehmen die Menge an Papierkram reduzieren, die in seiner finanziellen Lieferkette anfällt. Manuelle Rechnungsprozesse verbrauchen nicht nur Unmengen an Papier, sondern auch die Energie, die für den Druck und Versand der Rechnungsdokumente benötigt wird, verursacht unnötige Kosten und Umweltbelastungen.

Zweitens erkannte Dräger die Notwendigkeit, sich an die weltweit zunehmenden Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung anzupassen. Immer mehr Regierungen führen die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend ein, mit dem übergeordneten Ziel, die Mehrwertsteuerlücke in jedem Land zu verringern. Jedes Land hat leicht unterschiedliche Regeln und Vorschriften, so dass es für Unternehmen eine Herausforderung ist, das Wissen und die Software zu haben, die erforderlich sind, um jedes Mandat zu erfüllen. Aus diesem Grund suchte Dräger einen Partner, der erfahren genug war, um sich in der sich entwickelnden Gesetzeslandschaft zurechtzufinden.

An dieser Stelle kam Unifiedpost Group ins Spiel.

Herausforderungen meistern mit Unifiedpost Group

Obwohl Dräger die Absicht hatte, auf die elektronische Rechnungsstellung umzustellen, gab es immer noch Herausforderungen im Projekt.

Die Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse in einem großen Unternehmen muss nicht kompliziert sein, braucht aber dennoch Zeit, vor allem wenn sie genau auf die Bedürfnisse von Dräger zugeschnitten ist. Dräger wusste auch, dass die veränderte Landschaft durch die Einführung von SAP in den Partnerunternehmen eine Herausforderung darstellen würde, da die Partner von Dräger in Zukunft eine reibungslose elektronische Verbindung für den Dokumentenaustausch erwarten würden.

Doch mit den Herausforderungen kommen auch die Lösungen. Aber Unifiedpost Group bietet nicht nur Lösungen, wir werden zu Architekten des Wandels, und genau das haben wir für Dräger getan.

Zunächst haben wir Dräger auf elektronische Rechnungsstellung(E-Invoicing) umgestellt. Diese Umstellung ermöglichte es Dräger, mühelos digitale Rechnungen in allen Formaten und über jeden Kanal zu versenden, wie vom Kunden gewünscht - sogar per Druck und Post für die Kunden, die dies noch immer benötigten.

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung war besonders wichtig, um sowohl die lokalen als auch die internationalen E-Invoicing-Vorschriften einzuhalten. Dräger kann nun problemlos Rechnungen in dem von der jeweiligen lokalen Regierung vorgeschriebenen Format und Vertriebskanal erstellen, wodurch die Notwendigkeit einer ständigen Neukonfiguration bei Änderungen der Vorschriften entfällt. Dies spart nicht nur viel Zeit, sondern gibt Dräger auch die Gewissheit, dass Unifiedpost Group alle zukünftigen Anforderungen und Komplexitäten bewältigen wird.

Außerdem benötigte Dräger aufgrund gesetzlicher Vorgaben die Möglichkeit, elektronische Signaturen in seine ausgehenden Finanzdokumente einzufügen. Dies kann nun über die einfache, benutzerfreundliche Rechnungsschnittstelle von Unifiedpost Grouperfolgen.

Freischaltung der Vorteile

Die Kommunikations-, Verwaltungs- und Finanzprozesse von Dräger haben sich mit der elektronischen Ausgangsrechnungslösung von Unifiedpost Groupgrundlegend verändert.

Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht mehr nur ein Vorgang, sondern eine Notwendigkeit für effiziente Finanzprozesse, die komplexe globale rechtliche Anforderungen erfüllen.

Außerdem sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für alle Bereiche des Unternehmens offensichtlich:

  • Weniger Papierkram
  • Zeit- und Kosteneinsparungen
  • Verbesserte Datengenauigkeit
  • Eine neue Transparenz des Rechnungseingangsstatus, dank der Bestätigungscodes des Tools Unifiedpost Group
  • Verringerung der Zahl der gedruckten Rechnungen aus Gründen der Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit
  • Sichere elektronische Unterschriften

Und nicht nur Dräger hat davon profitiert, sondern auch die Kunden von Dräger. Genauere Rechnungen, schnellerer Rechnungsversand, alles in einem Format und über einen Kanal, der für jeden Kunden funktioniert.

Eine dauerhafte Partnerschaft

Unsere Lösungen haben Dräger in eine Zukunft katapultiert, in der die Rechnungsstellung nicht nur ein Prozess, sondern ein strategischer Vorteil ist. Dank unseres Expertenwissens über kommende Vorschriften und unserer praktischen Herangehensweise bei der Interpretation und Umsetzung der Anforderungen ist Dräger in der Lage, die sich ständig verändernde Gesetzeslandschaft zu meistern und gleichzeitig von einem nahtloseren Rechnungsstellungsprozess zu profitieren.

Dräger kann selbstbewusst behaupten, dass seine Innovationskraft und sein exzellenter Ethos jeden Aspekt seiner Tätigkeit abdecken, und das Unternehmen ist entschlossen, diesen Standard noch viele Jahre lang beizubehalten.