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Chemikalien

Evonik weitet seine erfolgreiche E-Invoicing-Umstellung auf weitere Märkte aus

Evonik ist eines der weltweit führenden Unternehmen der Spezialchemie. Vom Hauptsitz in Deutschland aus steuert Evonik seine Aktivitäten in mehr als 100 Ländern rund um den Globus. Profitables Wachstum und eine nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes sind die beiden wichtigsten Säulen für die erfolgreiche Zukunft von Evonik.

Allein in Deutschland gehen bei Evonik rund 1,2 Millionen Rechnungen pro Jahr über ein zentrales Rechnungseingangssystem ein. 38 Mitarbeiter sorgen dafür, dass die Rechnungen zeitnah bearbeitet werden. Dabei müssen sie steuerliche und gesetzliche Vorgaben berücksichtigen sowie bei internen und externen Prüfungen Rechenschaft ablegen können.

Bis vor einigen Jahren wurden die ausschließlich papierbasierten Rechnungen unmittelbar nach dem Eingang zum Scannen vorbereitet und durchliefen dann eine OCR-Verarbeitung (Optical Character Recognition). Der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung und -erkennung wird bei Evonik über ein SAP- und Lotus Notes-gestütztes Workflow-System abgebildet.

Ausgangsrechnungen werden nicht zentral erstellt, sondern über die jeweiligen Geschäftsbereiche im Vertrieb. Das Team erfasst Aufträge, schreibt die entsprechenden Ausgangsrechnungen und übergibt sie dann an Verpackung und Versand.

Archaische Prozesse stehen einer effizienten Rechnungsverarbeitung im Weg

Um die Effizienz zu verbessern, musste Evonik eine neue Methode einführen, um alle manuellen Prozesse zu bewältigen. Bestehende Prozesse sowie OCR-Lösungen boten nur begrenzte Möglichkeiten für eine effiziente und optimale Verarbeitung.

"Der Rechnungseingang per Post ist immer mit Verzögerungen auf dem Postweg oder gar dem Risiko des Dokumentenverlustes verbunden", betont Dr. Frank Schersinger, Leiter Kontokorrent bei Evonik. "Zudem müssen die Rechnungen zunächst in manuellen Schritten für die digitale Archivierung vorbereitet werden, zum Beispiel durch das Entfernen von Heftklammern oder die Anpassung des Papierformats."

Die Anfrage einzelner Lieferanten, ob sie ihre Rechnungen elektronisch übermitteln können, gab Evonik schließlich den Anstoß zum Handeln.

Nachhaltige Zukunft mit elektronischen Prozessen

"Wir haben den Markt für die elektronische Rechnungsverarbeitung zunächst eine ganze Weile beobachtet", erinnert sich Dr. Frank Schersinger. "Als klar wurde, dass die elektronische Rechnung keine Eintagsfliege, sondern eine zukunftssichere und effiziente Prozessalternative ist, haben wir 2009 in einer Workshop-Reihe verschiedene Anbieter von elektronischen Rechnungen auf den Prüfstand gestellt. Die Wahl fiel schnell auf Unifiedpost Group", ergänzt Bernadette Hampl, Leiterin der Rechnungsprüfung.

Dies lag unter anderem an der globalen Ausrichtung vonUnifiedpost Group und dem Engagement in zahlreichen nationalen und europäischen Verbänden, die die globale Langlebigkeit des Unternehmens unterstrichen. Schließlich sollte eine elektronische Rechnungsstellungslösung für langfristige Prozesse auf internationaler Ebene geeignet sein.

Von September bis November 2009 haben Unifiedpost Group und Evonik die technische Schnittstelle implementiert und den Telefonanbieter von Evonik als Pilotlieferant angeschlossen. Im Anschluss daran übernahm Unifiedpost Group die Anbindung der wichtigsten Lieferanten.

"Wir haben für jedes Unternehmen je nach Größe und technischen Anforderungen die richtige Lösung gewählt. So konnten wir Lieferanten mit unterschiedlichsten Anforderungen und Voraussetzungen reibungslos integrieren", erklärt Unifiedpost Group.

Ende 2009 wurde sowohl der elektronische Empfang von Lieferantenrechnungen als auch die elektronische Rechnungsstellung im Gutschriftsverfahren erfolgreich in Betrieb genommen.

Bislang haben die 200 größten Lieferanten von Evonik den neuen Prozess integriert. Für die Lieferanten, die auf E-Invoicing umgestellt haben, entfallen die zeitaufwändigen Zusatzaktivitäten wie Scanvorbereitung, Scannen und OCR-Verarbeitung.

Evonik kann zudem sicherstellen, dass die Rechnungen im richtigen Format und zum richtigen Zeitpunkt übermittelt werden und direkt in die weitere Verarbeitung einfließen. Es gibt keine Medienbrüche, keinen Zeitverlust und keine Gefahr des Datenverlustes. Auch OCR-Lesefehler werden vermieden und die Vorprüfung der Rechnungen nach §14 UStG erfolgt direkt über Unifiedpost Group.

Nach der erfolgreichen Einführung des elektronischen Rechnungseingangs hat Evonik nun auch seine Ausgangsrechnungen in Deutschland umgestellt. Dabei standen die unterschiedlichen technischen Anforderungen möglichst vieler Kunden im Vordergrund. Unifiedpost Group bot maßgeschneiderte Lösungen für einen reibungslosen E-Invoicing-Prozess.

Ausweitung der Lösung auf globaler Ebene

In Zukunft will Evonik das Volumen der elektronisch übermittelten Rechnungen weiter ausbauen, alles mit der Lösung von Unifiedpost Group. Belgien hat sich bereits erfolgreich in den Prozess integriert, die Integration der USA mit ihren spezifischen Marktbedingungen wird derzeit geprüft.

Im Jahr 2010 ergänzten Unifiedpost Group und Evonik gemeinsam mit dem Anbieter eine Lösung speziell für Ausgangsrechnungen in Mexiko. Dabei wurden auch die spezifischen Anforderungen an das lokale Steuerrecht abgebildet.

"In Mexiko haben wir die Lösung gemeinsam mit lokalen Partnern und dem lokalen Evonik-Geschäftsbereich implementiert, um optimal auf die lokalen Gegebenheiten und gesetzlichen Anforderungen reagieren zu können", erläutert Unifiedpost Group den Prozess.

Evonik wird sich schnell auf neue globale Anforderungen einstellen mit Hilfe von Unifiedpost Group.

Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.